Ситуация 1. Совмещение командировки по территории Республики Беларусь с командировкой за границу
Работник организации (г. Борисов) в связи с производственной необходимостью направляется в служебную командировку в г. Шклов и г. Гагарин (Российская Федерация) на легковом автомобиле с 7 по 9 октября 2013 г.
В приказе и задании на служебную командировку указано: 7–8 октября 2013 г. – г. Шклов, 9 октября 2013 г. – г. Гагарин (в этот день работник должен утром выехать из Республики Беларусь в Российскую Федерацию и вечером вернуться обратно к постоянному месту работы).
Как правильно возмещать суточные командированному работнику в данном случае?
В данном случае суточные за 7–8 октября 2013 г. следует возместить по норме, установленной в белорусских рублях, а за 9 октября 2013 г. – в валюте (100 % от нормы).
Напомним, что порядок и размеры возмещения командировочных расходов, включая суточные, при служебных командировках за границу определены нормами Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115).
Наниматель обязан возместить командированному работнику расходы за проживание вне места постоянного жительства (суточные) для покрытия дополнительных личных расходов в месте служебной командировки в размерах, устанавливаемых Минфином (п. 8 Инструкции № 115). При этом возмещение суточных за время пребывания командированного работника за границей производят в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое работник направлен в командировку (подп. 2.2 п. 2 Инструкции № 115).
За время следования по территории Республики Беларусь до дня отъезда из Республики Беларусь либо после дня прибытия в Республику Беларусь суточные за это время выплачивают в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством РБ по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь.
Для работников, направленных в командировку на легковом автомобиле, а также для водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов и пассажиров, и лиц, командированных вместе с ними, днем отъезда (выбытия) из Республики Беларусь и днем прибытия в Республику Беларусь считаются дни пересечения Государственной границы РБ (далее – госграница).
При выезде в служебную командировку за границу и возвращении обратно в тот же день работнику выплачивают суточные в иностранной валюте в размере 50 % от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку (п. 24 Инструкции № 115). Предусмотренный данным пунктом порядок возмещения суточных (в размере 50 % от установленной законодательством нормы) установлен только для однодневных командировок за границу и не применяется при многодневных командировках за границу.
Важно! Законодательством РБ не предусмотрено возмещение суточных дважды за один и тот же день (сутки), в т.ч. одновременно в белорусских рублях и иностранной валюте.
Справочно: установлены следующие размеры возмещения суточных при служебных командировках:
– в пределах Республики Беларусь – 60 000 руб. за каждый день командировки (кроме однодневных);
– в Российскую Федерацию – 30 долл. США (постановления Минфина РБ от 08.08.2013 № 53 "Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках" и от 30.01.2001 № 7 "Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу").
Таким образом, в случае если согласно приказу и заданию нанимателя работник был направлен в служебную командировку на 3 дня: в г. Шклов (7–8 октября 2013 г.) с посещением г. Гагарина (Российская Федерация) (9 октября 2013 г.), в который он утром выехал из Республики Беларусь и из которого вечером вернулся обратно к постоянному месту работы (г. Борисов) в течение одного и того же дня, возмещение суточных работнику должно производиться:
– за 7–8 октября 2013 г. – в белорусских рублях по норме, установленной Минфином для оплаты служебных командировок в пределах Республики Беларусь, – 120 000 руб. (60 000 руб. × 2 суток);
– за 9 октября 2013 г. – в иностранной валюте в размере 100 % от нормы, установленной Минфином для Российской Федерации, – 30 долл. США. Поскольку за этот день работнику выплачены суточные в иностранной валюте, то возмещение суточных в белорусских рублях не производится.
Ситуация 2. При одновременной командировке по территории Республики Беларусь и за границу надо отслеживать дату пересечения границы
В организации (г. Минск) согласно приказу и заданию нанимателя водитель, осуществляющий международные перевозки грузов, направлен в служебную командировку за границу в г. Москву (Российская Федерация) с 1 по 7 октября 2013 г.:
1 октября 2013 г. – выезжает из г. Минска в г. Любань для загрузки груза № 1;
2 октября 2013 г. в 02:15 – пересекает госграницу при направлении в г. Москву;
3–5 октября 2013 г. – выполняет задание по доставке груза № 1 в г. Москву и загружает груз № 2;
5 октября 2013 г. – пересекает госграницу при возвращении обратно в г. Минск;
6 октября 2013 г. – выполняет задание по доставке груза № 2 в г. Любань;
7 октября 2013 г. – приезжает к постоянному месту работы в г. Минск.
В каком размере и в какой валюте следовало производить возмещение суточных командированному водителю за 1–7 октября 2013 г. в приведенном случае?
За 2–5 октября 2013 г. – по норме в валюте, за 1, 6 и 7 октября – по норме в белорусских рублях.
