Выявлена недостача при инвентаризации: что следует учитывать. 

Как отразить в учете недостачу товаров

Выявив недостачу |*| товаров при инвентаризации и заполняя сличительную ведомость (приложение 21 к Инструкции № 180*), необходимо учесть некоторые особенности отражения товаров в торговых объектах розничной торговли:
__________________________
^* Инструкция по инвентаризации активов и обязательств, утвержденная постановлением Минфина Республики Беларусь от 30.11.2007 № 180 (далее – Инструкция № 180).

* Рекомендации о том, что необходимо учитывать при списании товарных потерь, доступны для подписчиков электронного "ГБ"

– при ведении суммового учета товаров в торговых объектах розничной торговли сумму остатков товаров по данным бухгалтерского учета указывают в инвентаризационной описи только по итоговой строке. Следовательно, только по итоговой сумме выводят недостачу или излишек товаров;

– при ведении количественно-суммового учета товаров результаты инвентаризации рассчитывают по каждой позиции, указанной в инвентаризационной описи. Если установлена пересортица по одному и тому же наименованию товаров, то по решению руководителя организации может быть произведен взаимный зачет недостач и излишков. Информацию о зачете пересортицы указывают в гр. 15–19 сличительной ведомости установленной формы либо в иных графах формы, разработанной самостоятельно и утвержденной организацией.

После проведения зачета пересортицы в сличительной ведомости рассчитывают суммы окончательных излишков и недостач.

Недостачи товаров списывают в следующем порядке:

Шаг 1. Производят зачет по пересортице товаров (при наличии такой возможности).

Шаг 2. Списывают потери в пределах норм естественной убыли (при наличии законодательно установленных норм для недостающих товаров).

Шаг 3. При недостаче сверх норм естественной убыли определяют наличие либо отсутствие виновных лиц. В этом случае проводят списание недостачи за счет виновных лиц либо списывают на финансовые результаты (у коммерческой организации) или на увеличение расходов (у некоммерческой организации).

Справочно: порядок отражения сумм недостач и потерь в бухгалтерском учете закреплен в п. 73 Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 29.06.2011 № 50.

Недостачи товаров в пределах норм естественной убыли

Нормы естественной убыли и нормы потерь от боя, лома, порчи товаров при хранении и реализации товаров в торговых объектах розничной торговли являются предельными и применяются только в случаях выявления фактических недостач. Потери товаров, в отношении которых не установлены нормы, являются сверхнормативными (часть седьмая п. 73 Инструкции № 180).

Справочно: нормы естественной убыли и нормы потерь от боя, лома, порчи товаров при хранении и реализации товаров в торговых объектах розничной торговли утверждены приказом Минторга Республики Беларусь от 02.04.1997 № 42.

В налоговом учете потери от недостачи и (или) порчи при хранении товаров в пределах норм естественной убыли, установленных законодательством, подлежат отражению в составе материальных расходов организации, учитываемых при налогообложении прибыли. Затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг) определяют на основании документов бухгалтерского учета и отражают в том налоговом периоде, к которому они относятся (принцип начисления), независимо от времени (срока) оплаты (ст. 130 Налогового кодекса Республики Беларусь; далее – НК).

Недостачи товаров за счет виновных материально ответственных лиц

Работники несут материальную ответственность в полном размере ущерба, причиненного по их вине нанимателю, в случаях, когда:

– между работником и нанимателем в соответствии со ст. 405 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК) заключен письменный договор о принятии на себя работником полной материальной ответственности за необеспечение сохранности товаров, переданных ему для хранения или для других целей;

– товары были получены работником под отчет по разовой доверенности или по другим разовым документам;

– ущерб причинен преступлением. Освобождение работника от уголовной ответственности по нереабилитирующим основаниям не освобождает его от материальной ответственности;

– ущерб причинен работником, находившимся в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения;

– ущерб (с учетом неполученных доходов) причинен не при исполнении трудовых обязанностей.

При возмещении ущерба, причиненного по вине работника нанимателю, удержания из заработной платы производят в размере, не превышающем его среднемесячного заработка (п. 3 ст. 107 ТК).

Важно! Распоряжение нанимателя должно быть сделано не позднее 2 недель со дня обнаружения причиненного работником ущерба (с уведомлением работника под расписку) и обращено к исполнению не ранее 7 дней со дня сообщения об этом работнику. Если наниматель нарушил данные сроки, то у организации останется только 1 способ взыскать ущерб с виновника – подать иск в суд.

