Транспортные расходы – это не только оплата проезда по билету
Часто поездка в командировку не всегда ограничивается одними транспортными расходами в виде оплаты стоимости билета на проезд. Возможны пересадки, иногда возникает необходимость добраться до вокзала или аэропорта поздно ночью на такси. Все эти и другие моменты, связанные с осуществлением транспортных расходов, лучше всего согласовать с нанимателем перед командировкой. Обычно они закрепляются в Положении о командировках или оговариваются в приказе о направлении работника в командировку. Нормами таких документов и следует руководствоваться бухгалтеру, определяясь с порядком возмещения командировочных расходов. Отметим, что наниматель может принять решение о возмещении иных транспортных расходов за счет собственных средств (прибыли) на основании подтверждающих документов |*|.
* Командированный работник потерял проездные документы. Возмещать ли расходы по проезду
Обобщим в таблице наиболее частые случаи командировочных (транспортных) расходов и порядок их возмещения работнику.
|
Вид расходов |
Порядок возмещения |
|
1 |
2 |
|
1. Проезд к месту командировки и обратно по билету |
Расходы на проезд от места проживания к месту командировки и обратно возмещаются на основании подтверждающих документов (п. 9 Положения № 176 [1]; п. 84 Инструкции № 472 [2]). Документы: [1] Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 (далее – Положение № 176); [2]Инструкция о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденная постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 20.12.2023 № 472 (далее – Инструкция № 472) |
|
2. Проезд в маршрутном такси |
Проезд возмещается на основании билета при условии выполнения перевозки пассажиров в маршрутном такси регулярного сообщения (п. 10 Положения № 176 [1]; п. 2 письма № 5-2-10/2104 [3]). Документ: [3] письмо Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 10.04.2024 № 5-2-10/2104 «О применении норм постановления Совета Министров Республики Беларусь от 22 марта 2024 г. № 218» (далее – письмо № 5-2-10/2104) |
|
Важно! Для целей возмещения расходов на проезд на основании документов (билетов), в которых отсутствуют некоторые обязательные сведения, учитывайте, выполнялась ли автомобильная перевозка пассажиров в регулярном сообщении. Расходы на проезд возмещаются по фактической стоимости, указанной в проездном документе, даже если такой документ не содержит установленные Правилами № 972 сведения (части четвертая и седьмая п. 27 Правил № 972 [4]). Документ: [4] Правила автомобильных перевозок пассажиров, утвержденные постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.06.2008 № 972 (далее – Правила № 972) |
|
|
3. Расходы на проезд из расчета 0,1 базовой величины |
Расходы возмещаются работнику в случае отсутствия проездных документов (в каждую сторону). В ситуациях с ежедневным возвращением из места командировки к месту жительства расходы возмещают за каждый день командировки (п. 13 Положения № 176 [1]) |
|
4. Транспортные расходы в месте командировки |
Не возмещаются, оплачиваются за счет суточных (п. 14 Положения № 176 [1]). При командировке за границу могут быть возмещены в пределах места командировки расходы на такси, аренду автомобиля на основании подтверждающих документов по решению нанимателя (часть вторая п. 14 Положения № 176 [1]) |
|
Примечание. Это решение должно приниматься исходя из производственной необходимости и экономической целесообразности возмещения указанных расходов (см. письмо № 5-1-30/193/2-2-2-10/01283/1-2-12/2271 [5]). Документ: [5] письмо Министерства финансов Республики Беларусь, Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь и Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 07.06.2019 № 5-1-30/193/2-2-2-10/01283/1-2-12/2271 «Об отдельных видах командировочных расходов» (далее – письмо 5-1-30/193/2-2-2-10/01283/1-2-12/2271) |
|
|
5. Проезд от места проживания в командировке к месту командировки |
Расходы возмещаются на основании подтверждающих документов (часть третья п. 14 Положения № 176 [1]) |
|
