Строительная организация, основной вид деятельности которой связан с выполнением отделочных работ, планирует перейти на упрощенную систему налогообложения (УСН) с ведением учета в книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН (далее – книга учета доходов и расходов).
1. Должны ли лица, которым будут переданы материальные ценности для выполнения работ, вести материальные отчеты?
Должны.
В рассматриваемой ситуации целесообразно продолжить ведение материального отчета в объеме, достаточном для обеспечения идентификации находящихся в подотчете материально ответственных лиц материальных ценностей.
Обоснуем наш ответ.
Материальный отчет – это документ, применяемый, как правило, для аналитического учета материалов. В частности, материальный отчет формы С-19 предназначен для аналитического учета движения строительных материалов по наименованиям товарно-материальных ценностей (п. 15 Инструкции № 4*).
____________________
* Инструкция о порядке бухгалтерского учета строительных материалов, утвержденная постановлением Минстройархитектуры Республики Беларусь от 24.01.2008 № 4 (далее – Инструкция № 4).
Отдельные категории организаций, применяющих УСН, могут быть освобождены от обязанности ведения бухгалтерского учета и составления отчетности (п. 2 ст. 2 Закона № 57-З* и ст. 333 Налогового кодекса Республики Беларусь (далее – НК)). В таком случае отсутствует обязанность составления регистров бухгалтерского учета в порядке, предусмотренном ст. 11 Закона № 57-З, а также иных документов аналитического учета.
____________________
* Закон Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон № 57-З).
Указанное справедливо, если рассматривать материальный отчет с точки зрения законодательства о бухгалтерском учете и отчетности.
Если обратиться к трудовому законодательству, то становится очевидным следующее. С работниками, выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей, заключаются письменные договоры о полной материальной ответственности (индивидуальной либо коллективной (бригадной)) (ст. 405, 406 Трудового кодекса Республики Беларусь; далее – ТК).
Так, в соответствии с примерным договором о полной индивидуальной материальной ответственности (утвержден постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26.05.2000 № 764) в числе обязанностей работника предусмотрены ведение учета, составление и представление отчетов о движении и остатках вверенных ему материальных ценностей.
На членов коллектива (бригады) также возлагается обязанность в установленном порядке вести учет, составлять и своевременно представлять отчеты о движении и остатках ценностей (п. 11 Положения о коллективной (бригадной) материальной ответственности, утвержденного постановлением Минтруда Республики Беларусь от 14.04.2000 № 54).
Из вышеизложенного следует, что составление материально ответственными лицами отчетности о движении и остатках товарно-материальных ценностей |*| является обязательным элементом во взаимоотношениях с нанимателем.
* Вопрос о порядке проведения инвентаризации остатков топлива в баках автомобилей
Какой-либо обязательной к применению формы отчетности материально ответственных лиц законодательством не предусмотрено. В такой ситуации организациям, применяющим УСН без ведения бухгалтерского учета, целесообразно закрепить форму соответствующей отчетности в своих локальных нормативных правовых актах.
2. Необходимо ли проводить инвентаризацию активов в такой организации? Если необходимо, то в каких случаях?
Если организация, применяющая УСН, ведет бухгалтерский учет в установленном порядке, то инвентаризация должна проводиться во всех случаях, предусмотренных законодательством.
Если же такая организация ведет учет в книге учета доходов и расходов, то обязанность проведения инвентаризации активов законодательством не закреплена. В то же время с точки зрения обеспечения сохранности имущества целесообразно организовать как учет товарно-материальных ценностей у материально ответственных лиц, так и последующую их инвентаризацию.
Обоснуем наш ответ с учетом норм Закона № 57-З и Инструкции № 180*.
____________________
* Инструкция по инвентаризации активов и обязательств, утвержденная постановлением Минфина Республики Беларусь от 30.11.2007 № 180 (далее – Инструкция № 180).
Как следует из определения бухгалтерского учета, закрепленного в ст. 1 Закона № 57-З, инвентаризация является одним из элементов (приемов) бухгалтерского учета, который призван служить реализации принципов правдивости и полноты бухгалтерского учета и отчетности. Суть инвентаризации раскрыта в п. 1 ст. 13 Закона № 57-З: она заключается в сопоставлении фактического наличия активов и обязательств с данными бухгалтерского учета. Этой же статьей Закона № 57-З предусмотрена обязанность проведения инвентаризации |*|.
