Учет приобретения и списания топлива: изучаем на практических ситуациях

 

Для учета топлива типовым планом счетов предусмотрен бухгалтерский счет 10 "Материалы", субсчет 10-3 "Топливо". Аналитический учет организации могут осуществлять как по местам хранения, так и по материально ответственным лицам. На данном субсчете следует вести как стоимостной, так и количественный (в литрах, килограммах, тоннах) учет (п. 16 Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Минфина РБ от 29.06.2011 № 50, далее – Инструкция № 50).

 

 

 

 

 

 

 

 

Топливо может поступать на предприятие путем:

 

1) приобретения за плату (в безналичном порядке);

 

2) приобретения подотчетными лицами;

 

3) безвозмездного поступления;

 

4) выявления излишков при проведении инвентаризации.

 

Особое внимание уделим первым двум пунктам.

 

Пример 2

Предприятие заключило договор с АЗС на приобретение бензина АИ-95 путем его отпуска по магнитным картам в течение 2013 г. Стоимость топлива – 7 300 руб. за 1 л (в т.ч. НДС – 20 %). В апреле АЗС перечислен аванс в размере 4 000 000 руб. Согласно представленному отчету АЗС в мае 2013 г. отпущено и заправлено в баки автомобилей 500 л бензина.

Хозяйственные операции по приобретению топлива необходимо отразить следующим образом (см. табл. 1):

 

 

При приобретении топлива с помощью электронных карт данные о фактически заправленном топливе бухгалтерия получает только 1 раз в месяц в виде отчета поставщика о реализованных нефтепродуктах. В отчете, как правило, указываются наименование и количество нефтепродуктов, стоимость заправленного топлива, даты и время заправки. Данный отчет и будет являться основанием для отражения приобретения топлива по дебету счета 10-3, однако он не может служить основанием для его списания.

Приобретение подотчетными лицами

Топливо могут приобретать подотчетные лица. Основанием для оприходования приобретенного топлива являются авансовые отчеты подотчетных лиц и документы, подтверждающие приобретение топлива на АЗС (чеки, квитанции об оплате). На практике приобретение топлива за наличный расчет подотчетными лицами осуществляется как с использованием денежных средств предприятия, так и с использованием личных денежных средств сотрудников с последующей компенсацией понесенных расходов.

Выдача денежных средств под отчет на предстоящие расходы на приобретение топлива может производиться как наличными деньгами, так и с использованием корпоративных карточек (п. 31 Инструкции № 107*). Сотрудники, получившие под отчет наличные деньги, а также получившие их посредством корпоративных карточек на приобретение топлива, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, представить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги. При использовании пластиковых карточек отчет представляется организации в течение 15 дней (п. 32 Инструкции № 107).

 

________________________________

 

* Инструкция о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденная постановлением Правления Нацбанка РБ от 29.03.2011 № 107 (далее – Инструкция № 107).

Пример 3

Сотрудник организации приказом руководителя направлен 20 мая 2013 г. в однодневную командировку по территории Беларуси. Согласно приказу руководителя 17 мая 2013 г. ему был предоставлен аванс в размере 200 000 руб. на приобретение 20 л дизельного топлива. Денежные средства выданы через кассу организации. Работник 22 мая 2013 г. представил в бухгалтерию авансовый отчет и чек об оплате 20 л дизельного топлива по цене 8 400 руб. за 1 л и в тот же день вернул в кассу организации остаток аванса.

Приобретение топлива отразим следующим образом (см. табл. 2):

 

 

Использование личных денежных средств физических лиц допускается для приобретения ими товаров (работ, услуг) в интересах юридического лица (п. 35 Инструкции № 107).

 

Сотрудник приказом руководителя 20 мая 2013 г. направлен в однодневную командировку по территории Республики Беларусь. С ним заключен договор об использовании личного транспортного средства в служебных целях. В приказе закреплена обязанность предприятия по возмещению сотруднику стоимости использованного топлива. 22 мая 2013 г. сотрудник представил в бухгалтерию предприятия авансовый отчет и чек об оплате 20 л дизельного топлива по цене 8 400 руб. за 1 л.

