Должностные лица организации обязаны осуществлять проверку первичных учетных документов (ПУД).
1. Каковы критерии такой проверки?
Их два. ПУД надо проверить:
1) на предмет соответствия требованиям законодательства;
2) на их принадлежность отправителю товара и действительность бланка документа, информация о котором размещается в ЭБД бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, – в случае оформления ПУД от имени белорусской организации или белорусского индивидуального предпринимателя (подп. 1.16 п. 1 ст. 22 Налогового кодекса Республики Беларусь; далее – НК).
2. В чем заключается проверка ПУД?
Проверку ПУД надо проводить в порядке, изложенном в письме МНС Республики Беларусь от 17.04.2019 № 8-2-11/00243 «О проверке первичных учетных документов на предмет их соответствия требованиям законодательства» (далее – письмо МНС № 8-2-11/00243) |*|.
Справочно: подходы, изложенные в письме МНС № 8-2-11/00243, применимы не только для целей налогообложения, но и для целей бухгалтерского учета.
Так, проверку ПУД на соответствие требованиям законодательства необходимо осуществлять по форме и содержанию.
Требования, предъявляемые к ПУД, определены в ст. 10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон № 57-З).
В частности, с точки зрения содержания ПУД, если иное не установлено Президентом, должны включать следующие сведения:
– наименование документа;
– дату его составления;
– наименование организации, фамилию и инициалы ИП, являющихся участниками хозяйственной операции;
– содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях;
– должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.
ПУД могут содержать иные сведения, не являющиеся обязательными.
С точки зрения формы ПУД Законом № 57-З предусмотрено следующее:
• формы ПУД, включенных в Перечень № 360*, утверждаются уполномоченными государственными органами, указанными в названном перечне;
___________
* Перечень первичных учетных документов, утвержденный постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24.03.2011 № 360.
• формы ПУД, не указанных выше, могут утверждаться республиканскими органами государственного управления по согласованию с Минфином либо руководителем организации. Формы названных ПУД организация вправе самостоятельно утверждать для применения независимо от наличия форм таких документов, утвержденных республиканскими органами государственного управления (п. 4 ст. 10 Закона № 57-З).
ПУД составляется на бумажном носителе и (или) в форме электронного документа. ПУД, составленный в форме электронного документа, должен соответствовать требованиям законодательства об электронных документах и ЭЦП (п. 7 ст. 10 Закона № 57-З).
В письме МНС № 8-2-11/00243 разъяснено, что при составлении электронных накладных от имени белорусской организации или белорусского ИП помимо проверки наличия в электронных накладных обязательных сведений, установленных п. 2 ст. 10 Закона № 57-З (за исключением подписей уполномоченных лиц), плательщики обязаны:
– осуществлять передачу и получение накладных только через аттестованных EDI-провайдеров;
– проверять наличие ЭЦП участника (грузоотправитель, грузополучатель) на электронной накладной.
Проверить принадлежность и действительность бланка строгой отчетности можно посредством ЭБД (электронный ресурс blank.bisc.by).
При помощи указанного сервиса целесообразно проверить:
• соответствие наименования грузоотправителя и его УНП, указанных в ТТН или ТН, информации о покупателе бланков, содержащейся в ЭБД;
• дату реализации бланков, которая не должна быть позже даты составления ТТН или ТН;
• действительность бланка ТТН или ТН (отсутствие информации в ЭБД об аннулировании такого бланка либо признании его недействительным на дату составления) |*|.
Правила проверки, изложенные в письме МНС № 8-2-11/00243, применимы для ПУД, составленных резидентами Республики Беларусь.
Как проверить ПУД, составленные нерезидентами по законодательству иностранных государств?
Унифицированный алгоритм проверки ПУД, принимаемых к учету от нерезидентов, учитывающий особенности нормативного регулирования всех иностранных государств, привести достаточно сложно.
Тем более что обязанность осуществления такой проверки (на предмет соответствия законодательству страны происхождения) законодательством Республики Беларусь не закреплена.