В данном случае важно обратить внимание на п. 22 Инструкции № 115, согласно которому возмещение суточных за время пребывания командированного работника за границей производится в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку. За время следования по территории Республики Беларусь до дня отъезда из Республики Беларусь либо после дня прибытия в Республику Беларусь суточные за это время выплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством РБ по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь.
Для работников, направленных в командировку на легковом автомобиле, а также для водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов и пассажиров, и лиц, командированных вместе с ними, днем отъезда (выбытия) из Республики Беларусь и днем прибытия в Республику Беларусь считаются дни пересечения границы.
День пересечения границ государств, в т.ч. границы РБ, определяется по отметке в документе для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь. При командировании работников в государства, где при пересечении границы отметка в документы для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь не вносится, день пересечения границы определяется по документам на проезд (п. 23 Инструкции № 115).
Таким образом, в приведенном случае возмещение командированному водителю суточных следовало производить:
– за 2–5 октября 2013 г. – в иностранной валюте по нормам, установленным Минфином для г. Москвы (Российская Федерация) (30 долл. США);
– за 1, 6 и 7 октября 2013 г. – в белорусских рублях по нормам, установленным Минфином для оплаты служебных командировок в пределах Республики Беларусь (60 000 руб.).
Ситуация 3. Работник потерял проездной билет. Документов, подтверждающих расходы по жилью, нет
В организации (г. Минск) согласно приказу и заданию нанимателя работник был направлен в служебную командировку в г. Москву (Российская Федерация) на 4 дня с 15 по 18 октября 2013 г. железнодорожным транспортом.
После возвращения из служебной командировки работник представил нанимателю отчет о выполнении установленного задания по командировке. В командировочном удостоверении сделана отметка о пребывании работника в г. Москве с 16 по 17 октября 2013 г.
Документы, подтверждающие проезд к месту командирования и обратно, представлены работником частично:
– представлен проездной билет на поезд по маршруту "Москва – Минск" на 17 октября 2013 г., соответствующий дате прибытия в место постоянной работы (18 октября 2013 г.);
– в связи с утерей не представлен проездной билет на поезд по маршруту "Минск – Москва" на 15 октября 2013 г., на котором работник ехал к месту командировки.
Документ, подтверждающий проживание в гостинице в г. Москве, не представлен.
Как в данном случае правильно возместить работнику командировочные расходы: по проезду к месту командировки (билет утерян); по проживанию вне постоянного места жительства (суточные); по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов в оригинале?
Возмещение командированному работнику расходов по проезду железнодорожным транспортом до места командирования и обратно, по найму жилого помещения, по проживанию вне места жительства (суточных) следует производить на основании приказа и задания нанимателя (в которых указывается время нахождения работника за границей) при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале (проездные билеты, соответствующие датам отправления и прибытия; счета; квитанции и др.) в пределах норм, установленных законодательством (нормы гл. 1–2 Инструкции № 115).
При командировании работников за границу оплата расходов по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) при отсутствии подтверждающих документов осуществляется в размере 5 % от нормы расходов по найму жилого помещения (п. 16 Инструкции № 115).
Работникам коммерческих организаций и индивидуальным предпринимателям оплата расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов может осуществляться в размере, не превышающем 20 % от нормы расходов по найму жилого помещения. Конкретный размер оплаты расходов по найму жилого помещения устанавливает наниматель.
Днем отъезда (выбытия) из Республики Беларусь считается день отправления (выезда) пассажирского транспорта, которым работник направлен в командировку из Республики Беларусь, а днем прибытия в Республику Беларусь – день приезда указанного транспорта в Республику Беларусь согласно проездным документам. При отправлении транспорта до 24 ч включительно днем отъезда (выбытия) считаются текущие сутки, а с 0 ч и позднее – последующие сутки.
За время следования по территории Республики Беларусь до дня отъезда из Республики Беларусь либо после дня прибытия в Республику Беларусь суточные за это время выплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством РБ по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь.
В исключительных случаях при отсутствии у работника проездного билета на железнодорожный транспорт (в связи с его утерей) ему может быть возмещена стоимость проездного билета по решению нанимателя на основании информационного письма РУП "Главный расчетный информационный центр" Белорусской железной дороги, подтверждающего в установленном порядке факт приобретения проездного документа и то, что данный билет не возвращался (далее – информационное письмо центра БЖД).
Справочно: информация о приобретении проездного документа может быть представлена центром БЖД как работнику (по письменному заявлению, при предъявлении паспорта), так и организации, направившей работника в командировку (при заключении договора на оказание услуги). Услуга центра БЖД по предоставлению информации о приобретении проездного документа является платной.
Д-т 90-10 – К-т 76
– оплата стоимости полученной информации от центра БЖД;
Д-т 18 – К-т 76
– на сумму НДС*.