Работнику нужно возместить все понесенные расходы, так как они были получены в интересах организации.

Приобретение топлива отражаем следующим образом (см. табл. 3):

 

 

Оприходование материалов, закупленных за наличный расчет, производят на основании документов, подтверждающих покупку (товарных и кассовых чеков, квитанций к приходному кассовому ордеру, актов о закупке товаров у физических лиц и др.), которые прилагаются к авансовому отчету (п. 31 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Минфина РБ от 12.11.2010 № 133, далее – Инструкция № 133).

 

Поступление топлива на склад осуществляется на основании первичных документов, таких как:

– товарно-транспортные накладные;

– авансовые отчеты с приложением чеков об оплате;

– при выявлении излишков – инвентаризационные описи и протоколы инвентаризационной комиссии.

Учет ГСМ в местах хранения ведется материально ответственными лицами в карточках (книгах) складского учета раздельно по каждому наименованию и марке ГСМ (п. 78 Инструкции № 133). Отметим, что типовая форма карточки (книги) складского учета законодательством не установлена, поэтому органы государственного управления, иные государственные организации могут разрабатывать и утверждать формы данного документа для подчиненных организаций. Коммерческие предприятия также вправе самостоятельно разработать и утвердить форму указанной карточки, которая как регистр бухгалтерского учета должна соответствовать требованиям ст. 10 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-XII "О бухгалтерском учете и отчетности" (далее – Закон о бухгалтерском учете), а именно составляться на бумажном или машинном носителях (с обязательной возможностью вывода на бумажный носитель), содержать информацию о хозяйственных операциях (поступление топлива, выдача топлива ответственным лицам), фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за ее ведение.

Выдача топлива со склада ответственным исполнителям может осуществляться на основании таких документов, как:

– накладная на внутреннее перемещение;

– ведомость учета выдачи ГСМ;

– лимитно-заборная карта.

При этом в случае отпуска топлива водителям количество выданных ГСМ записывается в ведомость учета выдачи горюче-смазочных материалов, в которой за полученные горюче-смазочные материалы расписывается водитель, а в путевом листе – материально ответственное лицо, отпустившее ГСМ (п. 77 Инструкции № 133). В случае если топливо выделяется для нужд предприятия, не связанных с транспортной деятельностью (например, для заправки различных механизмов и оборудования), в ведомости расписывается лицо, получившее топливо.

На основании документов, по которым в организации производились прием и отпуск ГСМ, материально ответственное лицо в конце отчетного периода составляет отчет о движении горюче-смазочных материалов, который представляется в бухгалтерию и служит основанием для отражений операций по учету топлива на счетах бухгалтерского учета (п. 79 Инструкции № 133).

УЧЕТ ВЫБЫТИЯ ТОПЛИВА

Важным является и вопрос учета выбытия топлива, которое может происходить следующим образом:

1) использование в процессе основной деятельности организации для изготовления и реализации продукции, товаров, выполнения работ, оказания услуг;

2) использование в процессе деятельности организации, не связанной с основной деятельностью;

3) безвозмездная передача;

4) реализация;

5) выбытие вследствие потерь и недостач;

6) выбытие вследствие чрезвычайных ситуаций.

Использование топлива в процессе основной деятельности организации

Топливо, используемое для производства продукции, выполнения работ и оказания услуг, а также для реализации продукции и товаров, относится к затратам организации, которые в соответствии со ст. 130 Налогового кодекса РБ (далее – НК) учитываются при налогообложении прибыли.

Отметим, что списание топлива на производство продукции имеет свои особенности:

1) топливо – это нормируемый ресурс;

2) топливо может использоваться как для работы транспорта, так и для иных производственных целей;

3) порядок списания топлива со счетов бухгалтерского учета имеет специфику при оформлении первичных документов.

Законодательство и локальные нормативные акты могут устанавливать определенные нормы расхода топлива. Не учитывается при налогообложении прибыли стоимость топливно-энергетических ресурсов, израсходованных сверх норм, установленных в соответствии с законодательством (подп. 1.7 п. 1 ст. 131 НК).

