Работник направлен в командировку в г. Клайпеду с 20 по 21 марта 2014 г. Утром 20 марта он выехал из Минска, а 21 марта выехал из Клайпеды и вернулся в Минск. В квитанции за проживание указываются дата заезда – 20.03.2014, дата выезда – 21.03.2014.
Как сравнить фактические расходы работника за проживание с предельными нормами возмещения расходов по найму жилого помещения?
Сравнивать надо с нормами расхода за двое суток.
Возмещение расходов по найму жилого помещения следует осуществлять в размерах предельных норм возмещения расходов по его найму в сутки, установленных законодательством РБ, при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале, т.е. в пределах норм, установленных Минфином (п. 14 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.07.2010 № 115; далее – Инструкция № 115). При этом в Инструкции № 115 не предусмотрена норма, определяющая зависимость оплаты расходов по найму жилого помещения от времени прибытия работника в место командирования и количества ночей, проведенных в гостинице*.
__________________________
* При командировках по территории Беларуси расходы по найму жилого помещения без представления подлинных документов определяются с даты прибытия к месту служебной командировки и по дату выбытия из него (20 000 руб.). При определении количества суток время, составляющее менее половины суток, исключается, а равное половине суток и более – принимается за полные сутки (подп. 4.2 п. 4 Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина РБ от 12.04.2000 № 35). – Прим. ред.
Для целей сравнения произведенных работником расходов по проживанию в гостинице с предельными нормами возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки для налогообложения прибыли необходимо учитывать сутки с 0 до 24 ч включительно (ст. 94 Трудового кодекса РБ; далее – ТК).
В рассматриваемом случае для сравнения произведенных работником расходов по проживанию в гостинице с предельными нормами возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки принимайте двое суток (20 и 21 марта 2014 г.).
Работник направлен в служебную командировку с 1 по 3 апреля 2014 г. на 3 дня в г. Калининград Российской Федерации. 1 апреля в 08:00 он вылетел в г. Калининград, а 3 апреля в 20:00 он вылетел из г. Калининграда.
За какое количество суток возмещаются расходы по проживанию без представления документов? Имеет ли значение время вылета или прилета в (из) место(-а) командирования?
За одни сутки.
При командировании работников за границу согласно нормам Инструкции № 115 оплата расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов осуществляется в размере 5 % от нормы расходов по найму жилого помещения. Нанимателями коммерческих организаций данный размер может быть увеличен до 20 % включительно от нормы расходов по найму жилого помещения для оплаты данных расходов. При этом время нахождения работника в пути исключается.
Нормами Инструкции № 115 не установлена зависимость возмещения расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов от времени прилета (вылета) в (из) место(-а) командирования. Данные расходы не возмещают за те сутки, в течение которых работник находится в пути (в данном случае осуществляет авиаперелет), т.е. направляется в командировку либо возвращается из нее (за исключением водителей-международников).
Работник направлен в командировку на трое суток, из них двое суток, в течение которых он совершал перелеты, – это сутки, в течение которых он находился в пути. При отсутствии подтверждающих документов по найму жилого помещения ему возмещают расходы в размере 5 % (либо по решению нанимателя в пределах до 20 % от нормы возмещения расходов по найму жилого помещения) за одни сутки.
За двое суток, которые он находился в пути (1 и 3 апреля 2014 г.), данные расходы не возмещайте, так как 1 апреля 2014 г. – это сутки, в течение которых он находился в пути к месту командирования, а 3 апреля 2014 г. – это сутки, в течение которых он возвращался к месту постоянной работы.
Согласно приказу и заданию нанимателя работники направлены в служебную командировку по маршруту г. Лида – г. Смоленск (Российская Федерация) – г. Лида с 20 по 21 февраля 2014 г. на автотранспорте нанимателя.
Один работник выехал из г. Лиды 20 февраля 2014 г. и в этот же день пересек границу с Российской Федерацией. 21 февраля 2014 г. он выполнил задание и вернулся в г. Лиду.
Второй работник выехал из г. Лиды 20 февраля 2014 г., границу с Российской Федерацией пересек 21 февраля 2014 г. и в этот же день вернулся в г. Лиду.
Как в данном случае выплачиваются суточные и расходы по найму жилого помещения, если работники не представили документы?
Возмещение суточных следует производить в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое работник направлен в командировку (п. 22 Инструкции № 115).
Для работников, направленных в командировку на легковом автомобиле, днем отъезда (выбытия) из Республики Беларусь и днем прибытия в Республику Беларусь считают дни пересечения Государственной границы Беларуси. При пересечении границы до 24:00 включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00:00 и позднее – последующие сутки.
