Не забудьте договориться о составлении актов с контрагентом
Акт выполненных работ или оказанных услуг (далее – акт) – необходимый документ, если сотрудничество между двумя организациями или организацией и работником осуществляется на основании договора подряда или возмездного оказания услуг. Это двусторонний документ, подтверждающий факт выполнения определенных обязательств, которые оговорены в договоре между сторонами. Он является основанием для оплаты выполненной услуги. Название (это может быть акт приема-передачи услуг, акт приемки результата оказанных услуг и пр.) оговаривается еще на стадии подписания договора. Проследите, чтобы выбранная формулировка была одинаковой во всех документах.
Как правильно составить акт и что именно там должно быть прописано?
Унифицированной формы акта, составляемого в отношении выполненных работ (услуг), нет |*|. Исключение – строительно-монтажные работы, для которых разработаны формы первичных учетных документов (постановление Минстройархитектуры Республики Беларусь от 29.04.2011 № 13 «Об установлении форм первичных учетных документов в строительстве»).
* Информация о том, существуют ли в настоящее время обязательные формы первичных учетных документов
Форму акта можно разработать самостоятельно, соблюдая требование к наличию необходимого перечня реквизитов (п. 2 ст. 10 Закона Республики Беларусь от 12.04.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»; далее – Закон).
Мнение эксперта
В учетной политике организации (в качестве приложений) следует отразить документы, разработанные собственной бухгалтерией, в т.ч. образец акта.
Самостоятельно разрабатываемый акт должен содержать:
– наименование;
– дату составления.
Дата, указанная на акте при его подписании, показывает, к какому отчетному периоду следует отнести в бухгалтерском учете выполненные работы или услуги. Несвоевременное отнесение затрат, указанных в акте, ведет к искажению состава затрат, и, как следствие, к занижению или завышению налога на прибыль этого периода. Нельзя забывать и о том, что расходы для уменьшения налога на прибыль должны быть экономически целесообразными, т.е. связанными с деятельностью данного предприятия;
– наименование организаций, от имени которых составлен документ. Эти данные должны соответствовать данным, указанным в договоре и учредительных документах;
– содержание факта хозяйственной операции.
Закон не конкретизирует, насколько детально должны быть описаны выполненные работы или оказанные услуги, но советуем в акте подробно их описывать, чтобы избежать возможных разногласий с заказчиками;
– величину натурального или денежного измерения факта хозяйственной операции с указанием единиц измерения. Как правило, это денежная сумма, в которую оцениваются оказанные услуги или выполненные работы. Общая стоимость должна указываться с учетом НДС;
– наименование должности лица, совершившего сделку или операцию и ответственного за правильность ее оформления;
– подпись этого лица: подписать акт рекомендуем с расшифровкой подписи и указанием персональных данных, необходимых для идентификации. Если речь идет о работниках предприятия, то достаточно упоминания их должностей и наименования организации, которую они представляют; если говорить о физических лицах, то требуется указание их паспортных данных.
Акт составляется всегда в 2 экземплярах: один – для организации, которая выполнила и передает работу или услугу, а второй – для того, кто принимает результат. Не допускается копирование документа. Акт должен быть подлинным. На нем должны содержаться все необходимые реквизиты и данные. В противном случае документ может быть признан недействительным |*|.
* Информация о заполнении первичных учетных документов (детали и особенности)
Помимо основных реквизитов советуем внести в акт и дополнительные:
– основание для составления акта. В данном случае это реквизиты договора, на основании которого вами были выполнены работы или оказаны услуги. Указание в акте реквизитов договора подтвердит реальность выполненных действий, а в случае каких-либо претензий со стороны проверяющих органов – что сделка на самом деле имела место;
– сведения о сроках и объемах выполненных действий. Они пригодятся, если заказчик впоследствии захочет предъявить претензии о неполном или несвоевременном выполнении задания. Если выполнено несколько видов работ, предусмотренных договором, то объем указывается отдельно по каждому виду работ в одном акте или же составляется несколько актов, по одному на каждый вид работ;
– сроки оплаты выполненных работ. Это поможет сориентироваться, когда ждать списания (поступления) денежных средств, и соответственно вовремя отразить их в учете;
– дату фактического принятия работ. Дату необходимо указать для того, чтобы определиться с датой начала гарантийного срока на выполненные работы.
Если заказчик не согласен с выполненными работами или оказанными услугами, то он вправе отказаться от подписания акта приема-передачи. В таком случае исполнителю дается время на устранение недостатков, после чего составляется новый акт.
