Основным нормативным документом, регулирующим порядок возмещения командировочных расходов в пределах Беларуси, является Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденная постановлением Минфина РБ от 12.04.2000 № 35 (далее – Инструкция № 35). Напомним, что с 9 июля 2013 г. постановлением Минфина РБ от 04.02.2013 № 4 данный документ утвержден в новой редакции. Понять его суть позволит анализ приведенных ниже ситуаций.
Ситуация 1. Командировка в место жительства (регистрации) работника
В организации (г. Гомель) согласно приказу нанимателя работник направлен в служебную командировку в г. Речицу (расстояние 50 км), который является его местом жительства (регистрации). Во время нахождения в служебной командировке в г. Речице работник проживал у себя дома.
Рассмотрим порядок возмещения командировочных расходов в данном случае.
При командировании работника в другую местность, находящуюся на незначительном расстоянии от места постоянной работы, вопрос о том, может ли он ежедневно возвращаться из места служебной командировки к месту жительства (месту пребывания), наниматель решает с учетом расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха. Все это оговаривается в приказе (распоряжении) о командировании работника (п. 3 Инструкции № 35).
Командированному работнику возмещаются расходы (п. 4 Инструкции № 35):
– по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы по фактическим затратам на основании подлинных проездных документов;
– по найму жилого помещения (за исключением времени нахождения в пути) по фактическим затратам на основании подлинных подтверждающих документов (чеков с приложенными счетами). Без представления подлинных документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, командированному работнику с даты прибытия к месту служебной командировки и по дату выбытия из него возмещаются расходы в размере, установленном законодательством. При определении количества суток для оплаты расходов по найму жилого помещения время, составляющее менее половины суток, исключается, а равное половине суток и более принимается за полные сутки;
– за проживание вне места жительства (места пребывания) для покрытия дополнительных личных расходов – суточные в размерах, установленных законодательством. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются в тех же размерах, что и за время пребывания в месте служебной командировки.
В данной ситуации поскольку во время нахождения в служебной командировке работник проживал у себя дома, у него отсутствуют документы (счета, квитанции и др.), подтверждающие оплату расходов по найму жилого помещения. В соответствии с нормами Инструкции № 35 в случае, если согласно проездным билетам в оригинале работник находился в месте командирования в г. Речице более 12 ч, возможно возмещение расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов в размерах, устанавливаемых Минфином.
Таким образом, нанимателю следует на общих основаниях произвести командированному работнику возмещение расходов: по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы, по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов и суточных в соответствии с нормами Инструкции № 35 независимо от того, что место командирования работника совпало с местом его жительства (регистрации).
Ситуация 2. Возмещение расходов на приобретение постельных принадлежностей
Согласно приказу нанимателя работник организации направлен в служебную командировку в пределах Республики Беларусь на железнодорожном транспорте.
При возмещении командированному работнику расходов по приобретению постельных принадлежностей в железнодорожном транспорте (далее – расходы) имеет ли значение, в какое время суток совершен проезд в место командирования или обратно? Например, следует ли возмещать работнику указанные расходы, произведенные им дополнительно к стоимости железнодорожного билета (об этом свидетельствует отметка проводника железнодорожного состава на проездном документе), если:
а) отправление поезда в 13:00 – прибытие к месту назначения в 17:00;
б) отправление поезда в 17:00 – прибытие к месту назначения в 21:30?
Командированному работнику возмещаются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы по фактическим затратам на основании подлинных проездных документов, включая расходы на оплату услуг по оформлению проездных документов (бронирование и предварительная продажа билетов, комиссионные сборы), расходы за пользование постельными принадлежностями при наличии подтверждения их оплаты. Подлежит возмещению стоимость набора питания, включенная в цену проездного документа (подп. 4.1 п. 4 Инструкции № 35).
По мнению автора, в данном случае при направлении работника организации в служебную командировку в пределах Республики Беларусь на железнодорожном транспорте наниматель вправе возместить ему расходы по оплате постельных принадлежностей, произведенные дополнительно к стоимости билета, при обязательном наличии соответствующей отметки на проездном документе, учитывая, что работник находился в пути 4 и более часов (с 13:00 до 17:00; с 17:00 до 21:30). При этом время суток при возмещении расходов за постельные принадлежности значения не имеет.
Ситуация 3. Временная нетрудоспособность во время командировки.
В организации (г. Бобруйск) водитель был направлен в служебную командировку в г. Минск с 17 по 18 июня 2013 г. на автотранспорте нанимателя с целью поставки материалов. Задание по командировке он полностью не выполнил в связи с наступлением временной нетрудоспособности (диагноз – инфаркт).