При этом за время следования по территории Беларуси до дня выбытия из Республики Беларусь либо после дня прибытия в Республику Беларусь суточные выплачивайте в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством РБ по оплате служебных командировок в пределах Беларуси.
Таким образом, суточные работникам следует возмещать:
– в первом случае – за 20 и 21 февраля 2014 г. по нормам, установленным Минфином для Российской Федерации;
– во втором случае – за 20 февраля по нормам, установленным Минфином по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь, а за 21 февраля – по нормам, установленным Минфином для Российской Федерации.
При этом в первом и во втором случае при направлении работников в 2-дневную командировку в случае отсутствия документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, наниматель обязан возместить их за одни сутки в размере, установленном в организации от нормы возмещения расходов по найму, вне зависимости от времени нахождения работника на территории иностранного государства. Это объясняется тем, что в течение 2 суток работник должен отдыхать. За время нахождения работников в пути данная выплата не производится (в нашем случае – это одни сутки).
Работник возвращается из командировки за границу на 1 день позже, чем предусмотрено приказом о его командировании.
Можно ли возмещать ему оплату проезда?
Можно, но только по решению нанимателя за счет прибыли организации.
Основанием для расчета и выплаты валютных средств работникам, направляемым в служебную командировку за границу, является приказ (распоряжение) нанимателя (п. 2 Инструкции № 115).
Возмещение работнику командировочных расходов в порядке, предусмотренном Инструкцией, следует производить за дни, оговоренные в приказе нанимателя на основании представленных подтверждающих документов в оригинале за проезд и проживание за все время пребывания в командировке. Проездные документы должны соответствовать датам отправления пассажирского транспорта из постоянного места работы и прибытия к постоянному месту работы (ст. 94 ТК).
В то же время, если работник, находящийся в командировке за границей, возвращается к постоянному месту работы после окончания времени командировки, то оплата за проезд из места командирования к месту постоянной работы ему может быть возмещена только по решению нанимателя за счет прибыли организации.
Д-т 90-10 – К-т 71
– на сумму возмещаемых расходов по проезду из места командировки после окончания времени командировки*.
__________________________
* Здесь и далее корреспонденция счетов составлена редакцией.
Работник едет на семинар. В программе проведения семинара предусмотрены кофе-паузы.
Учитывается ли это при выплате суточных?
Программа семинара – это распорядок его работы. Полагаю, что перерывы на кофепаузу, предусмотренные программой, не должны влиять на размер суточных, выплачиваемых работнику.
Вышестоящая организация проводит спартакиаду в выходные дни.
Можно ли работников направлять в командировку и возмещать им командировочные расходы?
Поездка работника на спартакиаду – это не служебная командировка.
Служебной командировкой признают поездку работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (ст. 91 ТК).
Поездка работника организации, направленного по решению нанимателя в выходной день в другую местность на спортивное мероприятие, не связанная с уставной деятельностью организации, с повышением эффективности ее работы, не является служебной командировкой.
Таким образом, в данном случае наниматель должен направить указанного работника для участия в спартакиаде. При этом он может возместить работнику расходы, связанные с указанной поездкой (суточные, расходы по найму жилого помещения, по проезду), при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации.
Д-т 90-10 – К-т 73
– на сумму расходов, подлежащих выплате работнику за участие в спартакиаде.
В организации в соответствии с нормами ст. 95 ТК установлены более высокие (по сравнению с предельными нормами, установленными Минфином) размеры норм возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки. Согласно Инструкции № 115 при командировании работников за границу оплату расходов по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) при отсутствии подтверждающих документов осуществляют в размере 5 % от предельных норм расходов по найму жилого помещения.
Если работник не представил подтверждающих документов по найму жилого помещения за границей, то от каких норм ему следует производить оплату в размере 5 %: от норм возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки, установленных в организации, или от норм, установленных Минфином?
В размере 5 % от нормы, установленной в организации.
Источниками регулирования трудовых и связанных с ними отношений кроме Конституции РБ, ТК и других актов законодательства являются коллективные договоры, соглашения и иные локальные нормативные правовые акты, заключенные в соответствии с законодательством. При этом наниматель вправе устанавливать дополнительные трудовые и иные гарантии для работников по сравнению с законодательством о труде (ст. 7 ТК). При этом предусмотренные в коллективном договоре, соглашении размеры возмещения командировочных расходов не могут быть ниже размеров, установленных законодательством (ст. 95 ТК).
Таким образом, организация вправе на основании локального нормативного правового акта предусмотреть за счет своей прибыли более высокие нормы расходов по найму жилого помещения по сравнению с установленными законодательством.
С учетом норм ТК оплату расходов по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) при отсутствии подтверждающих документов необходимо осуществлять в размере 5 % от нормы расходов по найму жилого помещения, установленных локальным нормативным правовым актом организации.
