Вопрос об использовании доверенностей на получение или выдачу товарно-материальных ценностей (ТМЦ) заслуживает серьезного внимания. Если ТМЦ будут переданы ненадлежащему лицу, то факт получения товара, возможно, придется устанавливать в судебном порядке. Кроме того, продавец рискует не получить деньги, причитающиеся за товар. То же самое касается передачи товара покупателю ненадлежащим лицом со стороны продавца. В статье мы рассмотрим правила оформления доверенностей на выдачу и получение ТМЦ, а также их учет и хранение.
Справочно: доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами, удостоверенное в предусмотренном ст. 186 Гражданского кодекса РБ (далее – ГК) порядке. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей не требует нотариальной формы удостоверения и может быть удостоверена организацией, в которой доверитель работает (п. 4 ст. 186 ГК).
Например, у организации возникает необходимость в получении ТМЦ по месту нахождения поставщика. В таком случае на имя сотрудника или иного лица (как правило, сотрудника организации), который будет их получать, выписывается доверенность.
Справочно: доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, скрепленной печатью этой организации. Руководитель юридического лица в пределах своей компетенции действует от его имени без доверенности (п. 5 ст. 186 ГК).
Доверенность от имени юридического лица, основанного на собственности Республики Беларусь или собственности административно-территориальной единицы, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером этой организации (п. 5 ст. 186 ГК).
Как показывает практика, при оформлении доверенности у нанимателя (должностных лиц нанимателя) возникают трудности юридического характера, требующие разъяснения.
Приведем наиболее часто встречающиеся вопросы:
1. Какими нормативными правовыми актами необходимо руководствоваться при оформлении доверенности? Можно ли пользоваться Инструкцией Минфина СССР от 14.01.1967 № 17 "О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности"? Можно ли ссылаться в качестве основания на ст. 9 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-XII "О бухгалтерском учете и отчетности" при предъявлении требований к содержанию доверенности на получение и выдачу ТМЦ?
2. На какой срок можно выдавать доверенность для получения ТМЦ: на 10 дней, месяц, год или иной срок?
3. Можно ли по одной и той же доверенности получатьТМЦ неоднократно?
4. Допустимо ли в доверенности делать исправления?
Нормативные правовые акты, используемые при оформлении доверенности
Что касается вопроса о применении норм, действовавших в СССР, то в данном случае следует сослаться на официальное разъяснение, опубликованное на сайте Минфина. Так, на основании ст. 1 Закона РБ от 28.05.1999 № 261-З "О применении на территории Республики Беларусь законодательства СССР" в случае отсутствия законодательства РБ, регулирующего соответствующие общественные отношения, на территории Республики Беларусь применяются акты законодательства СССР, регламентирующие данные отношения и не противоречащие законодательству РБ. В настоящее время вопросы, связанные с выдачей доверенности, порядком ее удостоверения, оформления и прекращения действия, урегулированы ГК. Следовательно, Инструкция Минфина СССР от 14.01.1967 № 17 "О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности" (далее – Инструкция № 17) на территории Республики Беларусь не применяется.
По вопросу применения ст. 9 Закона РБ "О бухгалтерском учете и отчетности" мнение юристов в области гражданского правамнение автора таково: гражданское законодательство не сведено к бухгалтерскому учету и отчетности, как гражданское право не сведено к системе показателей, содержащей информацию о результатах хозяйственной деятельности и финансовом положении организации или системе непрерывного и сплошного документального отражения информации о хозяйственной деятельности организации. Следовательно, ссылка на ст. 9 указанного Закона неправомерна.
Вывод. На сегодняшний день единственным нормативным правовым актом, которым следует руководствоваться при оформлении доверенностей, в т.ч. на получение ТМЦ, является ГК, а именно ст. 186–190.
Виды доверенностей
В зависимости от объема и характера выраженных в доверенности полномочий выделяют следующие виды доверенностей:
– разовая доверенность. Ее выдают на совершение какого-то одного действия, одной конкретной сделки (подписание конкретного договора, получение почтового перевода, составление акта, разовое получение пенсии и т.п.), и после их совершения она прекращает свое действие;
– специальная доверенность, которая предусматривает совершение нескольких однородных действий в течение определенного периода времени.
Представитель по ней имеет право совершать те или иные сделки или юридические действия без обозначения их количества (доверенности для представительства в судах, на получение товарно-материальных ценностей и др.).
Срок действия доверенности
Срок действия доверенности устанавливает выдавшее ее лицо по своему усмотрению и в соответствии с нормами ст. 187 ГК.
Справочно: срок действия доверенности не может превышать 3 лет. Если срок действия в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение 1 года со дня ее совершения. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна (п. 1 ст. 187 ГК).
