5 (116). Работник белорусской организации направлен в зарубежную командировку. В подтверждение расходов по найму жилья он представил никем не заверенную копию квитанции, выданную гостиницей.
В данной ситуации возникли следующие вопросы.
5.1. Соответствует ли законодательству возмещение расходов по найму жилья на основании такого документа?
Не соответствует.
Возмещение расходов по найму жилья на основании не подлинника, а ксерокопии документа об осуществлении таких расходов не соответствует законодательству.
Это следует из норм, изложенных в инструкциях:
– о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115);
– о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2013 № 185 (далее – Инструкция № 185).
Так, возмещение расходов по найму жилого помещения осуществляется в размерах предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки, установленных законодательством Республики Беларусь, при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале (п. 14 Инструкции № 115).
При этом Инструкцией № 115 не определены форма и перечень документов, подтверждающих произведенные работником расходы по найму жилого помещения, которые должны быть представлены к оплате, в т.ч. обязательность наличия кассового чека.
Работник обязан не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, представить в бухгалтерскую службу юридического лица отчет об израсходованных суммах иностранной валюты с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, и возвратить неизрасходованную иностранную валюту.
К отчету об израсходованных суммах иностранной валюты прилагаются следующие подтверждающие документы:
– проездной документ (билет);
– кассовый чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем), подтверждающий оплату в наличной иностранной валюте;
– чеки КСА или специальной компьютерной системы, полученные в обменном пункте (кассе банка) и свидетельствующие о покупке соответствующей суммы иностранной валюты;
– кассовый чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем) и карт-чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем) в случае оплаты расходов, произведенных в служебной командировке за границей с использованием банковских платежных карточек посредством кассового оборудования. При отсутствии карт-чека прилагается выписка по счету клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка (в случае использования личной дебетовой карточки выписка, подтвержденная банком);
– карт-чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем) в случае оплаты расходов, произведенных в служебной командировке за границу, с использованием устройств программно-технической инфраструктуры и систем дистанционного банковского обслуживания (банкомат, инфокиоск, интернет-банкинг, мобильный банкинг, SMS-банкинг, ТВ-банкинг) либо выписка по счету клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка (в случае использования личной дебетовой карточки выписка, подтвержденная банком);
– договор страхования, в т.ч. страховой полис (свидетельство, сертификат) либо иной документ, подтверждающий заключение договора страхования;
– другие документы, подтверждающие расходы в соответствии с законодательством (п. 28 Инструкции № 185).
Отчет об израсходованных суммах иностранной, а также документы, подтверждающие расходы, произведенные в служебной командировке за границу, работник представляет в бухгалтерскую службу лично (документы могут также досылаться в виде регистрируемого почтового отправления) (п. 30 Инструкции № 185).
Таким образом, если работник вообще не представил подлинных документов, подтверждающих расходы по найму жилья, компенсация ему по общему правилу не осуществляется и он должен возместить организации полученный ранее аванс в соответствующей части.
5.2. Будет ли соответствовать законодательству возмещение расходов по найму жилья, если работник представит подлинную квитанцию с подписью и штампом гостиницы, но без кассового чека?
Будет.
Требования законодательства не будут нарушены, если командированный работник представит подлинную квитанцию |*| отеля без кассового чека.
* Информация о том, как избежать ошибок в расчетах командировочных расходов по зарубежной командировке, доступна всем на портале GB.BY
