Можно ли заправлять служебный автомобиль в нерабочее время?
Владимир Васильевич, аудитор:
– Данный вопрос возникает у многих организаций. Если нет документального обоснования таких фактов (командировка, ненормированный рабочий день), то у контролирующих органов при проверке могут возникнуть вопросы различного характера.
Например, если работник в свой выходной день заправляет автомобиль, то данный факт органы Минтруда и соцзащиты могут расценить как нарушение трудового законодательства: работник фактически работал, а зарплату за этот день не получал.
У налоговых органов могут появиться вопросы, например, о правомерности отнесения части амортизации на затраты для целей налогообложения прибыли, а также суммы топлива на затраты.
Таких ситуаций, в случае отсутствия документального обоснования, лучше не допускать.
Ольга Сергеевна, главный бухгалтер:
– В нашей организации работники используют свои автомобили для выполнения трудовых обязанностей. С ними заключены соответствующие договоры. И хотя мы разработали порядок учета топлива, который позволяет определить, сколько его было потрачено на производственные цели, нас все-таки волнует этот вопрос.
Случается, автомобилисты заправляются в выходные и праздничные дни. Почему-то принято считать, что заправка автомобиля в выходной день или в нерабочее время свидетельствует о его использовании не в производственных, а в личных интересах работника. Поэтому соответствующая часть пробега является дополнительным благом, которое должно облагаться налогами.
Но проблемы я не вижу, поскольку списываю только топливо, использованное в служебных целях. А это не что иное, как затраты предприятия.
Наталья Николаевна, бухгалтер:
– У нас такая же проблема. Водители заправляют транспорт, принадлежащий нашей организации, в нерабочее время. А бухгалтерии нужно это достойно и обоснованно оформить, доказать необходимость заправки в производственных целях.
Хотелось бы обойтись минимальным оформлением и не нести дополнительных расходов на водителей (командировочные, работа в нерабочее время и т.д.). Конечно, мне не понятно: как можно расценивать время заправки автомобиля как время его использования, ведь используется он подготовленным к работе (заправленным) в рабочее время?!