Как правило, необоснованность принятия к учету таких ПУД обусловлена отсутствием реальности совершения хозяйственной операции (включая случаи, когда фактически не поступил товар (нематериальные активы), не выполнены работы, не оказаны услуги, не переданы имущественные права) (п. 4 ст. 33 НК).
В такой ситуации необходимо помнить, что сопровождение внешнеэкономических сделок относится к функциональным обязанностям различных служб субъекта хозяйствования.
В связи с этим целесообразно закрепить в функциональных обязанностях конкретных специалистов, сопровождающих сделки, проверку благонадежности контрагентов, должное документальное подтверждение ведения переговоров по заключению контрактов, приобретению товаров, работ, услуг.
Организация самостоятельно обнаружила допущенные в бухгалтерском учете ошибки, приведшие к искажению показателей рентабельности, от которых согласно Положению о премировании, действующему в организации, зависит размер премии отдельным категориям сотрудников.
Необходимо ли делать корректировки данных выплат сотрудникам?
Перерасчеты производятся в случае принятия соответствующего решения нанимателем с соблюдением норм законодательства о труде |*|.
* Рекомендации по исправлению ошибок в товаросопроводительных документах
По общему правилу формы, системы и размеры оплаты труда работников, в т.ч. стимулирующие (надбавки, премии, бонусы и иные выплаты) и компенсирующие (доплаты в соответствии со ст. 62, 67, 69 и 70 ТК* и иные выплаты) выплаты, устанавливаются нанимателем на основании коллективного договора, соглашения, иных локальных правовых актов и трудового договора (ст. 63 ТК).
_____________
* Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).
Из этого следует, что решение в рассматриваемой ситуации о необходимости проведения перерасчетов премиальных выплат принимает наниматель с учетом фактических обстоятельств (форма собственности организации, ведомственная подчиненность, наличие полномочий на ситуационное изменение установленного в организации порядка премирования сотрудников).
Необходимо учитывать, что в случае непроведения перерасчета размера премиальных выплат суммы излишних начислений могут быть расценены контролирующими органами как вред, причиненный организации (абз. 4 п. 4 Положения № 1001*).
_____________
* Положение о порядке определения размера вреда (в том числе реального ущерба), причиненного государству, юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям противоправными действиями, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 07.12.2016 № 1001.
При принятии решения о проведении перерасчета размера выплат удержание излишне выплаченных денежных средств следует производить с учетом требований ст. 107 ТК.
В частности, удержание из заработной платы работника по распоряжению нанимателя возможно только в случае возврата сумм, излишне выплаченных вследствие счетных ошибок (п. 1 части второй ст. 107 ТК). В то же время на практике под счетной ошибкой принято понимать техническую ошибку (описку, опечатку, пропуск или повторный ввод данных, арифметическую ошибку при подведении итогов, неточное округление и т.д.). Неверное начисление премий ввиду допущенных искажений бухгалтерского учета затруднительно отнести к счетной ошибке.
Заработная плата, излишне выплаченная работнику нанимателем, в т.ч. при неправильном применении закона, не может быть с него взыскана, за исключением случаев счетной ошибки (часть третья ст. 107 ТК). В связи с этим возврат излишних начислений может быть осуществлен либо в добровольном порядке работниками, либо взыскан с работников, виновных в излишнем начислении премиальных выплат, в порядке, предусмотренном ст. 408 ТК:
– по распоряжению нанимателя – если размер ущерба не превышает 3 среднемесячных заработка работника. При этом распоряжение нанимателя должно быть сделано не позднее 2 недель со дня обнаружения причиненного работником ущерба и обращено к исполнению не ранее 10 дней со дня сообщения об этом работнику. До издания распоряжения нанимателя об удержании из заработной платы от работника должно быть затребовано письменное объяснение;
– в судебном порядке – в остальных случаях.
Взыскание с руководителей организаций и их заместителей материального ущерба в судебном порядке производится по заявлению собственника или уполномоченного им органа либо прокурора |*|.