Законодательством установлены ограничения по размеру удержаний из заработной платы работников. Так, при каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний не может превышать 20 %, а в случаях, предусмотренных законодательством, – 50 % заработной платы, причитающейся к выплате работнику (ст. 108 ТК).

При исчислении налога на прибыль поступления в счет возмещения вреда в натуре, убытков, в т.ч. упущенной выгоды, не связанных с нарушением договорных обязательств, в размерах, превышающих размеры вреда в натуре, убытков, в т.ч. упущенной выгоды, следует учитывать в составе внереализационных доходов (подп. 3.7 п. 3 ст. 128 НК).

Отражение недостачи, если виновные лица не установлены

Нередки случаи, когда лицо, виновное в недостаче и (или) порче товаров, не может быть установлено или судом отказано в возмещении с виновного лица, либо иные случаи, в качестве которых могут выступать чрезвычайные ситуации, например пожар на складе. В такой ситуации после проведения расследования причин возникновения пожара и подтверждения отсутствия виновных лиц сумму определившихся потерь организация списывает за счет соответствующих источников. В документах, представляемых для оформления списания недостач и (или) порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц.

В налоговом учете суммы недостач, потерь и порчи товаров, в т.ч. произошедших сверх норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном законодательством, если их виновники не установлены или суд отказал во взыскании с них, отражают в составе внереализационных расходов, учитываемых при налогообложении прибыли (подп. 3.14 п. 3 ст. 129 НК). Такие расходы отражают в том отчетном периоде, к которому относятся документы, подтверждающие, что виновники не были установлены или суд отказал во взыскании с них.

Рассмотрим на условных примерах операции по списанию недостач товаров.

Пример 1. Списание недостачи на результаты хозяйственной деятельности

В оптовой организации произошла кража товаров. По данным бухгалтерского учета, учетная стоимость похищенных товаров составила 8 333 000 руб.

Правоохранительными органами было возбуждено уголовное дело по факту хищения и проведено расследование, не давшее положительных результатов: товар не найден, а лица, его укравшие, не установлены. Организацией был получен официальный ответ от следственных органов о прекращении уголовного дела.

В табл. 1 представлены записи, которые должны быть сделаны в учете.

Пример 2. Списание недостачи товаров за счет виновного лица

По результатам инвентаризации товаров в розничной сети выявлена недостача товаров на общую сумму по розничным ценам 1 272 000 руб. (цена приобретения 840 000 руб., НДС в цене (20 %) – 212 000 руб., торговая надбавка – 220 000 руб.). На основании распоряжения руководителя стоимость недостачи товаров по розничным ценам подлежит взысканию с виновных материально ответственных лиц путем внесения ими наличных денежных средств в кассу магазина.

Согласно учетной политике торговой организации учет товаров ведется в количественно-стоимостном измерении по продажным ценам.

Приведем записи, которые должны быть сделаны в бухгалтерском учете (см. табл. 2).

Пример 3. Определение размера недостачи с учетом пересортицы

По результатам инвентаризации товаров на складе оптовой организации выявлено:

– недостача товара А в количестве 5 шт. по учетной цене 1 300 000 руб. за 1 шт.;

– излишек товара В в количестве 7 шт. по учетной цене 1 250 000 руб. за 1 шт.;

– излишек товара С в количестве 5 шт. по учетной цене 1 100 000 руб. за 1 шт.

По данным видам товаров отсутствуют нормы естественной убыли.

Учет товаров ведется в количественностоимостном измерении по покупным (учетным) ценам.

В сличительной ведомости по данным позициям было отражено:

Исходя из объяснений материально ответственного лица, при отпуске товаров покупателю им вместо товара С по цене 1 100 000 руб. за 1 шт. был реализован товар А по цене 1 300 000 руб. за 1 шт.

По предложению инвентаризационной комиссии руководителем организации было принято решение о проведении взаимного зачета недостач излишками в количестве 5 шт. (товар А и товар С) и об оприходовании оказавшегося в излишке товара В в количестве 7 шт. Товары по стр. 1 и 3 сличительной ведомости засчитывают между собой, так как суммарное количество недостающих товаров равно количеству излишних.

При зачете пересортицы необходимо исходить из минимальной цены. После проведенного взаимного зачета по стр. 1 и 3 сличительной ведомости недостачи и (или) излишка в количественном выражении не будет, однако по стр. 1 возникает суммовая разница в размере 1 000 000 руб.

Приведем в табл. 3 отражение результатов инвентаризации товаров с учетом пересортицы на счетах бухгалтерского учета (при условии, что с материально ответственным лицом заключен договор о полной индивидуальной ответственности).