Какой документ предписано составлять при возвращении из командировки?
В ранее действовавших нормативных правовых актах по вопросам расчетов с работниками по служебным командировкам было установлено, что по возвращении из командировки работник обязан представить в бухгалтерскую службу организации авансовый отчет об израсходованных суммах (п. 8 утратившей силу Инструкции № 35 [3]).
Здесь же пояснялось, что в авансовом отчете надо указывать произведенные расходы по найму жилого помещения, проезду, сумму суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке и другие подлежащие возмещению расходы. К авансовому отчету следовало приложить соответствующие документы |*|.
* Авансовый отчет по зарубежной командировке – соблюдаем правила его заполнения
Справедливо отметить, что, невзирая на широкий круг организаций, применяющих авансовый отчет как первичный учетный документ, его форма как типового документа законодательно не была утверждена (применялась типовая форма № 286, утвержденная еще чуть ли не со времен СССР). Вместе с тем рядом ведомств была рекомендована для оформления хозяйственных операций своим подведомственным организациям форма авансового отчета. Например, форма такого документа утверждена приказом Минприроды [4].
В настоящее время работники, получившие под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, денежные средства, при возвращении из командировки представляют в бухгалтерскую службу организации отчет об израсходованных суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы (пп. 90, 92 Инструкции № 117).
Форма отчета об израсходованных суммах также нормативно не определена. С учетом того что наниматель по желанию командированного работника обязан ознакомить его не только с расчетом выданного аванса, но и с порядком составления отчета о расходовании аванса, форма последнего должна быть разработана и утверждена в организации (п. 7 Положения № 176).
Как разработать отчет об израсходованных суммах аванса?
Отчет об израсходованных суммах является первичным учетным документом. Его форма разрабатывается и утверждается организацией самостоятельно с учетом требований, предъявляемых к первичным учетным документам (ст. 10 Закона № 57-З [5]).
При разработке за основу можно взять авансовый отчет типовой формы № 286. Следует учитывать, что реквизит «наименование документа» относится к числу обязательных в соответствии с Законом № 57-З. Поэтому организации надо определить, какой документ составляет работник по возвращении из командировки: отчет об израсходованных суммах или авансовый отчет |*|.
Важно! Учетная политика организации включает в т.ч. разработанные организацией для применения формы первичных учетных документов (п. 4 ст. 9 Закона № 57-З). Поэтому форму разработанного документа, применяемого для получения отчета об израсходованных подотчетным лицом суммах, следует включить в рабочий альбом форм, являющийся приложением к учетной политике организации.
Справочно: под первичным учетным документом понимается документ, на основании которого хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета, составленный в момент ее совершения, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее совершения. Первичным учетным документом оформляется каждая хозяйственная операция (абз. 13 ст. 1, пп. 1 и 5 ст. 10 Закона № 57-З).
Как правило, после возвращения из командировки работник, получивший аванс, в обязательном порядке представляет в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах одним из следующих способов:
– лично на бумажном носителе;
– по почте (датой представления отчета считается дата сдачи на почту регистрируемого почтового отправления);
– посредством автоматизированной подсистемы документационного обеспечения с досылкой на бумажном носителе;
– посредством электронной почты (п. 92 Инструкции № 117).
В таком отчете работник указывает полученную сумму аванса, произведенные расходы по найму жилого помещения, проезду, сумму суточных за фактические дни нахождения в командировке и другие подлежащие возмещению расходы. К отчету могут быть приложены следующие документы:
1) командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из мест командировки (если необходимость его выдачи определена нанимателем). Отметки о прибытии и выбытии заверяются подписью уполномоченного лица и ее расшифровкой, с указанием наименования организации, в которую был командирован работник (часть вторая ст. 93 ТК [6]);
2) подлинные документы, подтверждающие:
– фактические расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно (при их наличии) (абз. 6 п. 91 Инструкции № 117);
– фактические расходы по найму жилого помещения (если их представление требуется) (абз. 7 и 8 п. 91 Инструкции № 117 , п. 15 Положения № 176);
– иные расходы, произведенные с разрешения нанимателя (абз. 12 п. 91 Инструкции № 117);
3) отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя).
Соблюдаем срок представления отчета по суммам
Срок представления отчета по суммам, израсходованным в командировке, не зависит от способа выдачи денежных средств под отчет. Работник, получивший денежные средства на расходы, связанные со служебными командировками, должен представить авансовый отчет в следующие сроки:
– если командировка состоялась – не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия;
– если наниматель принял решение об отмене служебной командировки за границу, а работник частично израсходовал аванс, то отчет нужно представить не позднее 3 рабочих дней, исключая дату принятия нанимателем такого решения (пп. 87, 90 Инструкции № 117) |*|.
* Авансовый отчет по командировке и вычет сумм «входного» НДС
При полном возврате работником полученного аванса на служебную командировку отчет об израсходованных суммах не составляется.
