Командировочные расходы и вычет НДС
До командировки и в течение командировки работник может оплачивать различные услуги, связанные с поездкой |*|: услуги по перевозке, проживанию, питанию и т.д. Продавец таких услуг, как правило, в документах, подтверждающих факт оказания услуг, предъявляет НДС из их стоимости.
* Информация о том, когда командировочные расходы могут стать налогооблагаемыми доходами работника, вернувшегося из служебной командировки, доступна для подписчиков электронного "ГБ"
Приобретение билетов на проезд
Вычет НДС производится по приобретенным транспортным услугам по перевозке пассажиров и багажа. Основанием служат проездные документы, подтверждающие факт оплаты услуг. Обязательное условие: указание в них суммы НДС (п. 5 ст. 107 Налогового кодекса Республики Беларусь; далее – НК).
Напомним, что налоговыми вычетами признают суммы НДС (п. 2 ст. 107 НК):
– предъявленные продавцами, состоящими на учете в налоговых органах Республики Беларусь и являющимися плательщиками, к оплате плательщику при приобретении им на территории Республики Беларусь товаров (работ, услуг), имущественных прав;
– уплаченные плательщиком при ввозе товаров на территорию Республики Беларусь;
– уплаченные в бюджет при приобретении товаров (работ, услуг), имущественных прав на территории Республики Беларусь у иностранных организаций, не состоящих на учете в налоговых органах Республики Беларусь.
Вычет сумм НДС производится только на основании билетов, сумма налога в которых предъявлена плательщиком Республики Беларусь. Если в билете, приобретенном за пределами Республики Беларусь, предъявлена сумма НДС, то вычет ее не производится, так как ее предъявление произведено неплательщиком Республики Беларусь.
Пример 1. Билет приобретен в России
Работник командирован белорусской организацией. В соответствии со служебным заданием по пути из Минска в Москву он остановился в Смоленске, приобрел билет в Смоленске на поезд до Москвы. В билете указана сумма НДС.
Данная сумма налога к вычету не принимается, а относится на стоимость билета.
Пример 2. Приобретен билет на поезд, следующий в Литву
Работник организации приобрел в Минске билет Белорусской железной дороги на поезд Минск – Вильнюс для следования в командировку из Минска в Молодечно. В билете предъявлена сумма налога.
Указанная сумма принимается к вычету на основании билета.
Важно! Вычет НДС не может быть произведен ранее даты составления авансового отчета командированным работником, который подтверждает приобретение транспортных услуг для командировки.
Пример 3. Возмещение комиссионного сбора при несостоявшейся командировке
Запланирована командировка работника в Брест с 26 по 28 октября 2015 г. Работник предварительно приобрел билет стоимостью 60 тыс. руб., в т.ч. НДС – 10 тыс. руб., уплатил комиссионный сбор в размере 6 тыс. руб., в т.ч. НДС – 1 тыс. руб. Однако 20 октября стало известно, что командировка не состоится. Работник сдал билет, ему возвращена стоимость билета 60 тыс. руб. без комиссионного сбора за предварительную продажу в размере 6 тыс. руб. Организация возместила работнику 6 тыс. руб., в т.ч. НДС – 1 тыс. руб.
В случае отмены служебной командировки по не зависящим от работника причинам при возврате приобретенного проездного документа работнику возмещается |*| стоимость проездного документа в полном размере, включая стоимость услуг по его оформлению (подп. 4.1 п. 4 Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35; далее – Инструкция № 35).
* Информация о том, какие расходы можно возместить при непредвиденной ситуации в зарубежной командировке, доступна для подписчиков электронного "ГБ"
Вычет НДС производится по операциям, не предусматривающим предъявление продавцами первичных учетных документов установленной уполномоченными государственными органами формы, составленных на бланках, полученных продавцами в установленном законодательством порядке, либо составленных в виде электронных документов, созданных в порядке, определенном Советом Министров Республики Беларусь, – на основании иных первичных учетных и расчетных документов (п. 5 ст. 107 НК).
