Если в организации имеет место служебная загранкомандировка, то бухгалтеру необходимо обратить внимание на 2 основных нормативных документа: Инструкцию о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденную постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115), и Инструкцию № 185 с учетом изменений от 23.02.2015 № 94 |*|.
* Комментарий, подготовленный официальным лицом Нацбанка и касающийся порядка ведения кассовых операций с учетом последних изменений, доступен для подписчиков электронного "ГБ"
Как определить сумму аванса, предназначенного для выдачи в подотчет на командировочные расходы, и как рассчитать сумму авансового отчета к утверждению руководителем, рассмотрим на практической ситуации.
Ситуация. Аванс выдаем в иностранной валюте, отличной от иностранной валюты страны командирования и установленных норм на командировочные расходы
Приказом нанимателя заместитель директора направлен в служебную командировку в г. Варшаву (Польша) сроком на 4 дня с 17 марта 2015 г. Билеты для поездки (туда и обратно) приобретены организацией в безналичном порядке. Аванс на командировочные расходы выдан из кассы организации в евро. Расходы в командировке произведены в злотых. Нормы командировочных расходов установлены в долларах США.
Данные для расчета
Командированному работнику выданы приобретенные ранее билеты для поездки на автобусе по маршруту Минск – Варшава и Варшава – Минск. Стоимость одного билета (без НДС) составляет 450 000 руб. При поездке в командировку в Польшу установлены следующие нормы: расходы по найму жилья – до 150 долл. США, суточные – 50 долл. США. Аванс на командировочные расходы выдан работнику 16 марта 2015 г. в сумме 610 евро. 23 марта 2015 г. работник представил авансовый отчет с приложенными документами: отчет о выполнении задания по командировке; проездные документы на проезд в автобусе туда и обратно на сумму 900 000 руб. (без НДС); счет на проживание в гостинице за 3 суток в сумме 627 злотых. Чеки о совершении валютно-обменных операций не представлены.
Курсы иностранных валют, установленные Нацбанком Республики Беларусь, следующие:
– на 16 марта 2015 г. – 15 950 руб. за 1 евро; 15 060 руб. за 1 долл. США;
– на 23 марта 2015 г. – 15 780 руб. за 1 евро; 3 830,22 руб. за 1 польский злотый.
Шаг 1. Рассчитываем сумму аванса на командировочные расходы
С учетом информации, указанной в приказе о командировке работника за границу, и задания на командировку определим срок командировки, по которому произведем расчет суммы аванса. Срок командировки – 4 суток.
Сумму аванса, подлежащую выдаче командированному работнику на возмещение расходов, рассчитываем исходя из норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу, установленных законодательством Республики Беларусь, и с учетом расходов, предусмотренных Инструкцией № 115 (п. 9 Инструкции № 115).
Важно! Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс в иностранной валюте и (или) белорусских рублях до выезда в командировку (п. 8 Инструкции № 115).
Применяя нормы п. 33 Инструкции № 185, определим сумму аванса на командировочные расходы в евро:
– расходы на проживание вне места постоянного жительства – 200 долл. США (4 сут × 50 долл.);
– расходы по найму жилого помещения – 450 долл. (3 сут × 150 долл.).
Итого: 650 долл. США.
Далее пересчитаем сумму аванса, выраженного в долларах США, в евро. Для этого используем официальный курс белорусского рубля к доллару США и евро, установленный Нацбанком на дату выдачи аванса: 650 долл. × 15 060 руб. / 15 950 руб. = 613,73 евро.
С учетом кратности банкноты в евро работнику подлежит выдать 610 евро.
Оформим расчет аванса (в произвольной форме) в качестве приложения к приказу о командировке и представим в банк как обоснование цели покупки валюты или снятия с валютного счета.
Шаг 2. Выдаем работнику полученную в банке валюту на командировочные расходы. Одновременно выдаем билеты на проезд в г. Варшаву и обратно
Обратим внимание на срок представления работником авансового отчета. 15 рабочих дней – срок, предусмотренный п. 28 Инструкции № 185, для представления отчета об израсходованных суммах в период служебной командировки за границу для всех организаций (ранее – 3 рабочих дня). В рассматриваемой ситуации работник может представить авансовый отчет не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, т.е. не позднее 9 апреля 2015 г.
Шаг 3. Проверяем документы, приложенные к авансовому отчету
Работник приложил 2 билета на бумажном носителе и кассовый чек, подтверждающий оплату проживания в гостинице в сумме 627 польских злотых.
Шаг 4. Рассчитаем сумму авансового отчета к утверждению руководителем организации
Внимание! Отчет об израсходованных суммах иностранной валюты составляется в валюте произведенных операций. Суммы расходов, произведенных в служебной командировке за границу, следует пересчитывать в валюту выданного аванса. Исключением из данного правила являются суммы расходов по проживанию вне места жительства (суточные) (п. 30 Инструкции № 185).
