Работник карточкой не воспользовался, но представил подтверждающие документы по найму жилья
Ситуация 1
Работник не смог воспользоваться карточкой, расчеты произведены наличными
Работник, находящийся в командировке, по не зависящим от него причинам не смог воспользоваться корпоративной дебетовой карточкой для оплаты расходов по проживанию (например, отсутствовал терминал, не принималась карта master card, платеж взимался только в наличной форме и т.д.) и произвел расчет личными денежными средствами (движение денежных средств по корпоративной карте |*| отсутствует) с представлением всех подтверждающих документов по проживанию нанимателю.
* На какую дату отразить расходы на гостиницу при расчетах корпоративной карточкой
Подлежат ли данные расходы возмещению? Если подлежат, то в каком размере: по приложению к Положению № 176 [1] или по фактическим документам?
В данном случае расходы по проживанию возмещаются по фактической стоимости на основании представленных подтверждающих документов.
При направлении работника в командировку наниматель обязан выдать ему аванс и (или) обеспечить наличие денежных средств на счете, к которому выдана банковская платежная карточка (п. 5 Положения № 176).
Оплата командированным работником расходов по найму жилого помещения посредством выданной корпоративной карточки признается оплатой направляющей стороной жилого помещения, в т.ч. при временной остановке в пути (часть вторая п. 17 Положения № 176). В этом случае расчеты с работником производятся исходя из фактических расходов по найму жилья на основании представленных подтверждающих документов.
В случае отсутствия расходования средств с корпоративной дебетовой карточки и при представлении подтверждающих документов по найму жилого помещения (оплата произведена личными денежными средствами) расходы возмещаются в фактическом размере на основании подтверждающих документов.
Пример
Работник карточкой не воспользовался, подтверждающие документы представил
При направлении работника в командировку ему была выдана корпоративная дебетовая карточка, на которую был перечислен аванс на командировочные расходы, в т.ч. на оплату расходов по найму жилого помещения исходя из установленного размера возмещения по приложению 1 к Положению № 176 (50 руб. за 1 ночь). В командировке работник карточкой не воспользовался. Оплата расходов по найму жилого помещения произведена личными деньгами. Фактически произведенные расходы составили 30 руб., что подтверждено документом (счетом гостиницы).
К возмещению принимается сумма расходов по найму жилья (30 руб.).
Работник карточкой не воспользовался, подтверждающие документы по найму жилья не представил
Ситуация 2
Работник карточкой не воспользовался, документы не представил
При направлении работника в зарубежную командировку ему была выдана корпоративная дебетовая карточка. В месте командировки работник ею не воспользовался. Документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения, он не представил.
Подлежат ли возмещению расходы по найму жилого помещения по установленной в приложениях 1 и 2 к Положению № 176 норме без подтверждающего документа?
Расходы по найму жилого помещения не возмещаются.
Аргументируем данный ответ. При оплате или фактическом предоставлении принимающей или направляющей стороной жилого помещения возмещение расходов по найму жилого помещения не производится (часть первая п. 17 Положения № 176). Оплата командированным работником расходов по найму жилого помещения посредством выданной корпоративной карточки признается оплатой направляющей стороной жилого помещения, в т.ч. при временной остановке в пути (часть вторая п. 17 Положения № 176).
В этом случае расходы по найму жилого помещения должны возмещаться по фактической стоимости в пределах норм, установленных Положением № 176. Соответственно при отсутствии подтверждающих документов либо при отсутствии расходования средств с корпоративной дебетовой карточки указанные расходы командированному работнику не возмещаются |*|.
* Плюсы и минусы в расчетах корпоративной карточкой при зарубежной командировке
