Что такое счет-фактура?
В настоящее время первичные учетные документы условно можно классифицировать по 3 группам:
1) бланки документов с определенной степенью защиты (бланки строгой отчетности);
2) первичные учетные документы, информация о бланках которых не подлежит включению в электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, но их формы включены в перечень документов, утвержденный постановлением Совета Министров РБ от 24.03.2011 № 360;
3) иные первичные учетные документы.
К числу документов третьей группы можно отнести в т.ч. и счета-фактуры. Их изготовление, оформление, реализация, приобретение, использование, хранение и учет не регулируются специальными нормами законодательства. Вместе с тем при оформлении таких документов следует соблюдать общие требования, предъявляемые к первичным учетным документам в соответствии с Указом Президента РБ от 15.03.2011 № 114 "О некоторых вопросах применения первичных учетных документов" (далее – Указ № 114).
Счет-фактуру передают покупателю. На его основании последний может произвести предоплату (оплату). В счете-фактуре указывают приобретаемые товары (работы, услуги) с общим количеством, стоимостью, при необходимости – с НДС.
Счет-фактура применяется для расчетов и является основанием отпуска товаров
Для перечисления денежных средств в виде предварительной оплаты за товары (работы, услуги) или арендной платы и коммунальных платежей может использоваться счет-фактура формы № 868 или счет-фактура произвольной формы, разработанный с учетом специфики деятельности организации.
Счет-фактура, применяемый для расчетов, является первичным документом бухгалтерского оформления. Он является одним из сопроводительных документов, выписываемых при поставке товаров (п. 34 Положения о приемке товаров по количеству и качеству, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 03.09.2008 № 1290).
Поставка товара производится на основании договора. При этом договор считается заключенным и тогда, когда между сторонами согласованы лишь наименование товара, его количество и цена либо установлен порядок их определения (п. 3 Положения о поставках товаров в Республике Беларусь, утвержденного постановлением Кабинета Министров РБ от 08.07.1996 № 444, с учетом изменений от 11.10.2011 № 1537). При заключении договора путем составления одного документа он, как правило, должен содержать следующие реквизиты:
– точное и полное имя (наименование), а также сведения о юридическом адресе сторон договора;
– дату заключения договора;
– место заключения договора;
– надлежащие собственноручные подписи сторон или лиц, уполномоченных на подписание договора от их имени.
Таким образом, счет-фактура является частью заключаемого сторонами договора, а именно офертой.
Справочно: оферта – предложение одному или нескольким лицам заключить договор на определенных заранее условиях.
В счете-фактуре может быть оговорен конкретный срок оплаты, который не закреплен договором. Ведь покупатель обязан оплатить товар непосредственно до или после передачи ему продавцом товара, если иное не предусмотрено законодательством (п. 1 ст. 456 Гражданского кодекса РБ).
Ситуация. Отпуск товара на основании счета-фактуры
Бухгалтеру организации представлена к учету ТТН-1 на получение товарно-материальных ценностей, в которой в графе "Основание отпуска" указан счет-фактура.
Допускается ли такое основание?
Счет-фактура может являться основанием для отпуска ценностей наравне с договором, заявкой и иным документом (п. 6 постановления Пленума ВХС РБ от 05.12.2012 № 12 "О некоторых вопросах рассмотрения дел, возникающих из договоров поставки товаров").
Заполнение строки "Основание отпуска" в ТТН-1 или в ТН-2 является обязательным для заполнения, поскольку в первичных учетных документах должны быть указаны содержание и основание совершения хозяйственной операции (подп. 1.4 п. 1 Указа № 114).
Как оформить счет-фактуру
Порядок оформления счета-фактуры рассмотрим на основе порядка, закрепленного в нормативных документах ряда ведомств.
Обратимся к Инструкции о порядке продажи товаров из розничной торговой сети юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, утвержденной постановлением Минторга РБ от 08.06.2005 № 22 (далее – Инструкция № 22). При отпуске товаров, оплата которых осуществляется в безналичном порядке, продавец выписывает счет-фактуру в 3 экземплярах, один из которых передается покупателю, 2 экземпляра остаются у продавца. Счет-фактура, переданный покупателю, является основанием для платежа за приобретаемые ценности. Один экземпляр выписанного документа у продавца передается на склад и служит основанием для формирования количества товара, подлежащего отпуску после оплаты его покупателем.
Срок действия счета-фактуры устанавливает продавец, но не менее чем на 5 рабочих дней с даты его оформления. Оформление иных документов взамен счета-фактуры не допускается.
Кроме того, выписанные счета-фактуры подлежат регистрации ежедневно в реестре выписанных счетов-фактур на продажу товаров по безналичному расчету юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям. Форма такого реестра имеет следующий вид:
Отметим, что счет-фактуру должны подписать руководитель и главный бухгалтер организации-поставщика либо иное лицо (лица), уполномоченное на то приказом (распоряжением) руководителя организации или доверенностью от имени организации. Подписи должны иметь расшифровки (инициалы и фамилию). Счет-фактура заверяется печатью либо штампом продавца.
В ряде случаев можно воспользоваться формой счета-фактуры (ЖКХ), утвержденной приказом Минжилкомхоза РБ от 01.06.2011 № 74 "Об утверждении форм учетных документов в организациях системы жилищно-коммунального хозяйства" (приложение 2). Счет-фактура (ЖКХ) является актом оказанных услуг (выполненных работ). Передача продавцом счета-фактуры (ЖКХ) покупателю может производиться как на бумажном носителе, так и в электронном виде.
Как долго хранить счет-фактуру
Счета-фактуры следует хранить 1 год после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля (п. 218 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140). Напомним, что аналогичный срок хранения установлен и для доверенностей.