Иными словами, суточные, выданные в евро, не пересчитываются в злотые.
Сумма наличной иностранной валюты, израсходованной за границей (в нашей ситуации – расходы на проживание в злотых), пересчитывается в иностранную валюту, в которой был получен аванс (в евро), с использованием официального курса белорусского рубля к соответствующим валютам, установленного Нацбанком на дату составления авансового отчета, поскольку отсутствует информация об использованном обменном курсе в Польше – стране командирования (п. 32 Инструкции № 185).
Важно! В авансовом отчете суточные указываются в иностранной валюте, в которой были выданы наличными по официальному курсу белорусского рубля, установленному Нацбанком на дату выдачи аванса, и не пересчитываются на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты (п. 30 Инструкции № 185).
Сумма авансового отчета составит:
1) расходы на проживание:
627 польских злотых × 3 830,22 руб. / 15 780 руб. = 152,19 евро;
152,19 евро × 15 780 руб. = 2 401 558 руб.;
2) суточные:
4 сут × 50 долл. × 15 060 руб. / 15 950 руб. = 188,84 евро;
188,84 евро × 15 950 руб. = 3 011 998 руб.;
3) расходы на проезд – 900 000 руб.
Расходы, понесенные в иностранной валюте, в пересчете в евро составили 341,03 евро.
Общая сумма расходов в белорусских рублях – 6 313 556 руб. (2 401 558 + 3 011 998 + 900 000).
Представим авансовый отчет на утверждение руководителю.
Шаг 5. Определяем сумму окончательного расчета с работником
Важно! Окончательный расчет между нанимателем и командированным работником проводится в иностранной валюте, в которой получен аванс, либо белорусских рублях по официальному курсу белорусского рубля, установленному Нацбанком к иностранной валюте, в которой получен аванс, на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты.
Так как работнику был выдан аванс в сумме 610 евро, а сумма, подтверждающая его расходы в евро, составила 341,03 евро, работник должен вернуть в кассу 268,97 евро. В организации принято решение о возврате 265 евро и 62 647,6 руб. (3,97 евро × 15 780 руб.), с учетом округления – 62 600 руб.
Шаг 6. Отражаем командировочные расходы в бухгалтерском учете
После утверждения авансового отчета руководителем отразим в бухгалтерском учете произведенные работником расходы по командировке. Основным затратным счетом по учету командировочных расходов в нашей ситуации является счет 26 "Общехозяйственные затраты". Если бы в организации имело место превышение установленных законодательством норм, то к счету 26 целесообразно было бы открыть 2 субсчета: 26-1 "Общехозяйственные затраты, учитываемые при налогообложении" и 26-2 "Общехозяйственные затраты, неучитываемые при налогообложении".
К счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" откроем 2 субсчета: 71-1 "Расчеты с подотчетными лицами в белорусских рублях" и 71-2 "Расчеты с подотчетными лицами в валюте".
В учете отражаем:
Д-т 10 – К-т 50 – 900 000 руб.
– приняты к учету купленные организацией билеты на проезд в командировку и обратно;
Д-т 50 – К-т 52 – 610 евро (9 729 500 руб. (610 евро × 15 950 руб.))
– на сумму валюты, поступившей в кассу;
Д-т 71-2 – К-т 50 – 610 евро (9 729 500 руб. (610 евро × 15 950 руб.))
– выдана валюта на командировочные расходы;
Д-т 71-1 – К-т 10 – 900 000 руб.
– на стоимость выданных проездных документов;
Д-т 26-1 – К-т 71-1 – 900 000 руб.
– списаны расходы командированного работника по проезду к месту командировки и обратно;
Д-т 26-1 – К-т 71-2 – 188,84 евро (3 011 998 руб. (188,84 евро × 15 950 руб.))
– списаны суточные за время командировки;
Д-т 26-1 – К-т 71-2 – 152,19 евро (2 401 558 руб. (152,19 евро × 15 780 руб.))
– на сумму расходов по проживанию в гостинице;
Д-т 91 – К-т 71-2 – 71 597 руб. ((610 евро – 188,84 евро) × (15 780 руб. – – 15 950 руб.))
– отражена курсовая разница по дооценке задолженности в расчетах с командированным работником;
Д-т 50 – К-т 71-2 – 265 евро (4 181 700 руб. (265 евро × 15 780 руб.))
– внесена в кассу неиспользованная сумма валюты;
Д-т 50 – К-т 71-2 – 62 600 руб. (3,97 евро × 15 780 руб.)
– внесены белорусские рубли в кассу;
Д-т 90 – К-т 71-2 – 47 руб. (62 646,6 руб. – 62 600 руб.)
– списаны округления по командировочным расходам.
