Что такое служебная командировка и почему за время командировки сохраняется заработная плата?
Понятие служебной командировки, а также связанные с ней гарантии и компенсации предусмотрены Трудовым кодексом Республики Беларусь (далее – ТК) (ст. 91, 92 ТК), который применяется к трудовым и связанным с ними отношениям (ст. 5 ТК). Следовательно, действие норм ТК распространяется на работников, с которыми нанимателем заключены трудовые договоры (контракты). При оформлении с физлицами иных договоров (например, договоров подряда) и при необходимости их поездки за границу компенсацию связанных с этим расходов можно предусмотреть в составе выплат по договору.
За время командировки за рабочие дни по графику работы за работником сохраняется заработная плата, но не ниже среднего заработка, который рассчитывается из заработной платы, начисленной за 2 месяца, предшествующих месяцу направления работника в командировку. Это значит, что необходимо рассчитать и сравнить средний заработок, сохраняемый за время командировки, и заработную плату, причитающуюся за данный период. Работнику начисляется бóльшая из сумм |*|.
* О компенсационных выплатах и применении льгот по подоходному налогу в 2019 г.
Документальное оформление загранкомандировок
При направлении работника в командировку следует оформить не только приказ (распоряжение), но и задание на командировку (пп. 2 и 4 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115; далее – Инструкция № 115). Необходимость выдачи работникам командировочного удостоверения определяется нанимателем (часть вторая ст. 93 ТК). По возвращении работник обязан в 10-дневный срок составить письменный отчет о командировке по форме, разработанной нанимателем (пп. 5 и 47 Инструкции № 115).
До выезда работника в командировку наниматель обязан выдать ему аванс в иностранной валюте и (или) в белорусских рублях на расходы по оплате проезда, найму жилого помещения, суточные и иные расходы, производимые с разрешения нанимателя (ст. 95 ТК, пп. 8–10 Инструкции № 115). Расчет аванса производится по нормам командировочных расходов, установленным законодательством для каждой страны (п. 9 Инструкции № 115, Нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу, утвержденные постановлением Минфина Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7).
Основанием для расчета и выплаты аванса является приказ (распоряжение) нанимателя о направлении в командировку (п. 2 Инструкции № 115).
Возмещение командировочных расходов
В общем случае расходы по проезду воздушным, железнодорожным и водным транспортом возмещаются работнику по тарифу 2-го класса. При этом расходы по проезду по тарифу 1-го класса могут быть компенсированы с предварительного разрешения нанимателя (подп. 11.1.1 п. 11 Инструкции № 115). Допускается возможность возмещения таких расходов и в том случае, если наниматель разрешил произвести их возмещение после возвращения работника из командировки (при представлении обоснования) |*|.
* О возвращении из зарубежной командировки позже установленного срока и налогообложении
При рассмотрении вопросов документального подтверждения командировочных расходов следует руководствоваться нормами Инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2013 № 185; далее – Инструкция № 185).
Подтверждением расходов по проезду при приобретении электронных билетов могут служить:
а) маршрут-квитанция на бумажном носителе и посадочный талон (пассажирский купон посадочного талона) – при воздушной перевозке;
б) проездной документ, выданный при оформлении электронного билета, – при автомобильной перевозке в регулярном сообщении, а также при железнодорожной перевозке;
в) при отсутствии указанных документов – карт-чек, либо выписка по карт-счету (абз. 2, 5 и 6 части второй п. 28 Инструкция № 185), либо иной подтверждающий документ (часть вторая п. 28 Инструкции № 185).
Возмещению подлежит стоимость пользования комплектом спальных принадлежностей, бронирования железнодорожных билетов и набора питания, выдаваемого в поездах международного сообщения, включенная в цену железнодорожного билета (часть девятая подп. 11.1.1 п. 11 Инструкции № 115). Возмещение стоимости бронирования авиабилетов Инструкцией № 115 не предусмотрено.
Подлежат возмещению работнику и расходы по проезду на внутренних линиях транспорта общего пользования той или иной страны до (с) вокзала, аэропорта, пристани, если они находятся за пределами населенного пункта (подп. 11.2 п. 11 Инструкции № 115). В пределах пункта командирования транспортные расходы (в т.ч. услуги такси) оплачиваются за счет суточных (п. 12 Инструкции № 115). Расходы по аренде автомобиля в месте командировки – это не командировочные расходы. Если автомобиль арендован для решения производственных вопросов, то расходы по его аренде – расходы организации, связанные с осуществлением ею деятельности.
Работнику, направленному в командировку за границу, расходы по найму жилого помещения возмещаются при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале.
При оплате работником услуг гостиниц через Интернет документом, подтверждающим расходы по найму жилого помещения, также могут служить карт-чек либо выписка по карт-счету (абз. 6 части четвертой п. 28 Инструкции № 185).
В случаях возмещения расходов по найму жилого помещения без подтверждающих документов необходимо учитывать, что за каждые сутки (исключая время нахождения в пути) расходы оплачиваются в размере 5 % нормы (коммерческие организации вправе увеличить данный размер до 20 % нормы, закрепив это в приказе или ЛНПА) (части первая и вторая п. 16 Инструкции № 115) |*|.
