Выбор варианта возмещения расходов по найму жилого помещения – норма обязательная
С 6 октября 2020 г. организации командировочные расходы считают по-новому.
Действия организации по выбору варианта представим на схеме 1.
Схема 1
Важно! 1. Вариант возмещения расходов по найму жилого помещения может быть один для отечественных и зарубежных командировок. Например, в организации при любых командировках применяется вариант 2.
2. Могут применяться разные варианты в зависимости от того, какие командировки имеют место: на территории Республики Беларусь или зарубежные. Например, для командировок на территории Республики Беларусь принят вариант 1, а для зарубежных – вариант 2 или наоборот.
3. Как часто менять выбранный вариант – решает руководитель организации |*|.
* Изменение в порядке возмещения командировочных расходов с 6 октября
Случаи, когда допускается возмещение расходов по найму жилого помещения только на основании подтверждающих документов
Такие случаи определены в Положении № 176. Представим их в таблице.
Пример 1
Однодневная зарубежная командировка при варианте 1
В соответствии с приказом нанимателя работник направляется в однодневную командировку из Орши в Смоленск 10 ноября 2020 г. В организации для возмещения расходов по найму жилого помещения принят вариант 1 (с представлением подтверждающих документов). Работник представил документ на проживание в гостинице в Смоленске 10 ноября. Оплата составила 40 долл. США.
Работнику возмещаются расходы в сумме 40 долл. США, так как эта сумма не превысила установленный в приложении 2 к Положению № 176 расход возмещения (80 долл. США в сутки).
Если работник не представил счет гостиницы на проживание, то в данном случае расходы по найму жилого помещения ему не возмещаются (даже в установленном в организации размере, например 5 %).
Пример 2
Однодневная зарубежная командировка при варианте 2
В соответствии с приказом нанимателя работник направляется в однодневную командировку из Орши в Смоленск 10 ноября 2020 г. В организации для возмещения расходов по найму жилого помещения принят вариант 2 (без представления подтверждающих документов). Работник представил документ на проживание в гостинице в Смоленске 10 ноября. Оплата составила 40 долл. США.
Работнику возмещаются расходы в сумме 40 долл. США, так как эта сумма не превысила установленный в приложении 2 к Положению № 176 расход возмещения (80 долл. США в сутки).
Если работник не представил счет гостиницы на проживание, то расходы по найму жилого помещения ему не возмещаются, так как при однодневной командировке расходы по найму жилого помещения возмещаются только на основании подтверждающих документов.
Возмещение расходов при отсутствии подтверждающих документов
При отсутствии подтверждающих документов, представление которых для возмещения расходов по найму жилого помещения определено в ЛПА (вариант 1), указанные расходы за время командирования (при командировании работников в пределах Республики Беларусь), за исключением времени нахождения в пути, возмещаются в размере, установленном нанимателем (в размере, не превышающем 20 %, но не менее 5 % размеров возмещения этих расходов, установленных в приложении 1 к Положению № 176) (часть третья п. 15 Положения № 176). Аналогичная норма, касающаяся зарубежных командировок, установлена в части третьей п. 16 Положения № 176.
Важно! 1. Конкретный размер возмещения расходов по найму жилого помещения устанавливается нанимателем в ЛПА.
2. Организация имеет право закрепить разный размер возмещения расходов при отечественной и зарубежной командировке, например, по командировке на территории Республики Беларусь в размере 5 %, а при зарубежных – 10 %. Можно установить один общий размер возмещения расходов при отсутствии подтверждающих документов.
3. Указанные расходы не дифференцируются в размере в зависимости от групп командированных лиц |*|.
Рассмотрим порядок расчета расходов по найму жилого помещения в зависимости от выбранного организацией варианта возмещения таких расходов (см. схему 2).
Схема 2
Как правильно рассчитать время командировки…
Направление работника в командировку оформляется приказом (распоряжением, постановлением) нанимателя (п. 2 Положения № 176). Такой приказ является основанием для расчета и выплаты командированному работнику денежных средств. Наниматель обязан выдать ему аванс и (или) обеспечить наличие денежных средств на счете, к которому выдана банковская платежная карточка, в белорусских рублях и (или) иностранной валюте (пп. 4 и 5 Положения № 176).
Днем выбытия в служебную командировку считается день отправления (выезда) поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия – день приезда указанного транспорта к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 ч включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0 ч и позднее – последующие сутки (ст. 93 ТК [2]).
Таким образом, время командировки определяется с учетом дат, прописанных в приказе нанимателя, а также норм ст. 93 ТК.
…а также время нахождения в пути
Под временем нахождения в пути понимается:
– при выбытии из места постоянной работы в командировку – время нахождения в пути, исключая день прибытия к месту командировки;
– при выбытии из места командировки к месту постоянной работы – время нахождения в пути, за исключением дня выбытия (п. 20 Положения № 176 ).
Определение времени командировки для расчета расходов по найму жилого помещения, если документы не представлены
В соответствии с приказом нанимателя работник направляется в командировку в Новгород с 9 по 12 ноября 2020 г. Он прибыл в Новгород – 10 ноября, убыл – 11 ноября 2020 г. Документы по найму жилого помещения работник не представил.
Для определения количества суток, за которые возмещаются работнику расходы по найму жилого помещения, если подтверждающие документы не представлены, воспользуемся схемой 3.
Схема 3
Таким образом, в примере 3 работнику будут возмещены расходы по найму жилого помещения за двое суток (за 10 и 11 ноября) в размере, установленном в организации (например, 5 % от установленных расходов возмещения согласно приложению 2 к Положению № 176 (80 долл. США)). Всего сумма составит 8 долл. США (80 долл. США × 5 / 100 × 2 суток.) |*|.
Определение количества ночей для расчета расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов
В соответствии с приказом нанимателя работник направляется в командировку в Новгород с 9 по 12 ноября 2020 г. Он прибыл в Новгород – 10 ноября, убыл – 11 ноября 2020 г. В организации принят вариант возмещения расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов.
Для определения количества ночей, за которые возмещаются работнику расходы по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов, воспользуемся схемой 4.
Схема 4
В данном случае на период нахождения в месте командировки приходится одна ночь (с 10 на 11 ноября). Работнику возмещаются расходы в размере, установленном в приложении 2 к Положению № 176, т.е. 80 долл. США.
