Наниматель командировал работника в служебную командировку с 22.07.2019 (понедельник) по 26.07.2019 (пятница). Обратно из места командирования работник выехал 28.07.2019 (воскресенье), пробыв там выходные дни (субботу и воскресенье) в личных целях. Наниматель возместил работнику фактически понесенные и документально подтвержденные расходы по проезду как к месту командирования, так и обратно.
* Дополнительную информацию о возмещении расходов по проезду к месту командировки
Освобождается ли от подоходного налога с физических лиц доход в виде возмещения нанимателем работнику расходов на обратный проезд с учетом того, что работник в личных целях возвратился из места командирования по окончании служебной командировки?
Да, освобождается.
По окончании командировки работником представлены нанимателю проездные документы (билеты) по проезду к месту командирования и обратно, поэтому суммы возмещения расходов по проезду в выходной день из места командирования подлежат освобождению от подоходного налога в пределах стоимости такого проездного документа (билета). Обоснуем данный вывод.
В случае нахождения командированного работника в месте командировки до начала и (или) после окончания командировки в личных целях в выходные дни, государственные и праздничные дни, установленные и объявленные Президентом Республики Беларусь нерабочими, наниматель обязан возмещать командированному работнику расходы по проезду на общих основаниях (п. 5 Положения о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176; далее – Положение № 176).
От редакции
Приведенный п. 5 Положения № 176 изложен без учета изменений в расчете командировочных расходов с 7 сентября 2019 г., внесенных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 04.09.2019 № 595.
На основании п. 4 ст. 208 Налогового кодекса Республики Беларусь (далее – НК) от подоходного налога освобождены фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно.
Наниматель командировал 5 работников в служебную командировку. Для оплаты расходов по проезду к месту командирования и обратно из числа командированных назначено ответственное лицо, которому передана для оплаты таких расходов корпоративная дебетовая карточка.
Облагаются ли подоходным налогом денежные средства, направленные ответственным лицом на оплату стоимости проездных документов (билетов) для всех 5 командированных работников, при оплате таких расходов с корпоративной дебетовой карточки?
Нет, не облагаются.
Оплата проезда к месту командирования и обратно произведена направляющей стороной, т.е. нанимателем, со своего банковского счета, доступ к которому предоставлен ответственному лицу посредством передачи в пользование корпоративной дебетовой карточки. Фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно освобождены от подоходного налога. Приведенный вывод основан на следующих нормах законодательства.
* Об использовании корпоративной карточки при оплате командировочных расходов
При направлении в одну служебную командировку нескольких работников допустимо (с письменного согласия всех командированных работников) проведение оплаты расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно одним из командированных работников за всех работников, направленных в данную служебную командировку, со счета клиента, доступ к которому обеспечивается корпоративной дебетовой карточкой (п. 78 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 117; далее – Инструкция № 117).
Указанные расходы включает в отчет об израсходованных суммах работник, осуществлявший их оплату с использованием корпоративной дебетовой карточки с зачислением для этих целей денежных средств. Отчет об израсходованных суммах представляется с указанием всех сумм расходов по каждому работнику, направленному в данную служебную командировку.
Для целей применения освобождения по подоходному налогу необходимо наличие документов, подтверждающих фактически понесенные расходы. В качестве таких документов можно использовать либо сами проездные документы (билеты), либо выписку по счету клиента, к которому выдана корпоративная дебетовая карточка.
Справочно: корпоративной дебетовой карточкой признается карточка, использование которой предусмотрено договором об использовании карточки, заключенным между банком-эмитентом и юридическим лицом (индивидуальным предпринимателем) (п. 2 Инструкции о порядке совершения операций с банковскими платежными карточками, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 18.01.2013 № 34).
В силу производственной необходимости наниматель 22.07.2019 направил в служебную командировку за границу двоих работников с 23.07.2019. С целью оперативного поиска и приобретения наиболее выгодных авиабилетов к месту командирования и обратно один из работников 22.07.2019 забронировал электронные авиабилеты посредством электронного сервиса на себя и второго командированного работника и в этот же день оплатил их со своей личной банковской карточки, т.е. за счет собственных средств.
** Об оформлении командировочных расходов за границу
По возвращении из командировки оба работника приложили к авансовым отчетам маршрут-квитанции на бумажном носителе и посадочный талон (пассажирский купон посадочного талона).
