Период, за который представляется отчет
В отчете о средствах по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний |*| за 2018 г. (далее – отчет) указываются первый и последний месяцы этого года (январь – декабрь 2018 г.), в т.ч. в случае, когда страхователь был создан не в январе 2018 г. (п. 3 Положения № 538 [1]).
Заполнение сведений о страхователе
Сокращенное наименование юридического лица
Сокращенное наименование юридического лица надо указывать обязательно, в т.ч. если страхователем, который представляет отчет, является обособленное подразделение юридического лица (в этом случае указывается сокращенное наименование головной организации, которая зарегистрирована в Белгосстрахе в качестве страхователя).
Указывается не полное (как ранее), а именно сокращенное наименование юридического лица, причем в строгом соответствии с учредительными документами. Не допускается «вольное изложение» сокращенного наименования.
Представительства иностранных организаций в Республике Беларусь данную строку не заполняют, поскольку фактически являются обособленными подразделениями иностранных юридических лиц, которые в качестве страхователя не зарегистрированы.
Сокращенное наименование обособленного подразделения юридического лица
Строка обязательна для заполнения обособленными подразделениями юридических лиц, которые зарегистрированы в Белгосстрахе в качестве страхователя, в т.ч. представительствами иностранных организаций в Республике Беларусь (указывается в соответствии с положением об этом подразделении или иными правоустанавливающими документами). Если для обособленного подразделения не предусмотрено сокращенное наименование, то указывается его полное наименование.
Место нахождения
Указание места нахождения является обязательным.
Место нахождения страхователя – юридического лица, его обособленного подразделения указывается в соответствии с их учредительными документами (устав, учредительный договор, положение об обособленном подразделении).
Дополнительно в этой строке (после адреса местонахождения) страхователь указывает фактический почтовый адрес (если он не совпадает с его местом нахождения, указанным в учредительных документах).
Электронный адрес (e-mail)
Строка не является обязательной для заполнения, но рекомендуется к заполнению, поскольку данный адрес используется страховщиком для рассылки информации об установленных скидках и надбавках к страховому тарифу и иной важной информации. Целесообразно указывать официальный электронный адрес.
Учетный номер плательщика (УНП)
Строка не является обязательной для заполнения.
Регистрационный номер в БРУСП «Белгосстрах»
Указание регистрационного номера в Белгосстрахе является обязательным.
Регистрационный номер указывается в соответствии с выданным страхователю документом, подтверждающим регистрацию в Белгосстрахе (свидетельством о регистрации или извещением о постановке на учет). Он формируется как цифровой код, состоящий из 9 цифр.
Обособленным подразделениям юридических лиц, за исключением представительств иностранных организаций в Республике Беларусь, присваивается регистрационный номер, дополненный кодом юридического лица. Дополнительный код юридического лица, соответствующий его регистрационному номеру, присоединяется к регистрационному номеру обособленного подразделения юридического лица через косую линию и используется для идентификации этого подразделения. Поэтому обособленное подразделение юридического лица, кроме представительства иностранной организации, обязано указать полный регистрационный номер, т.е. вначале регистрационный номер самого подразделения, затем через косую линию – регистрационный номер юридического лица (головной организации).
Когда отчет считается непредставленным
Отчет считается непредставленным, если:
– он составлен не по установленной форме;
– в нем отсутствует указание на период, за который представляется отчет;
– в нем не указаны сокращенное наименование страхователя, место нахождения, регистрационный номер в Белгосстрахе;
– не проставлена подпись руководителя страхователя (страхователя) или представителя страхователя, уполномоченного на составление отчета.
Заполнение раздела I формы отчета
Данные разд. I отчета отражаются в целых числах. В случае отсутствия данных соответствующее поле отчета не заполняется.
По стр. 01 указывается средняя численность застрахованных лиц с начала года.
Правильность определения средней численности застрахованных лиц важна для решения вопроса о способе представления отчета:
– на бумажном носителе либо в электронном виде;
– только в виде электронного документа.
Заполнение данных о численности застрахованных лиц
Категории застрахованных лиц |*| перечислены в п. 272 Положения № 530 [2].
Необходимо учесть важные детали:
1) работник, выполняющий в свободное от основной работы время оплачиваемую работу у того же нанимателя, либо принятый на работу в одной организации на две, полторы или менее одной ставки, либо работающий одновременно по гражданско-правовому договору, включается в среднюю численность застрахованных лиц как один человек (целая единица);
2) из списка застрахованных лиц исключаются лица, находящиеся в отпусках;
– по беременности и родам;
– в связи с усыновлением (удочерением) ребенка в возрасте до 3 месяцев;
– по уходу за ребенком до достижения им 3 лет;
3) иностранные граждане, работающие у страхователя, являются застрахованными лицами, если они постоянно или временно проживают в Республике Беларусь (имеют вид на жительство или разрешение на временное проживание).
Определение средней численности застрахованных лиц
Для определения средней численности застрахованных лиц за год необходимо просуммировать среднюю численность застрахованных лиц за 12 месяцев этого года и разделить полученную сумму на 12. Если результат менее 1, то по стр. 01 проставляется 1.
Среднюю численность застрахованных лиц за месяц исчисляют путем суммирования численности застрахованных лиц за каждый календарный день месяца, включая государственные праздники, праздничные дни, установленные и объявленные Президентом Республики Беларусь нерабочими, и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца.
Средняя численность застрахованных лиц за неполный месяц (в частности, у вновь созданных страхователей) определяется путем суммирования численности застрахованных лиц за каждый календарный день месяца, включая государственные праздники, праздничные дни, установленные и объявленные Президентом Республики Беларусь нерабочими, и выходные дни за период работы, и деления на общее число календарных дней месяца.
