Какие вопросы "в жизни" организации можно решить, заключая договор использования личного автомобиля работника в служебных целях?
Своевременное заключение договора использования личного автомобиля работника в служебных целях позволяет организации решить следующие важные задачи:
– исключить расход средств на приобретение автомобиля. Приобретение дорогостоящего объекта основных средств не всегда оправданно или финансово возможно. Как выход из положения – заключение подобного договора на определенный срок;
– оптимизировать расходы по эксплуатации транспортного средства. Заблаговременно оговаривая сумму компенсации за использование автомобиля в служебных целях (она устанавливается по договоренности сторон), можно исключить иные непредвиденные расходы (ремонт, техобслуживание, парковка и др.);
– сократить расходы на налоги и платежи. С сумм компенсации за износ транспортных средств организация не производит отчисления в ФСЗН и Белгосстрах, а расходы на топливо уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.
Три условия, соблюдение которых дает право на заключение договора
Работники, использующие свои транспортные средства, оборудование, инструменты и приспособления для нужд нанимателя, имеют право на получение за их износ (амортизацию) компенсации. Ее размер и порядок выплаты определяются по договоренности с нанимателем (ст. 106 Трудового кодекса Республики Беларусь; далее – ТК). Такая договоренность оформляется договором. При оформлении данного договора одновременно должно быть соблюдено как минимум 3 условия:
1) работник – лицо, состоящее в трудовых отношениях с нанимателем на основании заключенного трудового договора (ст. 1 ТК), т.е. он работает по трудовому договору (контракту), регулируемому ТК, а не по иному договору, который регулируется Гражданским кодексом Республики Беларусь (далее – ГК). Он также может работать по совместительству, поскольку в таком случае тоже оформляется трудовой договор;
2) работник пользуется автомобилем на законных основаниях (является его собственником или имеет доверенность от владельца либо заключенный с ним гражданско-правовой договор);
3) работник использует этот автомобиль для выполнения своих трудовых обязанностей, т.е. он сам в рабочее время находится за рулем указанного автомобиля, а не передает его кому-то.
Наличие всех трех указанных факторов позволяет заключить договор. Как правило, договоренность об использовании личного автомобиля работника для целей нанимателя, а также о выплате ему компенсации оформляется отдельным договором об использовании личного автомобиля в служебных целях. Однако допускается вариант, при котором договоренность между нанимателем и работником может быть закреплена в трудовом договоре либо дополнительном соглашении к нему. Такой договор не поименован в нормативных правовых актах, а его типовая (примерная) форма тоже отсутствует.
Что должно быть обязательно прописано в договоре
В договоре должны быть определены как минимум следующие аспекты:
1) режим использования;
2) размер компенсации за использование автомобиля в служебных целях;
3) сроки и порядок выплаты компенсации за использование автомобиля в служебных целях;
4) распределение обязанностей по несению других расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля (заправка топливом, его страхование, техосмотр, текущий ремонт и пр.). Если распределения названных расходов между работником и нанимателем не предусмотрено, их несет сам работник |*|.
* Информация о том, что использование служебных легковых автомобилей должно быть оформлено путевым листом, доступна для подписчиков электронного "ГБ"
Важно! Следует различать договор безвозмездного пользования и договор использования личного автомобиля в служебных целях. Разница заключается в следующем: по договору безвозмездного пользования, равно как и по договору аренды, автомобиль передается организации и это отражается в бухгалтерском учете. Если гражданину, передавшему свой автомобиль организации, потребуется использовать его для личных целей, ему придется заплатить организации либо оформить полученную услугу как социальную льготу в неденежной форме. В течение срока действия договора автомобиль находится у организации.
Если же автомобиль используется в служебных целях, то у гражданина нет никаких ограничений по его использованию до работы или после ее выполнения, т.е. он продолжает пользоваться своим автомобилем на прежних условиях.
Почему для организации важны эти различия? Потому что затраты, связанные с ремонтом и содержанием автомобиля, используемого работником в служебных целях, ему не компенсируются. Возмещается только стоимость израсходованных горюче-смазочных материалов. Все остальное (компенсация за использование автомобиля, его ремонт и др.) – доход гражданина, подлежащий налогообложению в установленном порядке.
Устанавливаем режим использования автомобиля
Режим использования личного автомобиля зависит от того, какие функции выполняет работник, заключивший договор использования автомобиля в служебных целях, а также иных факторов. Возможны следующие подходы при определении режима использования:
1) общее время в течение рабочего дня;
2) лимит пробега в течение рабочего дня либо месяца;
3) иной критерий, позволяющий организации контролировать использование данного автомобиля в интересах нанимателя.
Пример 1. Режим использования автомобиля совпадает с рабочим днем водителя
Работник Степанов И.И. принят на работу водителем-экспедитором в торговую организацию "Праздничное". С ним одновременно заключен договор об использовании его автомобиля в служебных целях.
