Банковская платежная карточка – это платежный инструмент, обеспечивающий доступ к банковскому счету, счетам по учету банковских вкладов (депозитов), кредитов физического или юридического лица для получения наличных денежных средств и осуществления расчетов в безналичной форме, а также обеспечивающих проведение иных операций в соответствии с законодательством РБ (ст. 273 Банковского кодекса РБ; далее – БК). Платежные карточки могут быть личными и корпоративными. В свою очередь, корпоративные карточки, как и личные, бывают дебетовыми и кредитными. Дебетовая карточка предполагает ее использование в пределах остатка денежных средств на счете клиента или лимита овердрафта. Кредитная карточка используется при заключении кредитного договора, и операции по ней проводятся в пределах суммы кредита, предоставляемого банком.
Кто получает корпоративную карточку в банке
На основании поданного в банк заявления на открытие расчетного (текущего) счета с использованием платежной карточки и других документов организации открывается счет для учета операций по корпоративным карточкам. Напомним, что корпоративная карточка выдается:
– к текущему (расчетному) счету организации;
– к счету по учету вкладов (депозитов) организации;
– к счету по учету кредитов.
Корпоративные дебетовые и кредитные карточки банк-эмитент выдает руководителю юридического лица (ИП*) или уполномоченным работникам данного юридического лица (ИП).
________________________
* Индивидуальный предприниматель.
Право на получение и использование (на получение и передачу держателям карточек) корпоративных дебетовых и кредитных карточек предоставляется работнику юридического лица (ИП) на основании доверенности юридического лица (ИП) (пп. 18 и 20 Инструкции о порядке совершения операций с банковскими платежными карточками, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 18.01.2013 № 34; далее – Инструкция № 34).
Справочно: держатель карточки – физическое лицо, использующее карточку на основании заключенного договора об использовании карточки (кредитного договора) или в силу полномочий, предоставленных клиентом (п. 2 Инструкции № 34).
Важно! Ответственность за получение, распределение, учет и использование корпоративных дебетовых и кредитных карточек возлагается на руководителя юридического лица, индивидуального предпринимателя (пп. 19 и 20 Инструкции № 34).
На какие цели может использоваться корпоративная карточка
Порядок совершения операций при использовании карточек определен гл. 3 Инструкции № 34. Держатели корпоративных дебетовых карточек могут использовать карточки для зачисления денежных средств на счет клиента, а также для получения со счета наличных денежных средств, проведения безналичных расчетов на территории Республики Беларусь и за ее пределами в порядке, определенном законодательством и договором об использовании карточки. Это правило применяется к счетам клиентов в белорусских рублях и иностранной валюте (пп. 23 и 25 Инструкции № 34).
Цели, на которые могут быть использованы корпоративные банковские платежные карточки, представлены в таблице.
Договором об использовании карточки (по согласованию с клиентом банка), кредитным договором могут быть предусмотрены ограничения (п. 13 Инструкции № 34):
– перечня операций при использовании карточки;
– сумм и (или) количества операций при использовании карточки;
– стран и регионов использования карточки.
Как видим, цели, на которые можно использовать корпоративные дебетовые и кредитные карточки, ограничены. Держатели карточек должны быть проинформированы об этом.
Обеспечиваем сохранность и контроль за движением карточек
В целях обеспечения контроля за движением корпоративных карточек, их сохранностью целесообразно в учетной политике организации предусмотреть форму журнала регистрации выдачи и возврата корпоративных карточек.
Пример 1. Порядок заполнения журнала по учету карточек
Организация получила корпоративную дебетовую карточку для доступа к текущему счету в белорусских рублях для оплаты расходов, связанных со служебными командировками работников на территории Республики Беларусь. Корпоративная карточка выдана работнику.
При использовании карточки держатель данной карточки (работник организации) вправе совершить с ее применением действия, в результате которых осуществляются:
– безналичные расчеты;
– выдача наличных денежных средств держателю карточки;
– внесение наличных денежных средств держателем карточки.
Указанные операции отражаются по текущему счету, что подтверждается выпиской по счету. Держателю карточки предоставляются также информационные и иные услуги в зависимости от технологий, используемых участниками платежной системы (п. 2 Инструкции № 34). Таким образом, документом, подтверждающим проведение по счету клиента операций при использовании карточки, является выписка банка по счету клиента, порядок представления которой определяется в договоре об использовании карточки.
На списанные по карточке суммы в бухгалтерском учете будет составлена корреспонденция:
Д-т 71 "Расчеты с подотчетными лицами" – К-т 51 "Расчетные счета".
Осуществление операций с использованием банковских платежных карточек в валюте
Операции при использовании банковских платежных карточек могут осуществляться в валюте, отличной от валюты счета или счета по учету кредитов, если договором об использовании карточки или кредитным договором предусмотрена возможность совершения валютно-обменных операций по соответствующим счетам (п. 29 Инструкции № 34). При этом валютно-обменные операции при использовании карточки отражают по счету клиента по обменному курсу банка-эмитента, установленному для проведения операций при использовании карточек, и (или) обменному курсу, установленному платежной системой (п. 30 Инструкции № 34).