__________________________
* Здесь и далее корреспонденция счетов составлена редакцией.
Таким образом, в случае если в организации согласно приказу и заданию нанимателя работник, направленный в служебную командировку в г. Москву (Российская Федерация) на 4 дня с 15 по 18 октября 2013 г. железнодорожным транспортом:
– по возвращении из командировки не предъявил в бухгалтерию организации оригинал проездного билета на поезд, соответствующий дате отправления (15 октября 2013 г.), в связи с его утерей, при этом представил информационное письмо центра БЖД;
– фактически выполнил установленное ему задание, о чем представил нанимателю отчет (с 16 по 17 октября 2013 г. в командировочном удостоверении сделана отметка о пребывании в г. Москве);
– предъявил в бухгалтерию организации оригинал проездного билета, соответствующий дате прибытия (18 октября 2013 г.), –
то возмещение суточных следует производить с 15 по 18 октября 2013 г. – в иностранной валюте по нормам, установленным Минфином для г. Москвы (Российская Федерация).
При этом, если работник не представил в бухгалтерию организации документы, подтверждающие проживание в гостинице в г. Москве, в оригинале (счета, квитанции и др.), наниматель должен произвести ему выплату в размере не менее 5 % от нормы расходов по найму жилого помещения, установленной Минфином для г. Москвы (Российская Федерация) за 16 и 17 октября 2013 г. – 14 долл. США (140 долл. США × 5 / 100 × 2 суток).
Ситуация 4. Исключительные случаи при оплате расходов по проезду в командировке
В организации наниматель издал приказ о возмещении командированным работникам расходов по проезду железнодорожным, воздушным, водным транспортом по тарифу 1-го класса (предоставил право выбора между тарифами 1-го и 2-го класса) по всем служебным командировкам, в т.ч. в случаях отсутствия в продаже билетов на проезд по тарифу 2-го класса.
Нормой Инструкции № 115 определено, что возмещение командированным работникам расходов по проезду по тарифу 1-го класса может быть произведено в исключительных случаях с предварительного разрешения нанимателя.
Какие обстоятельства следует относить к исключительным случаям? Имеет ли право организация самостоятельно определять такие случаи? При наличии приказа нанимателя имеет ли право организация включать расходы по проезду по тарифу 1-го класса в затраты, учитываемые при налогообложении?
Командированному работнику возмещаются расходы по проезду к месту командирования и обратно при обязательном представлении работником подтверждающих документов в оригинале (проездные билеты; счета; квитанции и др.) в пределах норм, установленных законодательством (нормы гл. 1–2 Инструкции № 115).
Подпунктом 11.1.1 п. 11 Инструкции № 115 определена норма возмещения расходов по проезду воздушным, железнодорожным и водным транспортом к месту командировки и обратно (далее – расходы по проезду) – по тарифу 2-го класса: на самолетах – по тарифу экономического класса, на железнодорожном транспорте – "купе", на пассажирских судах – туристического класса (далее – норма), в соответствии с которой данные расходы по проезду включаются в затраты, учитываемые при налогообложении. Расходы по проезду, превышающие указанную норму, возмещаются в организации за счет прибыли, оставшейся после налогообложения.
При этом возмещение расходов по проезду по тарифу 1-го класса: на железнодорожном транспорте – вагоны класса "СВ", на самолетах – по тарифу "бизнес-класс", на пассажирских судах – каюты 1-го класса, может быть произведено в исключительных случаях с предварительного разрешения нанимателя. Поскольку конкретное определение "исключительных случаев" в нормативных правовых актах не установлено, то в каждом конкретном случае решение вопроса об оплате работнику проезда по тарифу 1-го класса наниматель принимает самостоятельно.
Учитывая изложенное, нормами Инструкции № 115 не предусмотрено постоянное возмещение расходов по проезду по тарифу 1-го класса.
Таким образом, в затраты, учитываемые при налогообложении, организация может включать расходы по проезду в пределах норм, установленных законодательством: по тарифу 2-го класса и в исключительных случаях по тарифу 1-го класса (в т.ч. при отсутствии в продаже билетов на проезд по тарифу 2-го класса).
Д-т 26 и др. – К-т 71
– на стоимость оплаты проезда по тарифу 1-го класса (в исключительных случаях).
При этом полагаем, что в организации негосударственной формы собственности наниматель на основании локального нормативного правового акта по согласованию с высшим органом управления может предусмотреть норму, предоставляющую командированным работникам право выбора между тарифами 1-го и 2-го классов при приобретении билетов на проезд к месту служебной командировки и обратно.
Ситуация 5. День приезда и день отъезда по командировкам совпадают
В организации (г. Минск) согласно приказу и заданию нанимателя водитель, осуществляющий международные перевозки грузов, направлен в служебную командировку за границу в г. Санкт-Петербург (Российская Федерация) с 25 по 27 ноября 2013 г.