Нормы расхода топлива на механические транспортные средства, суда, машины, механизмы и оборудование устанавливает Минтранс. Данные нормы являются обязательными для применения (п. 6 Инструкции о порядке применения норм расхода топлива для механических транспортных средств, машин, механизмов и оборудования, утвержденной постановлением Минтранса РБ от 31.12.2008 № 141; далее – Инструкция № 141).

Эксплуатация транспортных средств, машин, механизмов и оборудования может осуществляться при различных условиях, поэтому расход топлива в конкретных условиях эксплуатации может быть различным. Пунктами 10, 12, 13 Инструкции № 141 установлены случаи повышения или понижения линейных норм расхода топлива.

 

Важно! В случаях, если Инструкция № 141 допускает возможность нескольких повышений (понижений) одновременно, нормируемый расход топлива устанавливается с учетом их сумм или разностей.

Линейные нормы расхода топлива, а также конкретные размеры их повышений и понижений следует утвердить приказом руководителя для всех транспортных средств, машин, механизмов и оборудования, которые используются в деятельности организации. Применение указанных норм также относится и к транспортным средствам, которые используются по гражданско-правовым договорам (арендованные и используемые по договорам безвозмездного пользования).

Отсутствие закрепленных норм расхода топлива контролирующие органы могут расценивать как необоснованное списание топлива.

Рассмотрим характерные ситуации по списанию топлива.

Пример 5

Организация эксплуатирует автомобиль ВАЗ-21099, для которого установлена линейная норма расхода бензина 7,9 л/100 км. Предприятием установлены следующие повышения и понижения норм расхода:

– при эксплуатации по г. Минску: +10 % (+0,79 л/100 км);

– при эксплуатации в зимних условиях:+10 % (+0,79 л/100 км);

– понижение при эксплуатации по загородным трассам: –5 % (–0,4 л/100 км).

Нормы расхода топлива необходимо рассчитывать следующим образом: при эксплуатации в зимних условиях в г. Минске – 9,48 л/100 км (7,9 + 0,79 + 0,79); при эксплуатации зимой на загородных трассах –8,29 л/100 км (7,9 + 0,79 – 0,4).

 

Важно! Зимними условиями эксплуатации признается эксплуатация при отрицательных температурах воздуха (ниже 0 ^oС). Отрицательная температура окружающего воздуха определяется на основании измерений, произведенных ответственным лицом организации, эксплуатирующей механическое транспортное средство, машину, механизм и оборудование, на дату и время выпуска механического транспортного средства на линию или на начало выполнения работы машиной, механизмом и оборудованием (п. 8 Инструкции № 141). Результаты измерений регистрируют в специальном журнале по форме согласно приложению к Инструкции № 141.

Перерасход топлива предприятие может по решению руководителя относить на финансовый результат или возмещать за счет водителей и других ответственных лиц.

Пример 6

Водитель на автомобиле ВАЗ-21099 в мае 2013 г. преодолел 360 км по маршруту Минск – Брест, в т.ч. 15 км по г. Минску. Приказом руководителя предприятия для данного автомобиля установлена линейная норма расхода топлива (бензин) 7,9 л на 100 км; повышение при эксплуатации в городе: +10 % (+0,79 л/100 км), понижение при эксплуатации на загородных трассах: –5 % (–0,4 л/100 км). Водитель представил путевой лист, согласно которому фактический расход топлива составил 33 л. Перерасход топлива согласно приказу руководителя предприятия водитель обязан возместить. Стоимость топлива удержана из заработной платы водителя на основании его заявления. Стоимость 1 л бензина – 7 400 руб.

В бухгалтерском учете необходимо составить следующие проводки (см. табл. 4):

 

 

ГСМ могут использоваться не только для заправки техники, но и для различных вспомогательных нужд организации.