В результате наступления временной нетрудоспособности в месте командирования водитель был госпитализирован и находится на стационарном лечении в г. Минске с 17 июня 2013 г. по настоящее время (что подтверждается листком временной нетрудоспособности).
Необходимо ли нанимателю возмещать командированному водителю суточные за время его нахождения на стационарном лечении в г. Минске?
В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общих основаниях следует возмещать расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда он находится на стационарном лечении) и выплачивать суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного задания или вернуться к месту жительства (месту пребывания) (но не свыше 40 календарных дней). В случае стационарного лечения в организациях здравоохранения командированному работнику возмещаются суточные и расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы.
Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянной работы должны быть удостоверены в установленном порядке.
Таким образом, в приведенной ситуации за все дни нахождения водителя на стационарном лечении вне места жительства ему возмещаются суточные по нормам, установленным законодательством для оплаты служебных командировок в пределах Республики Беларусь.
Ситуация 4. Определяем срок командировки
В организации работники зачастую направляются на объект, расположенный на расстоянии 250 км. Поездка занимает 3 ч в одну сторону. Как правило, работник выезжает в 5:00 и возвращается в 20:00 того же дня (рабочее время в организации с 8:00 до 17:00). Поездки на объект осуществляются 5 раз в месяц.
Какой должен быть срок служебной командировки в пределах Республики Беларусь, если расстояние до объекта составляет 250 км? Влияет ли расстояние до объекта на срок командировки в сутки?
Срок командировки зависит не только от расстояния, но и от вида транспорта, на котором работник добирается до места командирования; задания, которое он должен выполнить в месте командировки, и других факторов.
На работников, находящихся в служебной командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха, установленный по месту служебной командировки (ст. 92 Трудового кодекса РБ, далее – ТК). Срок фактического пребывания в служебной командировке определяется по отметкам на командировочном удостоверении о дне прибытия и выбытия из места пребывания (ст. 94 ТК).
Учитывая изложенное, срок фактического пребывания в служебной командировке определяется в днях, а не в часах.
Если вид транспорта, на котором работник добирается до места командирования в пределах Республики Беларусь, и задание по служебной командировке, которое он должен выполнить, позволяют ему в течение одного дня прибыть в место командирования на расстояние 250 км (3 ч в одну сторону) от места постоянной работы и вернуться назад, то такая поездка является однодневной служебной командировкой и регулируется нормами Инструкции № 35. При этом время окончания работы в день выбытия в служебную командировку определяется по договоренности с нанимателем.
Напомним, что выплату суточных сверх размеров, установленных законодательством, следует производить за счет прибыли, оставшейся после налогообложения.
Ситуация 5. Возмещать ли расходы на платную автостоянку в командировке?
Работник организации (г. Минск) направлен в служебную командировку в г. Брест на личном автотранспорте. В гостинице, в которой он остановился на ночь, имелась только платная автостоянка.
Вправе ли наниматель возместить работнику расходы по оплате автостоянки и за счет каких источников: затраты по производству и реализации продукции, товаров (работ, услуг), учитываемые при налогообложении, или прибыль, остающаяся после налогообложения?
Расходы по оплате автостоянки относятся к транспортным расходам и включаются в затраты по производству и реализации продукции, товаров (работ, услуг), учитываемые при налогообложении (далее – затраты).
Кроме того, работники, использующие свои транспортные средства для нужд нанимателя, имеют право на получение за их износ (амортизацию) компенсации, размер и порядок выплаты которой определяются по договоренности с нанимателем (ст. 106 ТК).
Таким образом, наниматель вправе возместить командированному на личном автотранспорте работнику организации в г. Брест расходы по оплате автостоянки как транспортные расходы, произведенные за время нахождения в служебной командировке, с включением в названные затраты, при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале (чеки, счета).
Ситуация 6. Возмещение расходов по найму жилья с учетом времени нахождения в месте командировки
Работник организации (г. Витебск) согласно приказу нанимателя был направлен в служебную командировку в г. Минск на 3 дня с 24 по 26 июня 2013 г.
Согласно представленным сопроводительным документам в оригинале (проездные билеты, отметки в командировочном удостоверении) работник 24 июня 2013 г. в 12:30 приехал к месту служебной командировки в г. Минск; 26 июня 2013 г. в 21:30 выехал из г. Минска к месту постоянной работы (г. Витебск).
Командирующей организацией ему не оплачивались расходы по найму жилого помещения (гостиницы) путем безналичного перечисления, жилое помещение за счет принимающей организации не предоставлялось. При этом по возвращении из командировки работник не представил в бухгалтерию организации документы, подтверждающие оплату расходов по найму жилого помещения (гостиницы).
