Организация приняла решение с 6 октября 2020 г. возмещать расходы по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов, а в случае их отсутствия выплачивать 10 % от установленных размеров возмещения. Работник направлен в зарубежную командировку с 8 по 11 октября 2020 г. (10 и 11 октября – выходные дни). По возвращении из командировки представлен счет за проживание в гостинице с 8 по 10 октября 2020 г. Работник выбыл из места командирования 11 октября 2020 г.
Как оплатить расходы по найму жилого помещения за 11 октября 2020 г.?
За 11 октября 2020 г. расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 10 %.
При отсутствии подтверждающих документов, представление которых для возмещения расходов по найму жилого помещения определено в локальном правовом акте, указанные расходы за время командирования, за исключением времени нахождения в пути, возмещаются в размере, не превышающем 20 %, но не менее 5 % размеров возмещения этих расходов, установленных в приложении 2 к Положению № 176. Конкретный размер возмещения расходов по найму жилого помещения устанавливается нанимателем в локальном правовом акте (п. 16 Положения № 176).
С учетом того что расходы по найму жилого помещения с 8 по 10 октября 2020 г. работник подтвердил документом, а за 11 октября 2020 г. документы не представлены, то работнику возмещается 10 % от размеров, установленных для возмещения расходов по найму жилого помещения для страны командирования |*|.
Как часто можно изменять выбранный вариант возмещения расходов по найму жилого помещения?
При командировании работников как в пределах Республики Беларусь, так и за границу организация самостоятельно принимает решение о возмещении расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов либо без их представления. Порядок возмещения расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов определяется в локальном правовом акте (пп. 15, 16 Положения № 176).
Что касается периодичности изменения принятого решения, то законодательством данный вопрос не регулируется. Все зависит от решения руководителя и финансовых возможностей организации |*|.
Если работники едут в командировку за границу и сдают перед выездом тест на COVID-19, возмещаются ли данные расходы?
Возмещаются на основании подтверждающих документов.
Расходы по проведению обязательных лабораторных исследований (тестов), связанных с диагностикой инфекционных заболеваний, возмещаются при обязательном представлении подтверждающих документов (п. 24 Положения № 176).
Работник направлен в однодневную служебную командировку по Республике Беларусь.
В каком размере возмещаются суточные?
Суточные возмещаются в размере 9 руб.
При направлении работника в служебную командировку в пределах Республики Беларусь и за границу на один день возмещение суточных составляет 100 % от размеров, установленных в приложениях 1 и 2 к Положению № 176 (п. 21 Положения № 176).
Следовательно, возмещение суточных за все время командирования составит 100 % от размеров, установленных в приложении 1 к Положению № 176, вне зависимости от того, является служебная командировка однодневной или многодневной.
Справочно: выплата суточных не производится только при соблюдении в совокупности условий, указанных в части второй п. 20 Положения № 176 (обеспечение 3-разовым питанием, включая завтраки, и транспортом в пределах места командировки).
Можно ли уменьшить размер суточных при направлении в командировку за границу?
Нет, нельзя.
Наниматель вправе устанавливать дополнительные трудовые и иные гарантии для работников по сравнению с законодательством о труде.
Локальные правовые акты, содержащие условия, ухудшающие положение работников по сравнению с законодательством о труде, являются недействительными (ст. 7 Трудового кодекса Республики Беларусь).
При следовании к месту зарубежной командировки у работника произошла вынужденная задержка в пути.
Какие расходы могут быть возмещены работнику в таком случае?
В данном случае работник вправе рассчитывать на возмещение суточных и расходов по найму жилого помещения. При этом следует учитывать, что в случае временной остановки в пути следования в командировку работнику возмещаются суточные в размерах, установленных в приложении 2 к Положению № 176 для страны, в которую работник направлен в командировку (п. 20 Положения № 176).
Расходы по найму жилого помещения при временной остановке в пути возмещаются на основании подтверждающих документов в размерах, не превышающих установленные в приложении 2 к Положению № 176 для страны, в которой произошла временная остановка в пути (часть 13 п. 16 Положения № 176). При этом оплата расходов по найму жилого помещения может быть произведена наличными денежными средствами, личной платежной карточкой, корпоративной дебетовой карточкой.