Достаточно ли этих документов для применения освобождения по подоходному налогу к доходам в виде возмещения нанимателем работникам стоимости проезда к месту командирования и обратно при направлении их в служебную командировку за границу?
Да, достаточно.
Фактически понесенные и документально подтвержденные расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно освобождены от подоходного налога (п. 4 ст. 208 НК).
К документам, подтверждающим расходы по служебным командировкам, относятся маршрут-квитанция на бумажном носителе и посадочный талон (пассажирский купон посадочного талона) – в случае приобретения электронного билета при воздушной перевозке (п. 91 Инструкции № 117).
Поскольку в маршрут-квитанции указаны данные пассажира (Passenger name), информация о перелете (Flight informaion), подробный расчет тарифа по всему авиабилету (Fare calculation), тариф в валюте, которая действует в месте отправления (Fare), полная стоимость билета, включая аэропортовые таксы и сборы в валюте в месте приобретения билета (Total), а также информация об оплате стоимости электронного билета (Payment details), то для целей применения льготы по подоходному налогу таких документов (маршрут-квитанция и посадочный талон) достаточно для подтверждения факта несения работниками расходов по оплате стоимости проезда к месту командирования и обратно.
В авансовом отчете, представленном работником по результатам служебной командировки, отражены суммы расходов, понесенных им при бронировании проездных билетов к месту командирования и обратно. В обоснование этих расходов к авансовому отчету приложены подтверждающие документы.
Освобождается ли от подоходного налога возмещение нанимателем работнику суммы расходов по бронированию проездных билетов?
Да, освобождается.
В состав расходов по проезду к месту командирования и обратно включают стоимость бронирования проездного документа (билета). Следовательно, при представлении работником документа, подтверждающего размер таких расходов, доход в виде возмещения данных сумм освобождается от подоходного налога в полном размере (подп. 9.3 п. 9 Положения № 176, п. 4 ст. 208 НК).
Наниматель направил работника в служебную командировку в Гродно. Для проезда к месту командирования и обратно работник приобрел проездные документы (билеты) на общую сумму 40 руб.
При возвращении из служебной командировки работник обнаружил, что проездные документы (билеты) утеряны. Авансовый отчет представлен работником 19.08.2019. По решению нанимателя работнику возмещены расходы по проезду к месту командирования и обратно в размере фактически понесенных расходов без подтверждающих документов.
Возникает ли в такой ситуации у работника доход, подлежащий налогообложению? Каков порядок определения налоговой базы подоходного налога?
Да, возникает.
В рассматриваемой ситуации у работника возникает доход, подлежащий обложению подоходным налогом. Алгоритм определения налоговой базы для исчисления подоходного налога будет следующий.
1. При отсутствии у командированного работника проездных документов (билетов) к месту командировки и (или) обратно расходы по проезду подлежат возмещению в размере 0,1 базовой величины (БВ) в каждую сторону.
Справочно: по состоянию на 19.08.2019 размер базовой величины составляет 25,5 руб.
2. Установленный законодательством предел возмещения расходов по проезду составляет 5,1 руб. (0,1 БВ × 25,5 руб. × 2 (количество проездов к месту служебной командировки и обратно)).
3. Определяем размер дохода, подлежащего налогообложению. Он составит 34,9 руб. (40 руб. – 5,1 руб.).
4. Рассчитаем сумму подоходного налога: 34,9 руб. × 13 % = 4,54 руб.
Внимание! При исчислении подоходного налога льготу, установленную п. 23 ст. 208 НК, не применяют, так как этот доход связан с выполнением работником трудовых обязанностей. Датой получения дохода является дата представления работником авансового отчета, т.е. 19.08.2019 (подп. 1.6 п. 1 ст. 213 НК).
5. Если на 19.08.2019 наниматель не выплачивает работнику денежные доходы, то удержание и перечисление в бюджет подоходного налога необходимо производить за счет любых денежных средств, фактически выплачиваемых работнику либо по его поручению третьим лицам:
– не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату плательщику доходов или дня перечисления таких доходов со счетов налоговых агентов в банках на счета плательщика либо по его поручению на счета третьих лиц в банках (иностранных банках);
– не позднее дня, следующего за днем фактической выплаты дохода плательщику из кассы налогового агента.
Вышеприведенный порядок удержания подоходного налога предусмотрен в пп. 4, 6 ст. 216 НК.