Примечание. Расходы возмещаются, если в приказе нанимателя будет предусмотрено проживание командированного работника в другом населенном пункте (населенных пунктах) относительно населенного пункта (населенных пунктов), куда он командирован |
|
|
6. Проезд до аэропорта и вокзала (в т.ч. трансфер, такси), а также с вокзала, аэропорта |
Возмещение не предусмотрено (при отечественной командировке). При зарубежной командировке расходы возмещаются работнику при представлении им подтверждающих документов (подп. 9.1.2 п. 9 Положения № 176 [1]) |
|
Примечание. Аэроэкспресс – это транспортная компания и электропоезд, который ходит из вокзалов Москвы в аэропорты Внуково, Домодедово и Шереметьево. Такие расходы можно учесть как командировочные расходы при документальном подтверждении |
|
|
7. Бронирование билетов, комиссионный сбор |
Такие расходы возмещаются работнику (подп. 9.3 п. 9 Положения № 176 [1]) |
|
8. Расходы на багаж |
Возмещаются расходы по провозу багажа в случае выполнения служебного поручения по его провозу свыше норм бесплатного провоза. Возмещаются по проездному документу того вида транспорта, которым работник следует в командировку (подп. 9.2 п. 9 Положения № 176 [1]) |
|
9. Выбор места в самолете |
Стоимость такой услуги не может быть учтена в составе расходов на командировку |
|
Примечание. Услуга по предварительному выбору места на борту самолета предоставляется за отдельную плату. Расходы на ее приобретение не поименованы в составе указанных в Положении № 176 [1] расходов по проезду к месту командировки и обратно, а также не указаны в числе иных видов расходов, перечисленных в пп. 24, 25 Положения № 176 [1]. Следовательно, нет оснований относить такие расходы к командировочным |
|
|
10. Постельное белье |
Платное постельное белье в поезде входит в список возмещаемых расходов по командировке (п. 12 Положения № 176 [1]) |
|
11. Питание в поезде |
Не возмещается. Питание в поезде не считают расходами, так как на него командировочный получает суточные |
|
12. Поездка на личном транспорте |
Поездку в командировку на личном автомобиле работник вначале должен согласовать с нанимателем. После одобрения оформляется приказ о командировке и выдается путевой лист. По возвращении расходы на топливо подтверждают чеками с оплатой бензина |
|
13. Каршеринг в командировке |
Каршеринг можно использовать в командировке за границей, и наниматель может возместить расходы работнику (часть вторая п. 14 Положения № 176 [1]). Главное – подтвердить их. В бухгалтерию надо представить электронный чек оплаты поездки, договор с каршерингом. Путевой лист не нужен |
|
14. Иные расходы |
Перечень иных расходов определен в п. 25 Положения № 176 [1] и касается командировки за границу. В его состав включены, например, оплата стоянки, проезда по платным дорогам (туннелям, мостам), уплата таможенных сборов и пошлин, страхование автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, оплата вынужденного мелкого ремонта, мойки транспортного средства. Возмещаются расходы по подтверждающим документам |
Расходы по проезду не возмещают
Расходы по проезду не подлежат возмещению, если:
– билеты приобретены за счет средств принимающей стороны;
– работнику предоставлены средства передвижения;
– работник имеет право на бесплатный проезд (п. 12 Положения № 176) |*|.
* Можно ли возместить расходы на проезд командированному работнику, если испорчен билет
Командировочные расходы и налогообложение прибыли
Расходы по командировке учитываются при налогообложении прибыли в следующем порядке:
– в составе нормируемых затрат – если командировка экономически обоснована, ее цель связана с процессом производства и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав и командировочные расходы возмещаются в порядке, установленном Положением № 176 (п. 1 ст. 169, подп. 1.1 п. 1 ст. 171 НК [6]) |*|;
* Обзор Минтруда и соцзащиты последних изменений Положения № 176 о командировках
– в составе внереализационных расходов – если командировка проводится в рамках деятельности организации, но непосредственно не связана с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав и командировочные расходы возмещаются в порядке, установленном Положением № 176 (п. 1 ст. 175 НК).