В данном случае рабочий день водителя-экспедитора Степанова И.И. совпадает с режимом использования личного автомобиля в служебных целях.
Пример 2. Рабочий день работника не совпадает с режимом использования автомобиля
Работник Иванов И.И. принят на работу менеджером по сервисному обслуживанию сложной бытовой техники с гарантийным сроком службы в торговую организацию "Праздничное". С ним заключен договор об использовании его автомобиля в служебных целях.
В данном случае рабочий день менеджера по сервисному обслуживанию Иванова И.И. не всегда совпадает с режимом использования личного автомобиля в служебных целях.
Пример 3. Использование личного автомобиля в командировке
Работница Степашина В.В. (бухгалтер торговой организации "Праздничное") направлена в служебную командировку по приказу руководителя для сверки расчетов с дебиторами сроком на 2 рабочих дня. По условиям служебного задания Степашина В.В. едет в служебную командировку на личном автомобиле.
В данном случае использование Степашиной В.В. личного автомобиля в служебных целях действует только на период служебной командировки.
К определению размера компенсации надо подходить взвешенно
Выбранный вариант режима использования автомобиля напрямую влияет на сумму компенсации за его использование. Конкретные размеры и порядок выплаты компенсации нормативными правовыми актами Республики Беларусь не установлены. Следовательно, они определяются работником по договоренности с нанимателем. При этом необходимо учитывать, что компенсация предназначена для возмещения работнику износа транспортного средства в связи с использованием последнего в служебных целях. Значит, при определении суммы компенсации надо учитывать стоимость автомобиля, его износ, а также интенсивность использования. В большинстве случаев компенсация устанавливается в твердых суммах (либо в базовых величинах, либо в определенном размере), например 2 млн. руб. за месяц. В этом случае имейте в виду, что если работник в течение месяца не работал и автомобиль им не использовался, то и начислять компенсацию не представляется возможным. Если же работник работал частично в отчетном периоде, то компенсацию надо рассчитывать пропорционально времени использования автомобиля.
Пример 4. Размер суммы компенсации напрямую зависит от срока его использования
Исходные данные примера 1.
Работник Степанов И.И. в отчетном месяце отработал 6 дней из 20 рабочих по графику для данного месяца, а остальные дни находился в трудовом отпуске. Сумма компенсации по договору использования личного автомобиля в служебных целях составляет 2 млн. руб. в месяц с выплатой работнику наличными денежными средствами из кассы организации в течение 3 рабочих дней после окончания отчетного месяца.
В данном случае сумма компенсации Степанову И.И. за отчетный месяц составит 600 000 руб. (2 000 000 / 20 × 6).
Пример 5. Размер компенсации зависит от пробега автомобиля
Исходные данные примера 2.
По условиям договора сумма компенсации Иванову И.И. за использование личного автомобиля в служебных целях предусмотрена по тарифу 1 000 руб. за 1 км пробега с выплатой работнику наличными денежными средствами из кассы организации в течение 3 рабочих дней после окончания отчетного месяца.
Фактический пробег автомобиля для хозяйственных нужд организации составил 1 850 км, что подтверждается соответствующими документами.
Сумма компенсации Иванову И.И. за данный месяц будет равна 1 850 000 руб. (1 000 × 1 850).
Пример 6. Размер компенсации зависит от объема выполненных работ
Исходные данные примера 2.
По условиям договора сумма компенсации Иванову И.И. за использование личного автомобиля в служебных целях предусматривалась по тарифу 1 000 руб. за 1 т/км выполненных работ (перевезенного груза) с выплатой работнику наличными денежными средствами из кассы организации в течение 3 рабочих дней после окончания отчетного месяца.
Фактический объем работы автомобиля для хозяйственных нужд организации составил 2 000 т/км, что подтверждается соответствующими документами.
Сумма компенсации Иванову И.И. за данный месяц будет равна 2 000 000 руб. (1 000 руб. × 2 000).
Пример 7. Размер компенсации за использование автомобиля в командировке
Исходные данные примера 3.
Работница Степашина В.В. по возвращении из служебной командировки по сверке расчетов с дебиторами представила в бухгалтерию авансовый отчет с приложением путевого листа, а также отчет о выполнении служебного задания. По условиям приказа на служебную командировку Степашиной В.В. предусматривалась компенсация в размере 400 000 руб. за использование ее автомобиля в служебных целях.
В данном случае сумма компенсации Степашиной В.В. за использование ее личного автомобиля в служебных целях составляет 400 000 руб.
Следует отметить, что на практике возникают ситуации, когда бухгалтер стоит перед вопросом: принимать ли к учету понесенные работником расходы по эксплуатации его личного автомобиля? Например, работник, используя автомобиль в служебных целях, вынужден был оплатить расходы по оплате парковки. С одной стороны, это вынужденные расходы в интересах организации, с другой – это использование личного автомобиля. Чтобы исключить подобную ситуацию, следует взвешенно подойти к определению суммы компенсации, что даст возможность самому работнику оплачивать подобные расходы.
