* Когда расходы по найму жилья при командировке в Республике Беларусь не возмещаются
Из письма в редакцию:
«Работник из г. Гродно был направлен в командировку в 2 населенных пункта районного подчинения (деревни) Минской области на 2 дня – с 21 по 22 июля 2020 г. При перемещении из одного населенного пункта в другой он останавливался на ночевку в г. Минске. Корпоративная карточка работнику не выдавалась.
Прошу разъяснить:
1) как правильно возместить расходы на проживание при наличии подтверждающих документов и при их отсутствии?
2) за счет каких источников возмещают данные расходы?
Ольга Назаровна, бухгалтер»
Направление работников в служебную командировку оформляют приказом (распоряжением) нанимателя, в котором указывают в т.ч. место командировки (ст. 93 ТК [1], п. 2 Положения № 176 [2]).
Расходы по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов при командировании в пределах Республики Беларусь возмещают из расчета количества ночей, приходящихся на период нахождения в месте командировки, с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него включительно в размерах, установленных в приложении 1 к Положению № 176 |*|.
Если расходы по найму жилого помещения превышают размеры, установленные в приложении 1 к Положению № 176 , наниматель возмещает данные расходы на основании подтверждающих документов, но не выше стоимости 1-местного номера 1-й категории в гостинице населенного пункта, куда командирован работник, либо близлежащего населенного пункта в случае отсутствия гостиницы в месте командировки, если иное не предусмотрено Положением № 176 (части первая и третья п. 15 Положения № 176 ).
При налогообложении прибыли командировочные расходы учитывают следующим образом. Если такие расходы произведены:
– в пределах норм, установленных законодательством, – их отражают в составе нормируемых затрат и учитывают при налогообложении (п. 1 ст. 169, подп. 1.1 п. 1 ст. 171 НК [3]);
– сверх норм, установленных законодательством (например, по решению нанимателя), – их не учитывают при налогообложении (абз. 1–3 подп. 1.3 п. 1 ст. 173 НК ).
Рассмотрим варианты, когда работник не представил либо представил подтверждающие документы по произведенным расходам.
Вариант 1. Работник при командировании в деревню проживал в г. Минске и не представил документы, подтверждающие произведенные расходы.
В данном случае работнику необходимо возместить расходы по найму жилого помещения в соответствии с количеством ночей, приходящихся на период нахождения в месте командировки, с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него включительно в размерах, установленных в приложении 1 к Положению № 176 (п. 15 Положения № 176 ).
Поскольку согласно приказу работник командирован |*|*| в деревню, расходы по найму жилого помещения за 1 ночь возмещают из расчета 20 руб. – как для «остальных населенных пунктов» (приложение 1 к Положению № 176 ).
** Командировка в выходные дни – как оплатить отработанное время
Расходы в этом размере учитывают при налогообложении прибыли в составе нормируемых затрат (п. 1 ст. 169, подп. 1.1 п. 1 ст. 171 НК ).
Вариант 2. Работник при командировании в деревню проживал в г. Минске и представил документы, подтверждающие произведенные расходы.
Работник командирован в деревню, а фактически проживал в г. Минске. Он заселился в 1-местный номер 1-й категории 21 июля в 21:00, выехал из гостиницы 22 июля в 6:00. По возвращении из командировки работник представил документы, подтверждающие расходы по проживанию в г. Минске в размере 47 руб. за 0,5 суток.
Как видим, место командирования согласно приказу отличается от места проживания. Вместе с тем Положение № 176 разрешает командированному работнику в случае отсутствия гостиницы в месте командировки проживать в близлежащем населенном пункте (часть третья п. 15 Положения № 176 ).
Отмечу, что возмещать расходы по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов необходимо только в том случае, если фактические расходы по найму жилого помещения превышают размеры, которые определены в приложении 1 к Положению № 176 .
Если стоимость жилья согласно подтверждающим документам ниже размеров, установленных в приложении 1 к Положению № 176 , то расходы по найму жилого помещения возмещают по нормам, установленным в приложении 1 к Положению № 176 .
В нашем случае работник пробыл в гостинице менее 12 ч, поэтому счет на проживание ему выставлен за 0,5 «гостиничных» суток.
Справочно: плата за проживание взимается в соответствии с единым расчетным часом с 12:00 текущих суток. При размещении до расчетного часа (с 0:00 до 12:00) плату взимают за половину суток. При проживании не более суток плату взимают за сутки (п. 17 Правил № 471 [4] ).
В случае выезда потребителя после расчетного часа плату за проживание взимают в следующем порядке:
– в течение 12 ч – за половину суток;
– от 12 до 24 ч – за полные сутки.
Как видим, расходы по найму жилого помещения, подтвержденные документально, превысили расходы по найму, возмещаемые без подтверждающих документов (47 руб. > 20 руб.).
Таким образом, поскольку работник проживал в гостинице близлежащего населенного пункта по отношению к месту командирования в гостиничном номере не выше 1-й категории в период срока командировки |*|, ему необходимо возместить фактически произведенные расходы по найму в полном объеме в размере 47 руб.
* Возмещение расходов на жилье, если работник в командировке не воспользовался корпоративной карточкой: www.gb.by/url/448226
При налогообложении прибыли расходы по найму жилого помещения в сумме 47 руб. в полном объеме учитывают в составе нормируемых затрат (п. 1 ст. 169, подп. 1.1 п. 1 ст. 171 НК ).
Искренне Ваша, Ольга Павловна