В связи с производственной необходимостью в день возвращения из командировки 27 ноября 2013 г. согласно приказу и заданию нанимателя водитель направлен в следующую служебную командировку в г. Санкт-Петербург с 27 по 29 ноября 2013 г.
Каким образом следует производить возмещение суточных командированному водителю за 27 ноября 2013 г. в случае, если этот день является днем прибытия из 1-й служебной командировки и днем отъезда во 2-ю служебную командировку?
Суточные командированному работнику за 27 ноября 2013 г. оплачиваются в порядке окончательного расчета по 1-й командировке.
Основанием для расчета и выплаты денежных средств командированным работникам является приказ нанимателя о направлении работника в служебную командировку (п. 2 Инструкции № 115). Наниматель при командировании работников за границу устанавливает задание на командировку, которое должно носить конкретный характер и не содержать общих и нечетких формулировок. В задании на командировку указывают государство и цель командировки, время нахождения за границей, план встреч, перечень вопросов, подлежащих решению или изучению, иные сведения, необходимые для реализации целей и задач командировки. Задание подписывает командированный работник и утверждает наниматель (п. 4 Инструкции № 115).
Наниматель определяет форму письменного отчета по выполнению задания на командировку и порядок его представления (п. 5 Инструкции № 115).
При служебных командировках наниматель обязан выдать работнику аванс (в иностранной валюте и (или) белорусских рублях) до выезда в командировку и возместить командировочные расходы, в т.ч. расходы за проживание вне места постоянного жительства (суточные) (ст. 95 Трудового кодекса РБ; п. 8 Инструкции № 115).
Возмещение суточных за время пребывания командированного работника за границей производят в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку (п. 22 Инструкции № 115).
Для водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов и пассажиров, и лиц, командированных вместе с ними, днем отъезда (выбытия) из Республики Беларусь и днем прибытия в Республику Беларусь считаются дни пересечения госграницы.
День пересечения границ государств, в т.ч. госграницы, определяется по отметке в документе для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь. При командировании работников в государства, где при пересечении границы отметка в документы для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь не вносится, день пересечения границы определяется по документам на проезд с учетом расписания движения пассажирского транспорта (п. 23 Инструкции № 115).
Порядок и сроки представления отчета за полученные средства в иностранной валюте и (или) белорусских рублях, а также возврата неиспользованных сумм регламентирует законодательство РБ (п. 48 Инструкции № 115).
Валютное регулирование в Республике Беларусь осуществляет Нацбанк (п. 12 Устава Национального банка Республики Беларусь, утвержденного Указом Президента РБ от 13.06.2001 № 320).
Не допускается выдача работнику юридическим лицом, подразделением, индивидуальным предпринимателем наличной иностранной валюты под отчет (перечисление денежных средств на счет клиента – физического лица) на расходы, связанные со служебными командировками за границу, без представления полного отчета по ранее выданным этому работнику суммам наличной иностранной валюты (п. 39 Инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 29.03.2013 № 185).
Зачисление иностранной валюты на счет клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка для оплаты расходов, связанных со служебной командировкой за границу, допускается без представления работником полного отчета по ранее перечисленным на счет клиента суммам иностранной валюты.
С учетом изложенного порядок возмещения командированному работнику суточных в случае, если день его возвращения из одной служебной командировки за границу совпадает с днем отправления в другую командировку за границу, законодательством не определен. Решение данного вопроса находится в компетенции нанимателя и может быть определено учетной политикой, принятой в организации.
В случае если по уважительной причине по завершении расчетов по командировке необходимая сумма в иностранной валюте подлежит выплате в Республике Беларусь работнику, командированному за границу, то указанная сумма по решению нанимателя может быть выплачена как в иностранной валюте, так и в белорусских рублях по курсу Нацбанка на дату авансового отчета (п. 51 Инструкции № 115).
Таким образом, в случае, если в организации наниматель принял решение в день возвращения работника из служебной командировки за границу из г. Санкт-Петербурга обратно к постоянному месту работы 27 ноября 2013 г. направить его в следующую служебную командировку за границу в г. Санкт-Петербург, то в табеле учета рабочего времени этот день учитывается как один день, соответственно суточные подлежат оплате за один день.
В приведенном случае данный день (27 ноября 2013 г.) должен быть оплачен в иностранной валюте или белорусских рублях по нормам, установленным Минфином для г. Санкт-Петербурга (Российская Федерация) в порядке окончательного расчета по 1-й служебной командировке. Расчет и выплату суточных, выдаваемых в качестве аванса по 2-й служебной командировке, следует осуществлять исходя из норм, установленных Минфином для г. Санкт-Петербурга (Российская Федерация) начиная со следующего дня командирования (28 ноября 2013 г.).