В соответствии с приказом нанимателя работник направляется в командировку в г. Могилев с 19 октября 2020 г. Работнику выдана корпоративная дебетовая карточка в белорусских рублях на обеспечение командировочных расходов (для оплаты расходов по найму жилого помещения).
По возвращении из командировки работник представил отчет, в котором расходы по найму жилого помещения отражены в установленных в приложении 1 к Положению № 176 размерах (по 50 руб. за ночь). Работник представил письменное объяснение о причинах отсутствия движения средств по счету, но не представил подтверждающих документов по найму жилого помещения.
Вправе ли наниматель принять к возмещению расходы по найму жилого помещения в установленных в приложении 1 к Положению № 176 размерах, если:
а) расходы по найму жилого помещения в организации возмещаются на основании подтверждающих документов;
б) расходы по найму жилого помещения возмещаются без представления документов?
Оплата расходов по найму жилого помещения посредством выданной корпоративной дебетовой карточки признается оплатой направляющей стороной жилого помещения (часть вторая п. 17 Положения № 176) |*|.
Таким образом, расходы по найму жилого помещения независимо от того, воспользовался ли командированный работник перечисленными на корпоративную дебетовую карточку денежными средствами либо по тем или иным причинам оплата жилого помещения была произведена иным способом, следует возмещать по фактическим расходам в пределах норм, установленных Положением № 176.
В отсутствие подтверждающих документов либо расходования средств с корпоративной дебетовой карточки расходы по найму жилого помещения командированному работнику не возмещаются.
Следовательно, при варианте «а», когда расходы по найму жилого помещения в организации возмещаются на основании подтверждающих документов, но работником такие документы не представлены, расходы в сумме 50 руб. работнику не возмещаются.
При варианте «б», когда расходы по найму жилого помещения в организации возмещаются без представления документов и работником подтверждающие документы к отчету по командировке не приложены, они тоже не возмещаются.
Работник направлен в командировку из г. Минска в г. Москву с 12.10.2020 по 14.10.2020. Из представленных документов видно, что работник прибыл в г. Москву и выбыл из нее 13.10.2020, при этом провел в данном городе более 12 ч.
Расходы по найму жилого помещения в организации возмещаются по варианту с предоставлением документов:
а) документы не представлены;
б) документы представлены.
Следует ли возмещать расходы по найму жилого помещения?
Возмещение расходов по найму жилого помещения за границей (при варианте «а») без представления подтверждающих документов осуществляется из расчета количества ночей, приходящихся на период нахождения в месте командировки, с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него включительно в размерах, установленных в приложении 2 к Положению № 176 (часть шестая п. 16 Положения № 176). Следовательно, в рассматриваемом случае отсутствуют основания для выдачи аванса (исходя из расчета ночей в месте командирования) для возмещения расходов по найму жилого помещения. С учетом того что работник провел в месте командирования более 12 ч, то в случае непредставления подтверждающих документов ему возмещаются расходы в размере, не превышающем 20 %, но не менее 5 % размеров возмещения этих расходов, установленных в приложении 2 к Положению № 176. Конкретный размер возмещения расходов по найму жилого помещения устанавливается нанимателем в локальном правовом акте (п. 16 Положения № 176).
Справочно: в случаях, когда работник находился в месте командировки за границей более 12 ч, но в периоде нахождения в месте командировки отсутствуют ночи и фактические расходы по найму жилого помещения превысили сумму, рассчитанную в соответствии с частью восьмой п. 16 Положения № 176, возмещение расходов производится на основании подтверждающих документов в размерах, не превышающих размеры, установленные для страны пребывания в приложении 2 к Положению № 176.
При командировании за границу (вариант «б») расходы по найму жилого помещения возмещаются с учетом стоимости завтраков, включенной в счет за наем жилого помещения, в пределах размеров возмещения этих расходов, установленных в приложении 2 к Положению № 176 (п. 5 Положения № 176).
