Порядок использования корпоративных банковских карточек закрепляется в ЛПА
Держатели корпоративных дебетовых карточек, выданных к счетам клиентов в белорусских рублях или иностранной валюте, могут использовать их для получения, внесения наличных денежных средств, проведения безналичных расчетов на территории Республики Беларусь и за ее пределами в порядке, определенном законодательством и договором об использовании карточки (п. 25 Инструкции № 34 [1]).
Таким образом, конкретные цели использования корпоративной карточки в законодательстве прямо не указаны, и соответственно определяются они организацией самостоятельно с учетом:
1) условий договора об использовании корпоративной дебетовой банковской платежной карточки или кредитного договора с использованием корпоративной банковской кредитной карточки;
2) порядка, установленного законодательством (например, ограничений, установленных валютным законодательством, порядка осуществления безналичных и наличных расчетов на территории Республики Беларусь и т.д.);
3) режима счета, к которому оформлена корпоративная банковская платежная карточка |*|.
Корпоративную банковскую платежную карточку можно использовать в т.ч. для оплаты расходов, связанных с хозяйственной деятельностью организации, включая оплату работ, услуг и имущественных прав у нерезидентов.
Возможные цели использования корпоративной банковской платежной карточки держателями таких карточек целесообразно указать:
а) в приказе, распоряжении либо ином организационно-распорядительном документе, в соответствии с которым производится выдача такой карточки;
б) регистре, предназначенном для учета и регистрации выдачи корпоративных карточек (если он ведется в организации, например, в журнале учета корпоративных платежных карточек и т.п.);
в) иных документах, подтверждающих факт ознакомления работников с целями, на которые может быть использована корпоративная банковская платежная карточка.
Также в организации может быть разработан и утвержден локальный правовой акт (ЛПА), регламентирующий порядок использования корпоративных банковских карточек, с которым будут ознакомлены держатели корпоративных банковских карточек.
Карт-чеки подтверждают факт совершения операций при использовании карточки
При использовании банковских платежных карточек формируются карт-чеки (п. 33 Инструкции № 34). Такие карт-чеки формируются на бумажном и (или) электронном носителе в соответствии с правилами банка-эквайера и (или) платежной системы.
При этом карт-чеки, сформированные на бумажном носителе, выдаются держателю карточки по требованию. При отсутствии технической возможности формирования карт-чеков на бумажном носителе держателю карточки по его требованию должна быть представлена информация о проведенной операции.
Карт-чек – документ на бумажном носителе и (или) в электронном виде, служащий подтверждением совершения операции при использовании карточки и являющийся основанием для оформления платежных инструкций для осуществления безналичных расчетов, составленный в соответствии с требованиями Инструкции № 34, банка-эмитента, банка-эквайера и (или) правил платежной системы (п. 2 Инструкции № 34).
Карт-чеки, подтверждающие факт совершения операций при использовании карточки с применением ее реквизитов, включают (п. 34 Инструкции № 34 ):
– дату и время совершения операции;
– наименование операции;
– сумму операции;
– код или наименование валюты операции;
– код, подтверждающий авторизацию операции;
– реквизиты карточки и (или) счета клиента;
– иную информацию.
Работники, израсходовавшие белорусские рубли в безналичной форме с использованием корпоративной дебетовой карточки, обязаны представить отчет об использованных суммах
Отметим, что Инструкцией № 117 [2] порядок и сроки составления отчета об израсходованных суммах с приложением подтверждающих документов при осуществлении текущих операций прямо предусмотрены только при использовании корпоративной банковской платежной карточки, открытой к расчетному (банковскому) счету в белорусских рублях.
Так, работники, израсходовавшие белорусские рубли в безналичной форме с использованием корпоративной дебетовой карточки, обязаны не позднее 15 рабочих дней со дня приобретения товаров (работ, услуг), а также по иным обязательствам, исключая день приобретения, представить в бухгалтерскую службу юридического лица, подразделения, индивидуальному предпринимателю отчет об израсходованных суммах с приложением подтверждающих документов (п. 89 Инструкции № 117) |*|.
Порядок и сроки представления отчета об израсходованных суммах при проведении текущих операций (приобретения товаров, работ, услуг, имущественных прав) с использованием корпоративной банковской карточки, открытой к расчетному (банковскому) счету в иностранной валюте, Инструкцией № 117 либо иными нормативными правовыми актами прямо не определены, т.е. не установлены как необходимость, так и отсутствие необходимости составления отчетов об израсходованных суммах, а также сроки составления такого отчета.
Вместе с тем следует обратить внимание, что каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом (пп. 1 и 2 ст. 10 Закона № 57-З [3]).
Первичные учетные документы, если иное не установлено Президентом Республики Беларусь, должны содержать следующие сведения:
– наименование документа, дату его составления;
– наименование организации, фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя, являющегося участником хозяйственной операции;
– содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях;
– должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.
Первичные учетные документы могут содержать иные сведения, не являющиеся обязательными.
Держатель карточки является уполномоченным лицом, ответственным за совершение хозяйственной операции
В соответствии с Инструкцией № 34 использование персонализированной банковской платежной карточки (карточки, на заготовку которой нанесены данные о держателе такой карточки) осуществляется только ее держателем. Пунктом 73 Инструкции № 117 прямо установлено, что использование корпоративных дебетовых карточек работниками, не являющимися держателями этих карточек, не допускается.
Держатель карточки – физическое лицо, использующее карточку на основании заключенного договора об использовании карточки (кредитного договора) или в силу полномочий, предоставленных клиентом (п. 2 Инструкции № 34) |*|.
* Командировочные расходы – изменения в учете курсовых разниц
Исходя из требований п. 2 ст. 10 Закона № 57-З лицом, ответственным за совершение хозяйственной операции при использовании корпоративной банковской платежной карточки, является ее держатель. Соответственно именно держатель карточки должен являться уполномоченным лицом, ответственным за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления. Это, в свою очередь, влечет необходимость составления именно держателем банковской корпоративной карточки отчета о проведенных операциях по приобретению работ, услуг, имущественных прав, в т.ч. у иностранных организаций при использовании банковской платежной карточки для совершения покупок в сети Интернет (отчета или иного аналогичного документа, разработанного и утвержденного организацией в приложении к учетной политике).
Заключение эксперта
На основании вышеизложенного юридическому лицу требуется:
1) обеспечить наличие документов, подтверждающих ознакомление (доведение) держателей корпоративных банковских карточек с разрешенными организацией целями их использования;
2) составление отчетов об израсходованных суммах при использовании корпоративной банковской платежной карточки, открытой к расчетному (банковскому) счету в иностранной валюте.
В качестве такого документа выступает отчет либо авансовый отчет, форма которого согласно п. 4 ст. 9 Закона № 57-З должна быть самостоятельно разработана организацией и закреплена в учетной политике.
