Ситуация 1
Выдача наличных денег под отчет на текущие расходы
В организации выдаются наличные денежные средства в белорусских рублях под отчет для совершения текущих операций.
Какую сумму и на какой срок можно выдать работнику? В какой срок работник должен отчитаться по полученным суммам?
Как правило, денежные средства на хозяйственные нужды выдаются работнику авансом. Выдавая денежные средства на текущие расходы, следует учитывать установленные гл. 7 Инструкции № 117 [1] порядок и размеры наличных расчетов между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, ИП.
Такие расчеты осуществляются в общей сумме не более 100 базовых величин на протяжении одного дня. Количество участвующих лиц в них в общей сумме, не превышающей предельно допустимого размера расчетов, не ограничивается (п. 97 Инструкции № 117). Следовательно, выдавая деньги под отчет, необходимо учитывать указанное ограничение: сумма платежей в течение дня не должна превышать 100 базовых величин.
Выдача наличных белорусских рублей под отчет для совершения текущих операций, за исключением расходов, связанных со служебными командировками, в т.ч. полученных при использовании личных и корпоративных дебетовых карточек, осуществляется на срок не более 10 рабочих дней, включая день выдачи (получения) (часть вторая п. 74 Инструкции № 117) |*|.
Работники, получившие под отчет денежные средства для совершения текущих операций, за исключением расходов, связанных со служебными командировками, обязаны не позднее 15 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы (перечислены), представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов и возвратить остаток неизрасходованных сумм (часть первая п. 89 Инструкции № 117).
Пример 1
Соблюдение сроков выдачи и сроков отчетности по подотчетным суммам
В организации установлен срок, на который выдаются наличные деньги подотчетным лицам на хозяйственные расходы, – 10 рабочих дней. Иванову И.И. 3 февраля 2020 г. выдано 200 руб. на приобретение хозяйственного инвентаря. Ценности приобретены работником 14 февраля 2020 г. Учитывая 5-дневный график работы в организации, окончательный срок представления работником авансового отчета в бухгалтерию – не позднее 6 марта 2020 г., т.е. не позднее 15 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы (10 рабочих дней).
Если допустить, что в организации установлен срок выдачи наличных денег под отчет на текущие расходы – 3 рабочих дня, то с учетом примера 1 работник должен осуществить расходы не позднее 5 февраля 2020 г. В таком случае срок представления авансового отчета этим работником – не позднее 26 февраля 2020 г.
Ситуация 2
Сроки представления авансового отчета
В организации в течение месяца (многократно) работник заправляет легковой автомобиль, используемый в служебных целях, за счет собственных денежных средств. По факту заправки он оформляет авансовый отчет с приложением подтверждающих расходы документов.
Вправе ли организация определить сроки представления авансового отчета работником в подтверждение расходов по совокупности нескольких заправок автомобиля в течение месяца?
Вправе, но не позднее 15 рабочих дней со дня приобретения товаров (работ, услуг).
В настоящее время допускается использование личных денежных средств работников в белорусских рублях для приобретения товаров (работ, услуг), а также по иным обязательствам в интересах юридического лица в пределах размеров, установленных гл. 7 Инструкции № 117 (п. 75 Инструкции № 117).
Следовательно, заправка топливом автомобиля, используемого в служебных целях, может производиться за наличный расчет. Материалы, закупленные за наличный расчет, оприходуются на основании документов, подтверждающих покупку (товарных и кассовых чеков, квитанций к приходному кассовому ордеру, актов о закупке товаров у физических лиц и др.), которые прилагаются к авансовому отчету |*| (п. 31 Инструкции № 133 [2]).
Лица, израсходовавшие личные денежные средства в белорусских рублях, вправе не позднее 15 рабочих дней со дня приобретения товаров (работ, услуг), а также по иным обязательствам, исключая день приобретения, представить отчет об израсходованных суммах с приложением подтверждающих документов для возмещения средств, использованных ими в интересах юридического лица (часть третья п. 89 Инструкции № 117).
Пример 2
Авансовые отчеты сдаются в бухгалтерию в установленный срок
В организации приказом нанимателя с целью усиления расчетной дисциплины установлен срок оформления и представления в бухгалтерию авансовых отчетов работниками, приобретающими материальные ценности за счет личных денежных средств в интересах организации, – 2 раза в месяц: 15-го и 30-го числа (или в последний рабочий день, предшествующий этим датам, если указанные даты приходятся на выходные или праздничные дни). Работники организации работают по графику 5-дневной рабочей недели.
Работник произвел заправку автомобиля 3, 5, 7, 10 и 13 февраля 2020 г., что подтверждено чеками, выданными автозаправочной станцией.
Работник составил авансовый отчет от 14.02.2020, в котором отражена информация по всем произведенным заправкам автомобиля с 3 по 13 февраля.
Учитывая установленный Нацбанком срок представления авансового отчета работником – не позднее 15 рабочих дней со дня приобретения ценностей, организация может закрепить порядок (сроки) сдачи такого документа в бухгалтерию. Это позволит избежать многократного оформления в течение месяца авансовых отчетов по единичному факту заправки автомобиля.