При использовании карточки в банкомате, платежно-справочном терминале самообслуживания, платежном терминале, принадлежащих банку-эмитенту, либо посредством иных технических устройств или услуг в порядке, установленном банком-эмитентом, валютно-обменные операции по счету клиента отражаются по обменному курсу банка-эмитента, установленному для проведения операций при использовании карточек, действовавшему на дату и время проведения операции держателем карточки (п. 31 Инструкции № 34).
Подтверждением проведения операций, совершаемых с использованием карточки, и основанием для оформления платежных инструкций для осуществления безналичных расчетов служат карт-чеки и иные документы.
Работники, получившие денежные средства в подотчет с использованием корпоративных карточек, обязаны представить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах
Держатели корпоративных карточек при осуществлении расчетов с их помощью должны соблюдать нормы следующих документов:
– п. 32 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 29.03.2011 № 107.
Если работником, в т.ч. и руководителем, получены наличные деньги с использованием корпоративной карточки под отчет на предстоящие расходы, то работник обязан не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, представить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.
Лица, получившие денежные средства с использованием корпоративных карточек под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 15 рабочих дней с даты проведения оплаты в безналичной форме, исключая день оплаты, либо при проведении оплаты частично в безналичной форме, частично в наличной форме, исключая день оплаты, представить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах.
Пример 2. Правильные сроки представления отчета
Руководитель организации направлен в командировку с 4 по 15 августа 2014 г. в Брест. Денежные средства в подотчет на командировочные расходы получены с использованием корпоративной карточки. С карточки произведена оплата в безналичной форме (за гостиницу) и сняты наличные денежные средства. Дата оплаты (снятия) – 6 августа 2014 г.
Отчет об израсходованных суммах должен быть представлен в бухгалтерию не позднее 27 августа 2014 г. (15 рабочих дней начиная с 7 августа);
– п. 29 Инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 29.03.2013 № 185 (далее – Инструкция № 185).
Работник, получивший иностранную валюту под отчет на расходы, связанные со служебной командировкой за границу, посредством ее зачисления на счет, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка, либо частично наличными и частично посредством зачисления на счет, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка, обязан не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия, представить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах иностранной валюты с приложением к нему карт-чеков (их копий, заверенных руководителями юридического лица, подразделения (лицами, ими уполномоченными)) или выписки по счету клиента – физического лица и иных документов независимо от того, в наличной либо безналичной форме работник осуществлял расчеты, связанные со служебной командировкой.
Держатель карточки должен соблюдать целевое расходование средств с карточки
Используя в расчетах корпоративную карточку, необходимо соблюдать целевое расходование средств, определяемое руководителем юридического лица или лицом, им уполномоченным.
Запрещается передавать другим лицам наличные деньги, полученные под отчет, в т.ч. с использованием корпоративной карточки.
Использование корпоративных карточек другими лицами не допускается.
Все эти нормы прописаны в п. 33 Инструкции № 185.
Как определить дату отражения выдачи аванса на командировку
Передача работнику корпоративной карточки еще не означает, что в бухгалтерском учете необходимо отразить выдачу аванса. В данном случае работник получает платежный инструмент, обеспечивающий доступ к банковскому счету организации, а не сами деньги. Поскольку до момента списания банком денежные средства числятся на счете организации, то выдача аванса будет отражаться на день списания этих средств. Основанием для отражения в учете выданного аванса будет выписка банка по счету, к которому открыта выданная работнику карточка.
Пример 3. Дата отражения аванса
Работник направлен в загранкомандировку, и ему выдана корпоративная карточка, на которую 4 августа 2014 г. зачислена иностранная валюта страны командирования (5 000 рос. руб.). Находясь в командировке, работник с помощью карточки осуществлял расчеты:
– 5 августа 2014 г. – оплачен счет гостиницы 1 500 рос. руб. (снятие денег со счета произведено 6 августа 2014 г.);
– 6 августа 2014 г. – снятие наличных денег 2 000 рос. руб.
Курс российского рубля, установленный Нацбанком, составил (условно):
– на 4 августа 2014 г. – 292 бел. руб. за 1 рос. руб.;
– на 6 августа 2014 г. – 293 бел. руб. за 1 рос. руб.
В бухгалтерском учете будут иметь место следующие записи:
Д-т 52-2 – К-т 52-1 – 1 460 000 бел. руб. (5 000 рос. руб. × 292)
– перечислены денежные средства на счет, к которому открыта корпоративная карточка;
Д-т 71 – К-т 52-2 – 1 025 500 бел. руб. (3 500 рос. руб. × 293)
– отражено снятие денежных средств по корпоративной карточке;
Д-т 52-2 – К-т 91 – 3 500 бел. руб. (3 500 рос. руб. × (293 – 292))
– на сумму переоценки средств валютного счета.
Таким образом, выдача аванса на командировку отражается в учете на каждую дату списания денежных средств со счета, к которому открыта корпоративная карточка, выданная работнику. Окончательный расчет с работником производится в валюте, в которой получен аванс.
