Случаи, когда порядок учета командировочных расходов целесообразно предусмотреть в ЛПА
Отметим три таких случая.
1. Организации, независимо от формы собственности, при командировании работников самостоятельно принимают решение о возмещении расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов либо без их подтверждения. Порядок возмещения расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов определяется в ЛПА. Это правило не распространяется на бюджетные организации и государственные органы (пп. 15, 16 Положения № 176 [1]).
2. Если организацией избран вариант возмещения расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов в размерах, установленных приложением 2 к Положению № 176 , то возмещение таких расходов, по сути, аналогично порядку возмещения суточных. Однако этот порядок целесообразно предусмотреть в ЛПА, поскольку Инструкцией № 117 [2] он не определен.
Напомним, что при выдаче аванса наличными или при его перечислении на личную карточку работника в иностранной валюте или белорусских рублях суточные отражаются в представленном работником отчете в валюте аванса по установленным курсам на дату выдачи аванса (или на дату совершения операции) и не пересчитываются на дату составления отчета (пп. 81–83 Инструкции № 117 ).
3. Если расходы по найму жилого помещения, по проезду и иные расходы возмещаются на основании подтверждающих документов, то на дату составления отчета их следует пересчитать с использованием обменного курса или официального курса белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленного Нацбанком на дату составления отчета. То есть у организации есть право выбора курса, по которому она будет осуществлять этот пересчет:
– обменный курс на дату совершения каждой операции;
– официальный курс белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте на дату составления отчета.
Применяемый порядок целесообразно закрепить в ЛПА |*|.
* Вы и не подозревали, что авансовый отчет сейчас вне закона
Какие моменты влияют на определение суммы окончательного расчета с работником по зарубежной командировке?
Первый из отмеченных случаев не вызывает вопросов. Остановимся более подробно на втором и третьем.
Закрепленные в ЛПА варианты определения сумм возмещения командировочных расходов применяются при осуществлении окончательных расчетов с работниками.
Так, при направлении работника в командировку ему выдается аванс на командировочные расходы, который учитывается на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Основанием для списания подотчетных сумм и отражения в бухгалтерском учете командировочных расходов является отчет о расходовании аванса (далее – отчет).
При командировании работника за пределы Республики Беларусь задолженность по отчету рассчитывается как разница между суммой выданного аванса и суммой командировочных расходов, пересчитанных в валюту аванса.
Обратим внимание на следующие детали:
– отчет об израсходованных в служебной командировке за границу суммах белорусских рублей и (или) иностранной валюты составляется в валюте совершенных операций;
– окончательный расчет между нанимателем и командированным работником проводится в иностранной валюте либо белорусских рублях по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленному Нацбанком на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты;
– пересчет выраженной в иностранной валюте суммы хозяйственной операции в белорусские рубли для отражения в бухгалтерском учете осуществляется в порядке, установленном законодательством (п. 79 Инструкции № 117 ).
Таким образом, командировочные расходы, отраженные в составленном отчете в валюте совершенных операций, пересчитываются в валюту выданного аванса (пп. 80–83 Инструкции № 117 ) |*|*|.
В какой валюте и как выдан аванс
Порядок пересчета командировочных расходов зависит:
– от способа выдачи аванса (наличные, перечисление на личную карточку работника, выдача корпоративной карточки);
– вида возмещаемых командировочных расходов (суточные, расходы по найму помещения, расходы по проезду, иные расходы);
– валюты аванса (белорусские рубли или иностранная валюта).
Если аванс на командировку выдан наличными или он перечислен на личную карточку работника в иностранной валюте или белорусских руб-лях, суточные будут отражаться в отчете в валюте аванса по установленным курсам на дату выдачи аванса (или на дату совершения операции) и на дату составления отчета не пересчитываются (пп. 81–83 Инструкции № 117 ).
В приложении 2 к Положению № 176 определены размеры возмещения расходов по найму жилого помещения за границей. Если организация выбрала отражение таких расходов без представления подтверждающих документов, то, логично, как считают специалисты Нацбанка Республики Беларусь, что при составлении отчета об израсходованных суммах расходы по найму жилого помещения, как и суточные, должны учитываться по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленному Нацбанком на дату выдачи аванса, и не пересчитываться на дату составления отчета.
При этом расходы по найму жилого помещения, произведенные в служебной командировке и требующие представления подтверждающих документов в соответствии с п. 16 Положения № 176 , в отчете должны отражаться с использованием официального курса белорусского рубля к иностранной валюте, установленного Нацбанком на дату составления отчета. В этом случае также может использоваться обменный курс банка либо обменный курс банка-эмитента, установленный для проведения операций при использовании карточек, и (или) обменный курс, установленный платежной системой.
Данный вопрос в Инструкции № 117 не отражен. Специалисты Нацбанка считают, что он должен быть предусмотрен ЛПА юридического лица.
Такая же ситуация складывается при выдаче командированному работнику корпоративной карточки: все командировочные расходы в авансовом отчете отражаются с использованием обменного курса на дату совершения каждой операции или официального курса белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте на дату составления отчета (п. 80 Инструкции № 117 ).
Пример
Бухгалтерский учет командировочных расходов
В соответствии с приказом нанимателя работник в октябре 2020 г. направлялся в командировку в Китайскую Народную Республику с целью заключения договоров поставки. Перед отъездом он получил аванс в размере 2 500 долл. США. При проверке бухгалтером отчета расходы, произведенные в китайских юанях, пересчитаны в доллары США по обменному курсу. Общая сумма расходов составила 2 625 долл. США. Долг перед работником погашен в ноябре 2020 г. (в пределах 30 календарных дней).
Курс Нацбанка за 1 доллар США (условно):
– на дату выдачи аванса – 2,5717 руб.;
– дату составления отчета – 2,5399 руб.;
– последнее число текущего месяца – 2,6352 руб.;
– дату погашения долга – 2,5564 руб.
В бухгалтерском учете организации имели место следующие операции (см. таблицу):
–––––––––––––––––––
* Суммы командировочных расходов, указанные в отчете в иностранной валюте и пересчитанные в иностранную валюту аванса с применением курсов согласно Инструкции № 117 , учитываются в бухгалтерском учете по правилам, установленным НСБУ № 69 для отражения операций в иностранной валюте:
– в пределах выданного аванса – по официальному курсу белорусского рубля по отношению к соответствующей иностранной валюте, устанавливаемому Нацбанком, на дату выдачи (перечисления) аванса;
– сверх суммы выданного аванса – по официальному курсу белорусского рубля по отношению к соответствующей иностранной валюте, устанавливаемому Нацбанком, на дату составления авансового отчета (часть первая п. 3 НСБУ № 69 ).
** Превышение расходов над суммой выданного аванса является задолженностью организации перед работником. Эта сумма подлежит переоценке на дату ее погашения, а также на отчетную дату (последний календарный день месяца), если до конца месяца расчет с работником не произведен (п. 3 ст. 12 Закона № 57-З; п. 3 НСБУ № 69 ).
В заключение напомним:
– работник обязан вернуть остаток неизрасходованной суммы аванса в сроки, установленные для представления отчета, – не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия (п. 90 Инструкции № 117 );
– в случае расходования работником собственных средств, подлежащих возмещению нанимателем, окончательный расчет с ним должен быть произведен не позднее 30 календарных дней с даты представления отчета (часть третья п. 7 Положения № 176 ) |*|.
* Командировочные расходы: изменения в учете курсовых разниц
