Накладные на отгрузку товара: правила составления и последствия нарушений

Запрос «как исправить ошибку в накладной» – один из самых популярных в поисковиках. Ошибаются директора, менеджеры, а иногда и сами бухгалтеры. Мы собрали ключевые правила работы с накладными в памятку. Пользуйтесь сами, делитесь с коллегами и контрагентами.

• Какой накладной оформлять отгрузку товаров
  • Товарно-транспортная накладная – для интернет-магазинов и доставки на автомобиле
  • Товарная накладная – для международных перевозок и доставки без автотранспорта
• В каких случаях накладные можно не составлять
• Правила работы с накладными
  • Формат документов
  • Сроки составления
  • Количество экземпляров
  • Контроль безопасности
• Нарушения в работе с накладными и их последствия

Какой накладной оформлять отгрузку товаров

Товарные накладные (ТН) и товарно-транспортные накладные (ТТН) – это первичные учетные документы для движения товаров, материалов и других ТМЦ. Их используют для операций по реализации товаров между юридическими лицами. Каждому случаю соответствует свой тип накладной.

Товарно-транспортная накладная – для интернет-магазинов и доставки на автомобиле

ТТН составляют организации и ИП, чтобы подтвердить отпуск и приемку ТМЦ, когда их перемещение осуществляли на автомобиле. Формируйте ТТН-1 в следующих случаях:

• вы доставляете товар покупателям с использованием автомобиля или покупатель самостоятельно забирает товар с использованием автомобиля;
• вы заключили договор автомобильной перевозки груза по территории Республики, в т.ч. для доставки товаров из интернет-магазина покупателям;
• вы перевозите грузы по территории Республики для собственных нужд. Сюда относятся доставка товаров из других организаций для собственных нужд, внутреннее перемещение товаров при выезде на дороги.

ТТН служит основанием для расчетов с перевозчиками за оказанные транспортные услуги. С ее помощью осуществляется учет выполненной транспортной работы.

Товарная накладная – для международных перевозок и доставки без автотранспорта

ТН составляют организации и ИП, чтобы документально подтвердить отпуск и приемку ТМЦ, когда их перемещали без участия автомобиля (нарочнό, почтой или железнодорожным, воздушным и водным транспортом) или необходимо оформить отгрузку на экспорт. ТН-2 надо оформить в следующих случаях:

• вы отгружаете товар покупателям со своего склада без участия автомобиля;
• вы отправляете груз  за территорию Беларуси в формате международных автоперевозок;
• вы перемещаете грузы без использования автомобильного транспорта, в т.ч. осуществляете доставку товаров организациям или из организаций, доставку товаров покупателям интернет-магазинов, внутреннее перемещение товаров по землям общего пользования;
• вы грузоотправитель и доставляете товар со склада логистической компании.

Если вы доставляете товары из интернет-магазина нескольким покупателям, которые находятся в одном населенном пункте, то можете оформить ТТН-1 или ТН-2 в единственном экземпляре. Она будет включать весь товар, который отправлен на одной машине. В таком случае в строке «Пункт разгрузки» укажите только адрес населенного пункта, без конкретных адресов заказчиков.

В каких случаях накладные можно не составлять

Накладные можно не заполнять или заменять другими первичными документами в следующих ситуациях:

• продажа товаров физлицам через объекты розничной торговли;
• безвозмездная передача товара физлицам или движение товара по договорам безвозмездного пользования (ссуды);
• продажа или безвозмездная передача недвижимости другим организациям, а также ее передача по договору аренды, лизинга, безвозмездного пользования, залога или доверительного управления;
• возврат организациям-заказчикам товаров, которые были ранее получены от них для проведения испытаний, исследований, анализов и т.п. Исключение – внутриреспубликанские автомобильные перевозки;
• внутреннее перемещение грузов без выезда на автодороги или выхода на земли общего пользования (например, перемещение в пределах строительной площадки или торгового центра).

В этих случаях накладная не нужна, но ее составление не будет ошибкой. Вы можете воспользоваться утвержденными формами накладных или использовать собственную форму первичного документа, которая закреплена в вашей учетной политике.

Ошибки могут появиться и во время подготовки накладных, и когда вы вводите их в систему. Чтобы меньше ошибаться и быстрее принимать документы к учету, воспользуйтесь сервисом для распознавания сканов первички. Он создан специально для работы с белорусскими ТН и ТТН: автоматически распознает сканы и вносит данные в 1С. Вам остается только проверить, все ли верно. 

Протестировать бесплатно 

Правила работы с накладными

Компании и предприниматели, которые составляют и подписывают накладные, должны контролировать правильность оформления документов, своевременность подготовки и достоверность информации в них (п. 9 ст. 10 Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» от 12.07.2013 № 57-З).

Формы товарных и товарно-транспортных накладных установлены законодательно. Дополнительно утверждена инструкция по их заполнению, которую требуется четко соблюдать (постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 30.06.2016 № 58( далее – постановление № 58).

Формат документов

ТН и ТТН можно составлять в бумажном и в электронном виде. Электронные и бумажные накладные идентичны по содержанию и имеют одинаковую юридическую силу. При этом бумажный документ не считается копией электронного документа.