Инструкцией № 115 не предусмотрена норма, определяющая зависимость оплаты расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов от времени прибытия работника в место командирования. Следовательно, за те сутки, в течение которых работник следует к месту командирования, т.е. находится в пути, оплата расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов не производится. В данном случае не имеют значения время прибытия в пункт командирования и время выбытия из пункта командирования. Количество суток, в течение которых работник находился в пути, определяется в зависимости от даты отправления из Республики Беларусь и даты прибытия в Республику Беларусь.
Если работник направлен в командировку:
– на трое суток – то, поскольку из них двое суток он находится в пути и одни сутки в месте командирования, при отсутствии подтверждающих документов по найму жилого помещения ему возмещаются расходы в размере 5 % (до 20 %) от нормы возмещения расходов по найму жилого помещения за одни сутки, которые он находился в месте командирования;
– на двое суток – то, поскольку в течение двух суток он должен отдыхать, возмещение расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов в оригинале будет производиться за одни сутки;
– в однодневную командировку – то, поскольку выбытие из Республики Беларусь и прибытие в Республику Беларусь происходят в течение суток, а время для отдыха наступает практически дома, возмещение расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов ему не производится.
Водителям-международникам и лицам, командированным с ними, расходы по найму жилого помещения без подтверждающих документов возмещаются за все сутки нахождения в командировке, включая время нахождения в пути (часть третья п. 16 Инструкции № 115).
Это обусловлено тем, что в отношении водителей автомобилей, занятых на международных автомобильных перевозках пассажиров и грузов, применяются положения Европейского соглашения, касающегося работы экипажей транспортных средств, производящих международные автомобильные перевозки, заключенного в г. Женеве 01.07.1970 (далее – Соглашение).
Согласно данному Соглашению ежедневная продолжительность управления транспортным средством для водителя между 2 периодами ежедневного отдыха или между ежедневным и еженедельным периодами отдыха не должна превышать 9 ч, в отдельных случаях – 10 ч.
Кроме того, Соглашением определено, что в течение каждых 24 ч нахождения в пути водитель должен иметь непрерывный ежедневный отдых продолжительностью не менее 11 ч. Если продолжительность отдыха в течение недели сокращается 3 раза до 9 ч, то до конца следующей недели ему в качестве компенсации должен быть предоставлен отдых эквивалентной продолжительности.
В те дни недели нахождения в пути, когда продолжительность отдыха водителя не сокращается, отдых может предоставляться водителю 2 или 3 раза в течение 24 ч. При этом один из периодов для отдыха не должен быть менее 8 ч. В этом случае минимальная продолжительность отдыха увеличивается до 12 ч.
Таким образом, период отдыха водителя согласно графику движения не обязательно должен приходиться на ночное время.
Следовательно, водителям, осуществляющим международные автомобильные перевозки грузов и пассажиров, и лицам, командированным вместе с ними, возмещение расходов по найму жилого помещения производится за все дни, оговоренные в приказе нанимателя.
При этом данные нормы распространяются на всех водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов и пассажиров, и лиц, командированных вместе с ними, независимо от оборудования автомобиля спальными местами.
За время пребывания работника за границей суточные выплачиваются за все дни командировки (с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь) по нормам, предусмотренным для государства, в которое работник направлен в командировку (часть первая п. 22 Инструкции № 115), за время следования по территории Республики Беларусь – по нормам, установленным при командировках в пределах республики (абз. 2 п. 1 постановления Минфина Республики Беларусь от 16.06.2016 № 48 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках»).
Инструкцией № 115 предусмотрено, что водителям, осуществляющим международные автомобильные перевозки грузов, и лицам, командированным вместе с ними, суточные выплачиваются по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку, независимо от продолжительности временной остановки и пребывания на территории иностранного государства работника при проезде в страну командирования либо обратно (часть вторая п. 27 Инструкции № 115).
Учитывая особенности автомобильных международных перевозок грузов, суточные по нормам страны командирования выплачиваются водителям со дня отъезда из Республики Беларусь, включая день прибытия в Республику Беларусь. При этом для водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов, днем отъезда (выбытия) из Республики Беларусь и днем прибытия в Республику Беларусь считаются дни пересечения Государственной границы Республики Беларусь (далее – граница Республики Беларусь), т.е. при пересечении границы до 24:00 включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00:00 и позднее – последующие сутки.
Если предусмотрена командировка водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов в несколько иностранных государств с транзитом через Республику Беларусь, суточные возмещаются в следующем порядке (часть пятая п. 22 Инструкции № 115):
1) за время следования по территории государств – участников СНГ (с учетом дней пересечения границы Республики Беларусь) – по нормам, предусмотренным для государства – участника СНГ, в которое водитель направлен в командировку;
2) время следования по территории других иностранных государств (с учетом дней пересечения границы Республики Беларусь) – по нормам, предусмотренным для того государства, в которое водитель направлен в командировку;
3) если день прибытия в Республику Беларусь совпадает с днем отъезда из Республики Беларусь, – по нормам, установленным для того государства, из которого прибыл водитель.
При служебных командировках за границу работникам возмещаются иные расходы, производимые с ведома нанимателя (пп. 30 и 32 Инструкции № 115). В частности, расходы по получению многократной визы возмещаются при первом ее использовании. Сервисный сбор визовых центров не относится к иным командировочным расходам.
В случае задержки работника в месте командировки (для выполнения служебного задания или по другим не зависящим от него причинам) для возмещения ему командировочных расходов необходимо оформить приказ на продление командировки.
Подготовила Нина Анищенко, эксперт журнала «Главный Бухгалтер»