Таким образом, при выдаче перевозчиком первичного учетного документа, в котором предъявлены сумма и ставка НДС по комиссионному сбору, вычет НДС возможен на основании данного документа.
Пример 4. Вместо утерянного документа предъявлен иной документ
Работник находился в командировке в пределах Республики Беларусь, но потерял билет на проезд. Перевозчик выдал документ, подтверждающий проезд работника, в котором предъявлена сумма НДС.
При отсутствии подлинных проездных документов расходы по проезду возмещаются на основании документов, подтверждающих факт проезда работника, либо в размере минимальной стоимости проезда независимо от используемого вида транспорта (подп. 4.1 п. 4 Инструкции № 35).
При утере билета можно осуществить вычет НДС на основании иного первичного документа, выданного перевозчиком, содержащего реквизиты по НДС, и авансового отчета работника. Такой вывод позволяют сделать положения п. 5 ст. 107 НК (см. предыдущий пример).
Если возмещение проезда производится в размере минимальной стоимости проезда, то НДС самостоятельно не выделяют и к вычету не принимают.
Пример 5. Билет приобретен через Интернет
Работник для следования в командировку на территории Республики Беларусь приобрел билет через Интернет.
Командированному работнику возмещаются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы по фактическим затратам на основании подлинных проездных документов, включая расходы на оплату услуг по оформлению проездных документов (бронирование и предварительная продажа билетов, комиссионные сборы), расходы за пользование постельными принадлежностями при наличии подтверждения их оплаты (подп. 4.1 п. 4 Инструкции № 35).
Вычет НДС производится по приобретенным транспортным услугам по перевозке пассажиров и багажа – на основании проездных документов, подтверждающих факт оплаты услуг, в которых указана сумма НДС (п. 5 ст. 107 НК).
В частности, при выполнении автомобильных перевозок пассажиров в регулярном сообщении может применяться электронный билет, в котором информация об автомобильной перевозке пассажира представляется в электронно-цифровой форме. При оформлении электронного билета пассажиру по его требованию должен быть выдан билет на бумажном носителе (п. 471 Правил автомобильных перевозок пассажиров, утвержденных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.06.2008 № 972).
Таким образом, при покупке билетов через Интернет для получения права на вычет НДС следует получить билет на бумажном носителе.
Услуги гостиниц
Еще раз напомним, что по операциям, не предусматривающим предъявление продавцами первичных учетных и расчетных документов установленного образца, полученных в установленном законодательством порядке, вычет НДС производят на основании иных первичных учетных и расчетных документов (п. 5 ст. 107 НК).
Следовательно, вычет суммы НДС по гостиничным услугам, оплаченным за наличный расчет, осуществляют на основании первичного учетного документа, предъявленного гостиницей. Он должен соответствовать требованиям к составлению первичных учетных документов, изложенным в ст. 10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З "О бухгалтерском учете и отчетности".
Пример 6. Оплата завтрака в гостинице и вычет НДС
В стоимость гостиничного счета за проживание командированного работника в гостинице на территории Республики Беларусь включена стоимость завтрака в ресторане. Организация возмещает работнику стоимость завтрака, предоставляемого гостиницей.
Не признают объектом обложения НДС стоимость питания, подписки на печатные средства массовой информации, работ (услуг), приобретенных (оплаченных) плательщиком для своих работников и (или) членов их семей, а также для пенсионеров, ранее у него работавших (подп. 2.16 п. 2 ст. 93 НК).
Не подлежат вычету суммы НДС, предъявленные при приобретении либо уплаченные при ввозе товаров (работ, услуг), имущественных прав, не признаваемых объектами обложения НДС, в т.ч. в соответствии с подп. 2.16 п. 2 ст. 93 НК (подп. 19.9 п. 19 ст. 107 НК).
Наниматель при командировании работника обязан выдать ему аванс и возместить следующие расходы:
1) по проезду к месту служебной командировки и обратно;
2) по найму жилого помещения;
3) за проживание вне места жительства (суточные);
4) иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.