Помните, что электронные первичные документы должны соответствовать требованиям закона об электронном документообороте и электронной цифровой подписи. Среди них следующие правила (Закона Республики Беларусь «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»  от 28.12.2009 № 113-3):

• документ имеет форму, которая доступна и понятна человеку;
• документ создается, обрабатывается, хранится и передается с помощью технических и программных средств;
• документ состоит из общей и особенной части, т.е. основного содержания и электронных подписей.

Вы можете комбинировать заполнение бумажной накладной с помощью технических средств и от руки. Это удобно, если документ уже надо сформировать, но вы не знаете номер машины, которая повезет товар, или точную дату отгрузки. В таком случае накладную можно распечатать и дозаполнить позже от руки.

Сроки составления

ТН и ТТН должны быть составлены при совершении хозяйственной операции. Это значит, что отгрузку товара нужно оформлять накладной, которая выписана в тот же день: дата накладной должна совпадать с датой начала отгрузки.

День оформления накладной может отличаться от дня окончания погрузки товара. Такое бывает, если погрузка затягивается на несколько дней. Информацию о дне отбытия машины с грузом нужно указать во втором разделе ТТН – «Погрузочно-разгрузочные операции». В гр. 15 и 16 этого раздела укажите дату и время прибытия автомобиля под загрузку, а также дату и время убытия после ее окончания.

Продавец не имеет права отгружать товары по накладной, которая составлена заранее, за несколько дней до отгрузки.

Количество экземпляров

Первичные документы нужно составлять в двустороннем порядке. Но есть ситуации, когда каждая сторона готовит и подписывает свой первичный документ, а контрагент его не подписывает (постановление   № 58).

Грузоотправитель оформляет ТН-2 в двух экземплярах и передает покупателю товара в момент отгрузки. Покупатель ставит подпись, расшифровку и свою должность в графе «Товар к доставке принял». Первый экземпляр покупатель оставляет себе, а второй возвращает поставщику товара.

ТТН-1 оформляют в четырех экземплярах: 

1. грузоотправитель составляет ТТН в 4 экземплярах;
2. грузоперевозчик ставит на всех 4 экземплярах подпись в графе «Товар к доставке принял»;
3. У грузоотправителя (продавца) остается 2-й экземпляр;
4. перевозчик забирает 1-, 3- и 4-й экземпляры, они сопровождают груз;
5. при доставке груза на 1-, 3- и 4-м экземплярах грузополучатель в графе «Принял грузополучатель» ставит подпись с расшифровкой и указанием должности;
6. грузополучатель (покупатель) оставляет у себя 1-й экземпляр;
7. у перевозчика остаются 3-й и 4-й экземпляры;
8. грузоперевозчик отдает грузоотправителю 3-й экземпляр с актом выполненных работ на осуществление транспортных услуг;
9. для грузоотправителя подтверждением того, что покупатель получил товар, является наличие 1-го и 3-го экземпляров со всеми указанными выше отметками.

Контроль безопасности

Бланки ТТН-1 и ТН-2 относятся к бланкам документов с определенной степенью защиты. Их бумажные версии можно составлять только на специальных бланках, информация о которых заносится в электронный банк данных (ЭБД).

Вы можете узнать, кто и когда купил бланк, а также проверить, действителен ли он, по адресу http://blank.bisc.by. Для этого введите код, номер и серию бланка. Нужно проверить:

• соответствие наименования грузоотправителя и его УНП в накладной информации о покупателе бланков;
• бланк был продан не позже, чем датирован экземпляр составленной накладной;
• отсутствие информации об аннулировании бланка или признания его недействительным на дату составления накладной.

Электронные накладные тоже нужно проверять. Документы должны быть переданы через аттестованных EDI-провайдеров, содержать все обязательные реквизиты накладных и быть подписаны электронной цифровой подписью.

Нарушения в работе с накладными и их последствия

В накладных должны быть заполнены все обязательные сведения, которые позволяют отнести их к первичным документам:

• данные участников хозяйственной операции;
• содержание и основание хозяйственной операции;
• оценка операции в натуральных и стоимостных или только стоимостных показателях;
• должности, инициалы и подписи лиц, ответственных за совершение хозоперации и ее оформление.

Дополнительные реквизиты в накладных определены инструкцией по их заполнению (постановление № 58).

Если документ оформлен не по требованиям законодательства, то его нельзя признать первичным учетным документом. Это значит, что организация не имеет права отражать в бухгалтерском или налоговом учете соответствующую операцию. 

Неправильное оформление или отсутствие первичного документа приводит к следующим рискам:

1. исключение стоимости купленных или проданных товарно-материальных ценностей из налоговой базы по налогу на прибыль – доначисление налога и пени;
2. неправомерное использование вычета по НДС – доначисление налога, пени и административная ответственность за налоговое правонарушение;
3. искажение данных статистической отчетности – штрафы на организацию и должностных лиц;
4. использование некорректных и недостоверных данных во внутреннем учете – усложнение разбирательств с сотрудниками, контрагентами, контролирующими органами.

Раньше за недостоверные данные в накладных или неправильное оформление была предусмотрена прямая административная ответственность по ст. 23.17 Кодекса Республики Беларусь об административных  правонарушениях, сейчас это положение исключили из кодекса.

АО «ПФ «СКБ Контур», ИНН 6663003127