Для начала следует разделить понятия: факсимильная подпись, электронный документ и копии документов.
Как использовать факсимиле
Любой документ должен быть подписан уполномоченным лицом собственноручно. Это придает ему необходимую юридическую силу.
Вопрос использования факсимиле для подписания документов, как правило, возникает при наличии значительного документооборота в организации.
Все подписи условно можно разделить:
1) на собственноручные подписи (автографы) – уникальная совокупность символов, написанных от руки, с применением определенных оформительных приемов, служащая для идентификации человека;
2) аналоги собственноручных подписей:
– факсимиле, или клише-печать, – точное воспроизведение собственноручной подписи лица путем нанесения ее оттиска с использованием технических средств (приемов);
– электронная цифровая подпись |*| – последовательность символов, являющаяся реквизитом электронного документа и предназначенная для подтверждения его целостности и подлинности (ст. 1 Закона № 113-З [1]).
* Применение электронной цифровой подписи при создании электронных накладных
Использование факсимиле допускается при совершении сделок в случаях и порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон (п. 1 ст. 161 ГК [2]).
Законодательство не устанавливает случаи и порядок использования факсимиле (за исключением некоторых конвенций, участницами которых является Республика Беларусь). Поэтому факсимиле может быть использовано при совершении сделок только тогда, когда стороны прямо в договоре согласовали возможность такого использования.
Если стороны желают проставлять на договорах и иных документах (приложениях к договору, дополнительных соглашениях, спецификациях, протоколах согласования цен, графиках поставки, счетах, заявках) факсимиле, они должны прийти к соглашению об этом (отдельно или в самом договоре), подписав заранее такое условие договора или специальное соглашение собственноручно.
Использование факсимиле не допускается:
1) при удостоверении подлинников (первых экземпляров) организационно-распорядительных документов (п. 57 Инструкции № 4 [3]);
2) при заключении трудовых договоров (контрактов) (часть первая ст. 18 ТК [4]);
3) при составлении документов, представляемых в инспекции МНС. Должностные лица обязаны собственноручно осуществлять написание своих фамилий и инициалов и учинять подпись в соответствующих графах заверяемого документа (см. письмо ГНК [5]);
4) при составлении первичных учетных документов (ПУД).
Факсимиле и бухгалтерская первичка
Каждая хозяйственная операция подлежит оформлению ПУД (п. 1 ст. 10 Закона № 57-З [6]).
ПУД – документ, на основании которого хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета (ст. 1 Закона № 57-З).
Актом сдачи-приемки оказанных услуг подтверждается факт оказания услуг (выполнения работ) и их приемки. Такой акт является ПУД.
ПУД, среди прочего, должны содержать сведения о должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи (п. 2 ст. 10 Закона № 57-З).
Обратите внимание! В Законе № 57-З речь идет о собственноручной подписи в документе на бумажном носителе, а не различных ее копиях.
Таким образом, принятие к бухгалтерскому учету ПУД, оформленного с использованием факсимиле (вместо подписи лица, ответственного за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления), будет неправомерным.
Электронный документ и документ, переданный по электронной почте
В последнее время организации часто используют для переписки и обмена документами электронную почту.
Документы, которые стороны могут направить друг другу по электронной почте, можно разделить на 2 группы:
1) непосредственно электронный документ |*| – документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность, которые подтверждаются путем применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи с использованием при проверке электронной цифровой подписи открытых ключей организации или физического лица (лиц), подписавших этот электронный документ (ст. 1 Закона № 143-З [7]).
Подлинный электронный документ с электронной цифровой подписью приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу (часть первая ст. 22 Закона № 113-З);
2) сканированные версии бумажных документов – электронные копии документов, созданные с помощью специальных технических средств, сохраненные в виде файла определенного формата.
Сканированные копии документов всегда являются производными от бумажных документов. Наличие такой копии документа свидетельствует о первоначальном изготовлении (оформлении и подписании) документа на бумажном носителе.
Однако необходимо иметь в виду, что при возникновении спора могут появиться проблемы с доказыванием как факта заключения договора в надлежащей форме, так и факта получения документов, переданных уже в рамках исполнения договора.
Для того чтобы иметь необходимые доказательства, установите обязанностью сторон направлять друг другу наряду с документами (особенно сканированными) по электронной почте их оригиналы на бумажном носителе по обычной почте заказной корреспонденцией с уведомлением о вручении.
Но этого нельзя сказать о ПУД. Акты выполненных работ (оказанных услуг), переданные по электронной почте (сканированные копии, фотокопии), являются копиями документов. К бухгалтерскому учету принимаются не копии документов, а их оригиналы.
ПУД может быть составлен в форме электронного документа. В этом случае он должен соответствовать требованиям законодательства Республики Беларусь об электронных документах. Это означает наличие специальных программ и использование электронной цифровой подписи, что регулируется Законом № 113-З (п. 7 ст. 10 Закона № 57-З).
Обратите внимание! Своевременное и правильное оформление ПУД, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них сведений обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы (п. 9 ст. 10 Закона № 57-З).
Таким образом, в настоящее время при подписании актов выполненных работ (сдачи-приемки оказанных услуг) использование факсимиле не допускается.
Внесение в договоры или в сам акт выполненных работ всевозможных формулировок об использовании факсимиле не дает права организации принимать к учету копии таких актов.
Минфином было организовано публичное обсуждение проекта Закона «Об изменении Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» |*| на сайте «Правовой форум Беларуси». В нем предлагается в т.ч. закрепить право Минфина и Нацбанка определять случаи использования факсимиле для подписания ПУД. Будем надеяться, что с подписанием этого документа в законодательстве Республики Беларусь появится определенность с порядком использования факсимиле.
