По какому курсу и на какую дату необходимо определить аванс на суточные, выданные в белорусских рублях работнику, направленному в служебную командировку за границу, если работник не представил документы, подтверждающие покупку им соответствующей суммы иностранной валюты? Если такие документы представлены, можно ли для пересчета суточных использовать обменный курс банка, в котором работник приобрел наличную иностранную валюту?
В случае выдачи аванса в белорусских рублях и отсутствия документов, подтверждающих покупку работником соответствующей суммы иностранной валюты, суточные включаются в отчет об израсходованных суммах в белорусских рублях с использованием официального курса белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленного Нацбанком на дату выдачи аванса, и не пересчитываются на дату составления отчета об израсходованных суммах.
Инструкция № 185 не запрещает при наличии документов, подтверждающих покупку работником соответствующей суммы иностранной валюты, включать суточные в отчет об израсходованных суммах с использованием обменного курса банка, в котором работником была приобретена наличная иностранная валюта |*|.
* Ответы Елены Ивановны Секержицкой, эксперта в области оплаты труда, по зарубежным командировкам
От редакции:
В случае выдачи аванса в белорусских рублях при служебной командировке за границу в отчет об израсходованных суммах суточные включаются в белорусских рублях с использованием официального курса белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленного Нацбанком на дату выдачи аванса, без пересчета на дату составления отчета об израсходованных суммах или в иностранной валюте с использованием курса обменного пункта (кассы банка), в котором работником была приобретена иностранная валюта за белорусские рубли (часть первая п. 81 Инструкции № 117).
Если Нацбанком не устанавливается официальный курс белорусского рубля к валюте страны командирования и работником не представлены документы, подтверждающие факты совершения валютно-обменной операции, при составлении отчета об израсходованных суммах используется кросс-курс доллара США к иностранной валюте, установленный на основании информации агентств «Рейтер» или «Блумберг» (п. 86 Инструкции № 117).
В пп. 82 и 83 Инструкции № 117 изложен порядок отражения суточных в отчете в случаях выдачи (перечисления иностранной валюты на счет клиента, доступ к которому обеспечивается личной дебетовой карточкой) аванса:
– в валюте страны командирования, иной иностранной валюте, отличных от валюты установленных законодательством норм расходов по служебной командировке за границу;
– в иностранной валюте, в которой установлены в соответствии с законодательством нормы расходов по служебной командировке за границу, отличной от валюты страны командирования.
Работник направляется в командировку по территории Республики Беларусь.
Можно ли выдать ему аванс наличными белорусскими рублями, если ранее работнику выдавалась наличная иностранная валюта на загранкомандировку, однако отчет по ней еще не представлен?
Можно, если по возвращении из командировки по территории Республики Беларусь работник успевает представить отчет по служебной командировке за границу в срок, установленный п. 28 Инструкции № 185, – 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки за границу, исключая день прибытия.
Справочно: размер суточных при командировках в пределах Республики Беларусь составляет 9 бел. руб. (приложение 1 к Положению № 176*).
____________________
* Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 (далее – Положение № 176).
Данная сумма выплачивается в т.ч. и при командировках на срок менее суток.
От редакции:
Работник, получивший денежные средства под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязан не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия, представить в бухгалтерскую службу организации (подразделения) отчет об израсходованных суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Перечень таких документов содержит п. 91 Инструкции № 117.
В то же время допускаются выдача работнику под отчет наличных белорусских рублей, перечисление белорусских рублей на счет клиента, доступ к которому обеспечивается личной дебетовой карточкой, выдача корпоративной дебетовой карточки с обеспечением доступа к счету клиента в белорусских рублях для совершения текущих операций, включая расходы, связанные со следующей служебной командировкой, без представления отчета по ранее полученным денежным средствам в сроки, не превышающие 15 рабочих дней, т.е. в сроки, определяемые в п. 90 Инструкции № 117 (п. 76 Инструкции № 117).
Работник направляется в командировку за границу.
Можно ли выдать ему аванс в наличной иностранной валюте, если ранее работнику на командировку по Республике Беларусь выдавались наличные белорусские рубли либо средства перечислялись на личную корпоративную карту, однако отчет по ней еще не представлен?
Можно, но при условии соблюдения сроков для представления отчета об израсходованных суммах по первой командировке:
– 3 рабочих дня – в случае, если на первую командировку по Республике Беларусь выданы наличные белорусские рубли;
– 15 рабочих дней – в случае, если на первую командировку по Республике Беларусь работнику перечислены денежные средства на счет клиента – физического лица, к которому выдана личная дебетовая карточка или корпоративная дебетовая карточка, либо частично наличными деньгами и частично посредством перечисления на счет клиента – физического лица, к которому выдана личная дебетовая карточка.
Такая норма закреплена в п. 40 Инструкции № 107.
От редакции:
С 1 июня 2019 г. будет действовать единый срок представления отчета об израсходованных суммах для всех командировок – не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия (п. 90 Инструкции № 117).
Допускается выдача работнику под отчет наличных белорусских рублей, наличной иностранной валюты без представления отчета по ранее полученным денежным средствам при условии соблюдения порядка и сроков, определенных в п. 90 Инструкции № 117 (15 рабочих дней) (п. 76 Инструкции № 117).
В какой срок работнику нужно отчитаться по командировке за границу по понесенным в иностранной валюте расходам, если аванс на командировку был выдан в белорусских рублях: не позднее 3 рабочих дней (п. 40 Инструкции № 107) или не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки (п. 28 Инструкции № 185)?
Не позднее 15 рабочих дней.
Поскольку имеет место служебная командировка за границу и фактические расходы произведены в иностранной валюте, необходимо руководствоваться Инструкцией № 185.
Таким образом, срок представления в бухгалтерскую службу организации отчета об израсходованных суммах иностранной валюты составит 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия (п. 28 Инструкции № 185).
Справочно: с 23 марта 2019 г. – даты вступления в силу Положения № 176 – к отчету не представляются документы, подтверждающие расходы на проживание в месте командирования за границу |*|.
От редакции:
С 1 июня т.г. необходимо руководствоваться нормами п. 90 Инструкции № 117. Срок представления отчета – 15 рабочих дней.
Работник организации с 18 по 21 марта был командирован во Вьетнам. Ему выдан аванс наличными в долларах США. К отчету об израсходованных суммах приложен счет на проживание в гостинице в национальной валюте Вьетнама (донгах), с указанием отдельной строкой обменного курса доллара США.
Можно ли организации применить данный обменный курс для отражения понесенных работником расходов в авансовом отчете или же необходимо применять курс Нацбанка на дату составления авансового отчета?
Можно.
В случае выдачи работнику аванса в наличной иностранной валюте, отличной от валюты страны командирования, при составлении отчета об израсходованных суммах в соответствии с п. 32 Инструкции № 185 допускается использование обменного курса организации страны командирования, где совершена валютно-обменная операция. Применительно к ситуации это обменный курс, указанный в счете гостиницы |*|*|.
** Действия нанимателя в случае, когда начало командировки совпало с праздничным днем
