Расчеты с подотчетными лицами: исключите ошибки при документальном подтверждении расходов

Факт совершения хозяйственной операции должен быть подтвержден первичным учетным документом, имеющим юридическую силу, который составляет ответственный исполнитель совместно с другими участниками операции.

По договору воздушной перевозки пассажира перевозчик обязуется перевезти пассажира воздушного судна в пункт назначения с предоставлением ему места на воздушном судне, совершающем рейс, указанный в билете (ст. 95 Воздушного кодекса РБ).

Заключение договора перевозки пассажира должно быть удостоверено билетом и (или) иным документом, предусмотренным законодательством. Формы билета устанавливаются в порядке, предусмотренном транспортными уставами и кодексами, иными актами законодательства (п. 2 ст. 740 Гражданского кодекса РБ).

Электронный билет является документом, удостоверяющим договор перевозки пассажира и багажа, в котором информация о воздушной перевозке пассажира и багажа представлена в электронно-цифровой форме (подп. 2.2 п. 2 постановления Минтранса РБ от 28.06.2008 № 76 "Об утверждении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации" (далее – постановление № 76)).

При оформлении электронного билета на руки пассажиру по его требованию должна быть выдана маршрут-квитанция с вручением в бумажном виде всех обязательных для билета уведомлений и извещений (подп. 2.5 п. 2 постановления № 76).

Электронный билет – это метод документирования продажи перевозки и контроля перевозки, не требующий оформления бумажного документа, при котором все действия, связанные с перевозкой, вносятся в компьютерный файл записи документа и хранятся в нем (подп. 2.1 п. 2 постановления № 76).

Информация о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, обобщается на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (Инструкция по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденная постановлением Минфина РБ от 30.05.2003 № 89, действовавшая в 2011 г.).

В рассматриваемом случае при направлении работника в командировку организации не следовало было отражать задолженность работника в сумме стоимости авиабилетов, поскольку ему не выдавались ни денежные средства на приобретение билетов, ни сами билеты.

По возвращении из командировки работник должен отчитаться о произведенных расходах, при этом порядок и сроки представления отчета за полученные средства в иностранной валюте и (или) белорусских рублях, а также возврата неиспользованных сумм регламентируются законодательством РБ (п. 48 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115)).

На основании чека электронного терминала, распечатанной маршрут-квитанции (и (или) посадочного талона) и утвержденного авансового отчета организация должна была списать дебиторскую задолженность и признать стоимость проезда к месту командирования и обратно в составе расходов по видам деятельности (пп. 6, 8 Инструкции по бухгалтерскому учету "Расходы организации", утвержденной постановлением Минфина РБ от 26.12.2003 № 182, действовавшей в 2011 г.).

 

С 1 января 2012 г. методологические подходы к документальному оформлению перевозки пассажиров с использованием электронных билетов не претерпели изменений. Обобщение информации о расчетах с работниками по суммам, выданным под отчет в текущем году, как и ранее, осуществляется на счете 71. Аналитический учет по счету 71 должен вестись в разрезе подотчетных лиц по каждой сумме, выданной под отчет (п. 56 Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, ут-вержденной постановлением Минфина РБ от 29.06.2011 № 50, вступившей в силу с 1 января 2012 г. (далее – Инструкция № 50)).

В текущем году расходы организации по текущей деятельности включают в себя затраты, формирующие: себестоимость реализованной продукции, товаров, работ, услуг; управленческие расходы; расходы на реализацию, прочие расходы по текущей деятельности (п. 8 Инструкции по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утвержденной постановлением Минфина РБ от 30.09.2011 № 102).

 

Важно! С 13 апреля 2012 г. вступило в силу постановление Минфина РБ от 29.03.2012 № 18, которым утверждены форма расчета денежных средств на служебную командировку за границу (приложение 1) и форма отчета о затраченных на служебные командировки за границу денежных средствах, а также рациональном и обоснованном их расходовании (приложение 2).

 

С учетом рассмотренной ситуации алгоритм бухгалтерских записей будет иметь следующий вид (см. табл. 1).

 

 

В табл. 2 приведены исправительные записи, которые необходимо отразить после проверки.

 

 

 

Менеджер торговой организации в марте 2012 г. был направлен в командировку в г. Москву. Для оплаты его расходов в командировке ему была выдана корпоративная карточка. После возвращения из командировки работник представил в бухгалтерию в установленный срок авансовый отчет об израсходованной валюте в сумме 505 долл. США без представления карт-чека о снятии валюты. На основании представленной выписки банка по карт-счету фактическая сумма использованной валюты составила 530 долл. США, однако работником не произведен возврат неиспользованной суммы иностранной валюты в размере 25 долл. США.

 

Справочно: официальный курс доллара США, установленный Нацбанком, составлял на дату:

– зачисления валюты на карт-счет – 8 200 руб. за 1 долл.;

– снятия наличной валюты с карт-счета – 8 020 руб. за 1 долл.;

– представления авансового отчета – 8 130 руб. за 1 долл.

 

Если сумма наличной иностранной валюты, снятой посредством корпоративной карточки, была израсходована не полностью, работник обязан вернуть остаток путем внесения в кассу организации или осуществления банковского перевода на счет. Неиспользованная иностранная валюта, снятая с помощью корпоративной карточки, возвращается в сроки, предусмотренные для представления отчета об израсходованных суммах.

 

Использование корпоративной карточки – это совершение работником с ее помощью действий, в результате которых осуществляются безналичные расчеты и (или) выдача наличных денежных средств с отражением данных операций по карт-счету (подп. 2.22 п. 2 Инструкции о порядке совершения операций с банковскими пластиковыми карточками, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 30.04.2004 № 74 (далее – Инструкция № 74)).

Подтверждением проведения операций с использованием корпоративной карточки служат карт-чеки, которые должны содержать установленные реквизиты (пп. 31, 32 Инструкции № 74). В свою очередь, выписка банка по карт-счету подтверждает совершение операций по нему (часть третья п. 30 Инструкции № 74).

Работники, получившие иностранную валюту под отчет посредством зачисления на карт-счет и расходовавшие ее с использованием корпоративных карточек, обязаны предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах иностранной валюты, а также карт-чеки и иные документы, подтверждающие целевой характер ее расходования (часть первая п. 26 Инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержден-ной постановлением Правления Нацбанка РБ от 28.06.2004 № 98 (далее – Инструкция № 98)).

Работники, использующие в командировке корпоративную карточку, составляют отчет об израсходованных суммах в валюте произведенных операций.

Если валюта, указанная в карт-чеках, не соответствует валюте карт-счета, для окончательного расчета между нанимателем и работником используется обменный курс, примененный банком при отражении операций, совершенных по карт-счету. При отсутствии информации о курсе на дату составления отчета об израсходованных суммах для окончательного расчета между нанимателем и работником используется официальный курс белорусского рубля по отношению к соответствующим иностранным валютам, уста-новленный Нацбанком на дату отчета (п. 28 Инструкции № 98).

В табл. 3 отражена зависимость сроков представления отчета об израсходованных суммах от целей использования корпоративной карточки.

 

 

Важно! Аналогичные требования к использованию денежных средств в белорусских рублях подотчетными лицами посредством корпоративной карточки закреплены в п. 37 Инструкции "О порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь", утвержденной постановлением Нацбанка РБ от 29.03.2011 № 107.

 

С учетом приведенной ситуации в бухгалтерском учете следовало произвести следующие записи (см. табл. 4).