Соблюдаем сроки и порядок выплаты компенсации
Порядок выплаты компенсации может увязываться со сроками выплаты заработной платы либо отличаться от них. Выплата компенсации может осуществляться денежными средствами из кассы организации либо путем перечисления на зарплатную карточку работника |*|.
* Информация, касающаяся возможного включения в затраты топлива по автомобилям, использованным в служебных целях, доступна всем на портале GB.BY
В приведенных примерах 4–6 компенсацию целесообразно рассчитывать и выплачивать по окончании месяца.
Что же касается примера 7, то здесь расчет следует осуществить в сроки, устанавливаемые по расчетам с работниками по служебным командировкам.
Важно! В некоторых случаях размер компенсации определяется по отношению к месяцу, а оплата может производиться за другой период (например, за квартал). В такой ситуации необходимо учитывать требования п. 32 Инструкции по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 30.09.2011 № 102. Так, расходы признаются в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, в котором признаны соответствующие им доходы, независимо от даты проведения расчетов по ним. Это значит, что сумма компенсации в составе расходов будет отражаться ежемесячно, а оплата будет производиться в соответствии с условиями договора.
Чтобы отразить сумму начисленной компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях как хозяйственную операцию в бухгалтерском учете, необходимо оформить первичный учетный документ. Типовой формы такого документа нет. Следовательно, организация самостоятельно определяет его форму. Как правило, этим документом является бухгалтерская справка-расчет. При ее оформлении следует соблюсти требования п. 2 ст. 10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З "О бухгалтерском учете и отчетности" к минимальному содержанию реквизитов первичного учетного документа.
Документами – основаниями для составления бухгалтерской справки-расчета могут быть:
– акт выполненных работ;
– путевые листы, подтверждающие факт использования личного автомобиля в служебных целях;
– иной регистр, подтверждающий объем выполненной работы, либо произведенному пробегу, либо фактическим дням работы;
– отчет работника по использованию личного автомобиля в служебных целях;
– другие документы, закрепленные в рабочем альбоме форм первичных учетных документов в положении по учетной политике данной организации.
Сумму компенсации отражаем в учете
Для отражения расчетов с работником по компенсации за использование его автомобиля в служебных целях следует применять счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", к которому может быть открыт отдельный субсчет "Расчеты с работниками по компенсации за использование их личного имущества в служебных целях" (п. 57 Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 29.06.2011 № 50). В этом случае аналитический учет на данном субсчете организуется по каждому работнику, с которым заключен договор об использовании автомобиля в служебных целях.
Поскольку автомобиль используется работником для служебных целей, компенсация за его использование отражается по дебету тех счетов учета затрат (расходов), с которыми связано его использование. В бухгалтерском учете операции по начислению сумм компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях отражаются следующим образом (см. таблицу).
Налогообложение сумм компенсации
Налог на прибыль. В настоящее время ограничения по сумме компенсации за использование автомобиля в служебных целях нормативными правовыми актами не установлено. Для целей налогового учета суммы компенсации за использование автомобиля в служебных целях включаются в состав затрат, учитываемых для целей исчисления налога на прибыль (пп. 1 и 2 ст. 130 Налогового кодекса Республики Беларусь; далее – НК).
Подоходный налог с физических лиц. Все виды предусмотренных законодательными актами, постановлениями Совета Министров Республики Беларусь компенсаций (за исключением компенсации за неиспользованный трудовой отпуск, компенсации за износ транспортных средств, оборудования, инструментов и приспособлений, принадлежащих работнику) освобождаются от подоходного налога (подп. 1.3 п. 1 ст. 163 НК). Подоходный налог исчисляется и удерживается нанимателем при выплате работнику компенсации |*|.
* Информация о порядке обложения подоходным налогом сумм компенсации за использование автомобилей в служебных целях доступна всем на портале GB.BY
Отчисления в ФСЗН и БРУСП "Белгосстрах". Организации не производят отчисления в ФСЗН и БРУСП "Белгосстрах" с суммы компенсации за износ транспортного средства, поскольку п. 3 Перечня № 115* определено, что обязательные страховые взносы в ФСЗН и БРУСП "Белгосстрах" не начисляются на суммы средств работодателя, направленные на компенсации в целях возмещения работникам затрат, связанных с выполнением ими трудовых обязанностей, предусмотренные в гл. 9 ТК. Статья 106 ТК относится к гл. 9.
__________________________
* Перечень выплат, на которые не начисляются взносы по государственному социальному страхованию, в том числе по профессиональному пенсионному страхованию, в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь и по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие "Белгосстрах", утвержденный постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.01.1999 № 115.
(Окончание следует.)