Как в данной ситуации правильно производить командированному работнику возмещение расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов?
Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения установленной формы. Данный приказ (распоряжение) является основанием для выдачи аванса и возмещения предусмотренных законодательством расходов работнику, направленному в служебную командировку (п. 2 Инструкции № 35).
Командированному работнику следует возмещать расходы по найму жилого помещения (за исключением времени нахождения в пути) по фактическим затратам на основании подлинных подтверждающих документов (чеков с приложенными счетами, а в случае проживания у индивидуального предпринимателя – квитанций к приходному кассовому ордеру с приложеннымдоговором), но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания 2 и более) (подп. 4.2 п. 4 Инструкции № 35). Без представления подлинных документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, командированному работнику с даты прибытия к месту служебной командировки и по дату выбытия из него возмещают расходы в размере, установленном законодательством, кроме случаев, когда ему предоставляется жилое помещение за счет принимающей стороны либо когда эти расходы оплачивает направляющая сторона путем безналичного перечисления. При определении количества суток для оплаты расходов по найму жилого помещения время, составляющее менее половины суток, исключают, а равное половине суток и более принимают за полные сутки.
Таким образом, в приведенной ситуации возмещение расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов следует производить командированному работнику в размерах, устанавливаемых Минфином, только за 25 и 26 июня 2013 г., поскольку в эти дни он находился в месте командирования (г. Минске) более 12 ч: 25 июня 2013 г. с 0:00 до 24:00 и 26 июня 2013 г. с 0:00 до 21:30.
Что касается 24 июня 2013 г., учитывая, что командированный работник находился в месте командирования (г. Гомеле) в этот день менее 12 ч (с 12:30 до 24:00), возмещение расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов за этот день не производится.
Ситуация 7. Вправе ли наниматель возмещать работнику расходы по оплате услуг маршрутного такси?
В организации (г. Могилев) согласно приказу нанимателя работник был командирован в г. Гродно. По заданию нанимателя ему необходимо было посетить 4 организации, расположенные в г. Гродно, с целью проведения там ремонта холодильного оборудования.
В месте служебной командировки работник пользовался услугами маршрутного такси при поездке от одной организации к другой, о чем свидетельствуют приложенные к авансовому отчету чеки на проезд.
Вправе ли организация возместить работнику данные расходы?
При служебных командировках наниматель обязан выдать работнику аванс ивозместить командировочные расходы, в т.ч. помимо прочих: расходы по проезду кместу служебной командировки и обратно к месту постоянной работы и расходы за проживание вне места жительства (суточные) (ст. 95 ТК). Командированному работнику возмещают расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы по фактическим затратам на основании подлинных проездных документов (подп. 4.1 п. 4 Инструкции № 35).
Также подлежат возмещению расходы по проезду транспортом общего пользования регулярного сообщения (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту на основании подлинных проездных документов. Расходы по проезду в пределах места служебной командировки оплачиваются за счет суточных и дополнительному возмещению не подлежат.
Подпунктом 4.3 п. 4 Инструкции № 35 определено, что командированному работнику возмещают расходы за проживание вне места жительства (места пребывания) для покрытия дополнительных личных расходов (суточные в размерах, установленных законодательством).
Учитывая, что Инструкцией № 35 не предусмотрено возмещение командированному работнику транспортных расходов в пределах пункта командирования, расходы по проезду в маршрутном такси в месте командирования оплачиваются работником за счет суточных и возмещению не подлежат.
При этом наниматель может принять решение о возмещении работнику указанных расходов по проезду в маршрутном такси за счет прибыли, оставшейся после налогообложения, на основании подтверждающих документов в оригинале.
Ситуация 8. Использование выходных дней до начала командировки и после ее окончания
В организации (г. Мозырь) по приказу нанимателя работник направлен в служебную командировку в г. Минск с 24 по 28 июня 2013 г. При этом он использовал в месте командирования свои выходные дни до ее начала и после ее окончания. Фактически работник выехал из г. Мозыря в место командировки (г. Минск) 22 июня 2013 г. (суббота), а вернулся в место постоянной работы (г. Мозырь) 30 июня 2013 г.
Возмещаются ли в данном случае работнику расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к постоянному месту работы?
В случае использования командированным работником в личных целях государственных праздников, праздничных и выходных дней, установленных в соответствии с законодательством, в месте служебной командировки до начала или после ее окончания оплата проезда ему производится на общих основаниях, а суточные и расходы по найму жилого помещения за эти дни не возмещаются (п. 6 Инструкции № 35).
Таким образом, в приведенном случае возмещение расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно к постоянному месту работы следует производить на общих основаниях при представлении подтверждающих документов в оригинале.