Действие доверенности прекращается вследствие:
1) истечения срока действия доверенности;
2) отмены доверенности лицом, выдавшим ее;
3) отказа лица, которому выдана доверенность;
4) прекращения юридического лица, от имени которого выдана доверенность;
5) прекращения юридического лица, которому выдана доверенность;
6) смерти гражданина, выдавшего доверенность, объявления его умершим, признания его недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим;
7) смерти гражданина, которому выдана доверенность, объявления его умершим, признания его недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим.
Лицо, выдавшее доверенность, может во всякое время отменить доверенность или передоверие, а лицо, которому доверенность выдана, – отказаться от нее.
Соглашение об отказе от этих прав ничтожно.
Исходя из вышеизложенного можно сделать вывод, что доверенность на получение ТМЦ как одна из разновидностей доверенности может выдаваться на срок до 3 лет и организация-продавец не должна препятствовать в отпуске ТМЦ по такой доверенности.
Максимальный срок действия доверенности не должен превышать 3 лет с момента ее выдачи.
Пример
Если в доверенности указан срок действия 5 лет, то представляется, что действительна она будет только 1 год с момента ее выдачи.
Основные требования, предъявляемые к доверенности, порядок оформления
Необходимо заметить, что действующее законодательство не содержит такого специального понятия, как доверенность на получение ТМЦ. Гражданское законодательство предъявляет требования только к форме этого документа, поэтому организации следует самостоятельно определить, какие реквизиты должен содержать этот документ, а также круг лиц, которым может быть выдана доверенность, должностных лиц, имеющих право подписи на доверенности.
Следовательно, при разработке локального нормативно-правового акта (далее – ЛНПА) организации могут использовать положения, содержащиеся в Инструкции № 17, однако с учетом действующего законодательства РБ.
Приведем пример сведений, которые может содержать доверенность на получение ТМЦ:
– форма письменная;
– доверенность оформляется бухгалтерией в 1 экземпляре и под расписку выдается получателю товара;
– доверенность должна иметь образец подписи лица, на которое она выписана;
– подчистки и исправления в доверенности недопустимы;
– должны быть заполнены следующие реквизиты:
для правильного оформления накладной указывают УНП (учетный номер плательщика) и ОКЮЛП (идентификационный код по общегосударственному классификатору "Юридические лица и предприниматели");
срок действия доверенности;
полное наименование организации – получателя ТМЦ в соответствии с его учредительными документами, наименование банка и номер текущего счета, юридический адрес;
регистрационный номер доверенности;
дата выдачи;
должность, фамилия, имя, отчество представителя, удостоверяющий личность документ (паспорт) и его реквизиты, адрес регистрации по месту жительства;
полное наименование поставщика ТМЦ;
наименование, номер и документа на выдачу ТМЦ, если такого документа нет;
подпись лица, получившего доверенность;
наличие подписи руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами организации, а также подпись главного бухгалтера (в случаях, предусмотренных законодательством);
наличие печати организации.
Регистрируем доверенности
Порядок регистрации и выдачи новой доверенности также должен быть предусмотрен в ЛНПА организации. Кроме того, можно утвердить и формы разработанных бланков документов.
Например, доверенности регистрирует работник бухгалтерии в книжке доверенностей (форма М-2) или в журнале "Учет выданных доверенностей" (при использовании формы М-2а). После получения ТМЦ доверенность вместе с документами от поставщика на отгрузку ценностей сдают в бухгалтерию.
Лицам, не отчитавшимся по выданным доверенностям, новые доверенности не выдаются. Неиспользованные доверенности возвращают в бухгалтерию. Срок хранения доверенности – 3 года (при условии проведения проверки, ревизии).
Вывод автора. Проблема при выписке доверенности на получение и выдачу товарно-материальных ценностей состоит в том, что наниматели (работодатели) используют нормы законодательства СССР. Законодатель призывает использовать нормы ГК, но сложность состоит в том, что действующим ГК не установлены требования к содержанию данного вида доверенности, определена только форма – письменная. Поэтому наниматели (работодатели) и используют нормы Инструкции № 17. Хотелось бы заметить, что использовать типовые формы доверенности, а также порядок выдачи доверенности, установленные Инструкцией № 17, можно, однако следует учитывать и нормы действующего законодательства (например, по срокам действия доверенности, по кругу лиц, которым может быть выдана доверенность, и др.) и оформить как ЛНПА нанимателя (например, применение в организации унифицированных форм в виде табеля или альбома документов). При этом следует иметь в виду, что ссылка на Инструкцию № 17 в данном случае будет неправомерной. Ссылаться необходимо на утвержденный нанимателем ЛНПА.
Для сокращения количества форм документов организация может разработать унифицированные формы документов, которые включаются в табель унифицированных форм организации (п. 17 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4). Данное указание следует рассматривать скорее как рекомендацию, поскольку в законодательстве не содержится прямой обязанности разрабатывать табель или альбом документов, однако это позволит исключить из оборота документы, дублирующие одни и те же операции.