Средняя численность застрахованных лиц за месяц, в котором страхователь не работал, равна нулю.
При определении средней численности застрахованных лиц за месяц и отчетный год полученные в результате деления числа округляются до целого числа по правилам математики. Если полученное в результате деления число больше 0, но меньше 1, то в качестве средней численности застрахованных лиц используется 1.
С кем произошли несчастные случаи на производстве…
По стр. 02 отражается численность застрахованных лиц, с которыми произошли несчастные случаи на производстве, в т.ч. со смертельным исходом, оформленные в отчетном году в установленном законодательством порядке актом о несчастном случае на производстве.
Акт о несчастном случае на производстве считается оформленным с даты его утверждения руководителем страхователя.
…а кто получил профессиональное заболевание
По стр. 03 отражается численность застрахованных лиц, которые получили профессиональные заболевания, оформленные в отчетном году в установленном законодательством порядке актом о профессиональном заболевании.
Акт о профессиональном заболевании считается оформленным с даты его утверждения главным государственным санитарным врачом города (района).
Заполнение раздела II формы отчета
Показатели в разд. II отчета за год указываются за каждый квартал, входящий в отчетный год. Исключение – показатели в стр. 17–21, 26–29, 38–42, которые указываются в целом за год. Данные разд. II отчета отражаются в рублях с 2 знаками после запятой для указания копеек. В случае отсутствия данных соответствующее поле отчета не заполняется.
Обратите внимание на порядок заполнения отдельных строк раздела.
1. По стр. 04 отражается облагаемая база, т.е. общая сумма выплат всех видов, начисленных страхователем за отчетный период в пользу застрахованных лиц по всем основаниям независимо от источников финансирования, на которые согласно законодательству начисляются страховые взносы.
Выплаты в неденежной форме в виде товаров (продукции, услуг) включаются в облагаемую базу исходя из средней цены реализации соответствующего вида продукции, услуг в отчетном периоде либо в ценах приобретения товаров у иных лиц.
Если товары (продукция, услуги) реализовывались застрахованным лицам по сниженным ценам, то в облагаемую базу включается разница между их стоимостью, определенной исходя из средних цен реализации продукции, услуг в отчетном периоде, цены приобретения товаров, и суммой, уплаченной застрахованными лицами.
2. По стр. 05 указывается сумма начисленных за отчетный период страховых взносов.
Важно! Сумма начисленных страховых взносов за квартал определяется умножением облагаемой базы за соответствующий квартал на страховой тариф с учетом установленной льготы и (или) скидки (надбавки), а не путем суммирования страховых взносов за каждый месяц квартала.
Сумма начисленных страховых взносов |*| в графе «С начала года» определяется путем суммирования показателей по указанной строке за все кварталы отчетного периода.
3. По стр. 16 отражается сумма дотации Белгосстраха на осуществление страховых выплат страхователем (пособий и доплат). Напомним, что порядок получения дотации регламентируется Положением № 344 [3].
4. В стр. 34 отражается сумма возвращенных Белгосстрахом средств в отчетном периоде (сумма строк с 35 по 37 – сумма возвращенных страховых взносов, штрафов и пеней в отчетном году). Порядок возврата страховых взносов, штрафов, пеней регламентируется п. 18 Положения № 1297 [4] и Положением № 344 .
Способы представления отчета
Отчет за год может быть представлен одним из следующих способов:
– только в виде электронного документа (с использованием средств электронной цифровой подписи), – если средняя численность застрахованных лиц в отчетном периоде составила 15 и более человек, за исключением отчета, представленного после истечения срока для представления отчетов;
– на бумажном носителе путем вручения представителю обособленного подразделения Белгосстраха по месту регистрации страхователя, или в электронном виде (с использованием выданной страховщиком учетной записи – логина и пароля), или в виде электронного документа, – если средняя численность застрахованных лиц в отчетном периоде была менее 15 человек, за исключением отчета, представленного после истечения срока для представления отчетов;
– только на бумажном носителе путем вручения представителю обособленного подразделения Белгосстраха по месту регистрации страхователя – после истечения срока для представления отчетов.
Важно! Представление отчета путем почтового отправления не допускается.
Подписание отчета
Если отчет представляется в виде электронного документа, то после его отправки в Белгосстрах считается, что он подписан электронной цифровой подписью лица, на которого она оформлена. Если отчет представляется в электронном виде, то считается, что он подписан руководителем страхователя, который подписал заявление на выдачу учетной записи (либо лица, исполняющего обязанности по его должности). По этой причине поля «должность», «подпись» и «инициалы, фамилия» при представлении отчета в виде электронного документа или в электронном виде не заполняются.
Если отчет представляется на бумажном носителе, то он должен быть подписан собственноручно тем лицом, которое указано в качестве руководителя страхователя (страхователя) или представителя страхователя. Должны быть также указаны его должность и инициалы, фамилия в качестве расшифровки подписи.
В случае, когда отчет составляется не самим страхователем, а другим лицом (например, лицом, оказывающим страхователю бухгалтерские услуги) и представляется в виде электронного документа или в электронном виде, то он все равно должен быть подписан электронной цифровой подписью или учетной записью страхователя, а не этого лица. Если отчет составляется на бумажном носителе, то в нем указываются должность, инициалы, фамилия лица, которое фактически подписало отчет (с указанием наименования юридического лица, в котором работает это лицо), например: «Консультант ООО «Бухгалтерские услуги» _____ И.И.Иванова».
В отчете также указывают фамилию, собственное имя, отчество контактного лица, номер его телефона. Эта информация нужна страховщику на случай, если возникнут вопросы по достоверности отчета, чтобы их можно было оперативно решить.