Такой порядок прописан в ст. 95 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК).
Командированному работнику возмещаются в т.ч. иные произведенные им с разрешения или ведома нанимателя расходы, в частности по оплате стоимости завтрака (подп. 4.6 п. 4 Инструкции № 35).
При этом нормы возмещения стоимости завтрака, предоставляемого гостиницей, законодательством не установлены.
Затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемые при налогообложении прибыли, представляют собой стоимостную оценку использованных в процессе производства и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных средств, нематериальных активов, трудовых ресурсов и иных расходов на их производство и реализацию, отражаемых в бухгалтерском учете (п. 1 ст. 130 НК).
При налогообложении прибыли не учитывают затраты на командировки, произведенные сверх норм, установленных в порядке, определенном ТК (подп. 1.6 п. 1 ст. 131 НК).
Таким образом, стоимость завтрака, предоставляемого гостиницей, возмещаемая командированному работнику, включается в затраты, учитываемые при налогообложении прибыли, т.е. является затратами, понесенными для производственных целей организации, а не лично для работника. По этой причине норма подп. 2.16 п. 2 ст. 93 НК к стоимости завтрака не применяется.
Соответственно сумма НДС, включенная в стоимость завтрака, принимается организацией к вычету.
Пример 7. Помещение взято внаем у индивидуального предпринимателя
Во время нахождения в командировке в г. Столбцы работник проживал в помещении, взятом внаем у индивидуального предпринимателя. В бухгалтерию представлены договор найма и квитанция об оплате. Предприниматель в договоре указал сумму НДС, ставку НДС, стоимость проживания без НДС и с НДС.
Вычет НДС производится по полученным в аренду предметам на основании договора и расчетных документов арендатора или первичных учетных документов, предъявленных арендодателем, в которых указаны сумма и ставка НДС (п. 5 ст. 107 НК).
Положения гл. 12 НК, определяющие порядок исчисления и вычета НДС по договорам аренды, применяют также в отношении договоров найма жилого помещения (п. 3 ст. 93 НК).
Следовательно, организация вправе принять к вычету НДС, предъявленный индивидуальным предпринимателем, на основании:
– договора найма;
– квитанции об оплате;
– авансового отчета работника.
Без представления подлинных документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, командированному работнику с даты прибытия к месту служебной командировки и по дату выбытия из него возмещаются расходы в размере, установленном законодательством. Исключение составляют следующие случаи (подп. 4.2 п. 4 Инструкции № 35):
– когда командированному работнику предоставляется жилое помещение за счет принимающей стороны;
– когда эти расходы оплачиваются направляющей стороной путем безналичного перечисления.
Сумма НДС при возмещении расходов по проживанию без подлинных документов самостоятельно для вычета не выделяется.
Иные расходы, возмещаемые при командировках
Работнику также возмещаются иные произведенные им с разрешения или ведома нанимателя расходы:
– по оплате провоза багажа сверх нормы бесплатного провоза;
– оплате проезда транспортных средств по платным автомобильным дорогам;
– оплате платных стоянок, услуг связи, стоимости завтрака, предоставляемого гостиницей (подп. 4.6 п. 4 Инструкции № 35).
Они оплачиваются работнику по распоряжению нанимателя на основании подтверждающих документов и докладной или объяснительной записки либо отчета о проделанной работе (представляется по требованию нанимателя), авансового отчета работника.
Вычет НДС по таким расходам осуществляют на основании первичных учетных документов.
Когда объект обложения НДС не возникает
Командировочные расходы |*| сверх установленных норм не участвуют в определении налогооблагаемой прибыли (подп. 1.6п. 1 ст. 131 НК). С 1 января 2008 г. собственное потребление непроизводственного характера не является объектом налогообложения. Таким образом, командировочные расходы сверх установленных норм, стоимость которых не уменьшает облагаемую налогом прибыль, не облагаются НДС.
* Информация о том, всегда ли расходы по проезду подлежат возмещению при загранкомандировках, доступна для подписчиков электронного "ГБ"