 

Мастерская по ремонту техники сельскохозяйственного предприятия использует бензин для промывки запасных частей и различных агрегатов. Приказом директора предприятия установлен лимит отпуска топлива для мастерской со склада. Ежемесячно заведующий мастерской отчитывается об израсходованномтопливе.

В бухгалтерском учете это отражается следующим образом (см. табл. 5):

 

 

Топливо может использоваться для различных нужд предприятия, которые не связаны с его производственной деятельностью.

В состав прочих расходов по текущей деятельности следует относить стоимость топлива, которое израсходовано для нужд предприятия, за исключением стоимости топлива, относимого на себестоимость продукции, управленческие расходы и на расходы на реализацию.

Для учета прочих расходов по текущей деятельности Инструкцией № 50 предусмотрен субсчет 90-10 "Прочие расходы по текущей деятельности" к счету 90 "Доходы и расходы по текущей деятельности".

Пример 8

ООО "Красота" организовывает празднование Нового года. Приказом руководителя утверждены программа праздника и смета расходов, в которую в т.ч. заложены и расходы на топливо, необходимое для доставки новогодней елки и аксессуаров транспортом организации.

В бухгалтерском учете необходимо составить следующие проводки (см. табл. 6):

 

 

При учете топлива, отнесенного в состав прочих расходов, в целях налогового учета необходимо руководствоваться ст. 129–131 НК. С этой целью целесообразно к субсчету 90-10 открыть 2 субсчета второго порядка: "Затраты, учитываемые при налогообложении" и "Затраты, неучитываемые при налогообложении".

ОФОРМЛЕНИЕ ПУТЕВЫХ ЛИСТОВ

Оформление путевых листов – один из вопросов, тщательно проверяемых контролирующими органами. Неуказание в путевых листах сведений о пробеге автомобиля, о расходе топлива, о показаниях спидометра или счетчика мото-часов может быть расценено контролирующими органами как необоснованное списание топлива и, в свою очередь, как завышение затрат или иных расходов организации. Порядок оформления путевых листов установлен Инструкцией о порядке оформления транспортных документов, утвержденной постановлением Минтранса РБ от 26.11.2010 № 138 (в ред. постановления Минтранса РБ от 31.08.2011 № 88).

Накопительные ведомости данных путевых листов или карточки учета расхода топлива принимаются к бухгалтерскому учету после сверки записей в них с путевыми листами, о чем на ведомостях или карточках работником организации, ведущим оперативный учет ГСМ, делается соответствующая отметка (п. 83 Инструкции № 133).

Форма накопительной ведомости или карточки учета расхода топлива законодательно не утверждена. Организациям следует самостоятельно разработать и закрепить локальным нормативным актом формы указанных регистров бухгалтерского учета. К данным регистрам необходимо применять требования ст. 10 Закона о бухгалтерском учете.

Автором рекомендовано отражать информацию об отчетном периоде, о номерах и датах путевых листов, фамилиях водителей, показаниях спидометров или счетчиков на момент выезда на линию и при возвращении с линии, о движении топлива (количество заправленного топлива и расход по нормам и фактически).

 

Обязанностью организации является ежемесячное снятие остатков топлива в баках транспортных средств, которое необходимо оформлять актом снятия остатков (п. 82 Инструкции № 133). Форма данного первичного документа законодательно не утверждена, и предприятие на основании подп. 1.3–1.4 п. 1 Указа Президента РБ от 15.03.2011 № 114 "О некоторых вопросах применения первичных учетных документов" должно самостоятельно разработать форму акта, который должен содержать сведения о наименовании и дате документа, наименовании организации, о должностях ответственных лиц, а также о хозяйственной операции (результаты снятия остатков топлива). В целях своевременного выявления недостач топлива и пресечения его возможного перерасхода или хищения из баков предприятие может предусмотреть сверку фактического наличия топлива с данными путевых листов. Также целесообразно проводить сверку фактических показаний спидометров или счетчиков мото-часов с данными путевых листов, результаты указывать в акте снятия остатков топлива, который должны подписать ответственные лица, в т.ч. водитель, за которым закреплено транспортное средство.