С одной стороны, Закон № 57-З распространяет свое действие на организации (юридические лица Республики Беларусь, их филиалы, представительства и иные обособленные подразделения, имеющие отдельный баланс, представительства иностранных и международных организаций, холдинги, простые товарищества (участники договора о совместной деятельности)) (п. 1 ст. 2 Закона № 57-З), с другой стороны, предусматривает право для отдельных организаций на освобождение от обязанности ведения бухгалтерского учета и составления отчетности – в случаях, предусмотренных законодательством (п. 2 ст. 2 Закона № 57-З).
Единый порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организаций, ведущих в соответствии с законодательством бухгалтерский учет, оформления результатов инвентаризации и отражения их в бухгалтерском учете устанавливает Инструкция № 180.
Из вышеизложенного следует, что проведение инвентаризации активов и обязательств в понимании Закона № 57-З и Инструкции № 180 является возможным и обязательным для организаций, ведущих в установленном порядке бухгалтерский учет.
Следовательно, если организация применяет УСН с ведением в установленном порядке бухгалтерского учета, то проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях (п. 3 ст. 13 Закона № 57-З, п. 4 Инструкции № 180):
– при реорганизации или ликвидации организации;
– перед составлением годовой отчетности;
– при смене материально ответственных лиц;
– при выявлении фактов хищения и (или) порчи имущества;
– при возникновении чрезвычайных ситуаций;
– по решению руководителя организации;
– по решению контролирующих (надзорных) органов или ревизионной группы в ходе проведения проверки в порядке, установленном законодательством;
– при коллективной (бригадной) материальной ответственности, в случае смены руководителя (бригадира), выбытии из коллектива (бригады) более 50 % его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады);
– в иных случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.
При этом субъекты малого предпринимательства, применяющие УСН, проводят инвентаризацию активов и обязательств 1 раз в год, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно в соответствии с Законом № 57-З (п. 10 Инструкции № 180).
Если организация, применяющая УСН, воспользовалась правом отказаться от ведения бухгалтерского учета в установленном порядке и ведет учет в книге учета доходов и расходов (в соответствии со ст. 333 НК), то обязанность в проведении инвентаризации активов и обязательств на нее не распространяется. Это объясняется тем, что объективно при отсутствии данных бухгалтерского учета провести инвентаризацию в полной мере (как это предусмотрено Законом № 57-З и Инструкцией № 180) невозможно.
В то же время при отказе от ведения бухгалтерского учета в целях обеспечения сохранности активов представляется целесообразным проведение инвентаризации тех активов, оперативный учет которых организован в организации |*|.
* Периодичность проведения инвентаризации денежных средств в наличной иностранной валюте
Следует помнить, что в соответствии с частью четвертой ст. 400 ТК обязанность доказать факт причинения вреда, а также наличие других условий материальной ответственности лежит на нанимателе. В случае обнаружения недостачи материальных ценностей, вверенных материально ответственному лицу, основными источниками доказательств, удостоверяющих размер причиненного нанимателю ущерба, будут являться: договор о материальной ответственности, отчетность материально ответственного лица и материалы инвентаризации.
В организации, занимающейся производством пластиковых окон, в ходе инвентаризации обнаружена недостача оконного профиля на сумму более 20 000 руб.
Возможно ли списание выявленной недостачи на убытки организации на основании протокола заседания инвентаризационной комиссии, в котором указано, что виновные лица не выявлены?
Нет.
Названного документа недостаточно для списания недостачи на убытки.
Обоснуем наш ответ.
Возможность отражения сумм недостачи товарно-материальных ценностей в составе прочих расходов по текущей деятельности организации (списание на убытки) предусмотрена в случаях:
– если виновное лицо не установлено;
– судом отказано в возмещении с виновного лица;
– в других случаях выявления невозмещенных недостач (п. 73 Инструкции № 180).
Инвентаризационная комиссия в соответствии с пп. 12 и 72 Инструкции № 180 наделена полномочиями по подготовке предложений по регулированию результатов инвентаризации и представлению их на рассмотрение руководителю организации вместе с материалами инвентаризации.
В то же время в документах, представляемых для оформления списания недостач и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи активов, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.) (часть 10 п. 73 Инструкции № 180).
Таким образом, только полномочий инвентаризационной комиссии в рассматриваемой ситуации недостаточно для списания недостачи на убытки организации. С учетом значительной суммы недостачи необходимо детально выяснить причины ее образования. Для этих целей целесообразно провести внутреннюю (служебную) проверку, а при необходимости обратиться в правоохранительные органы либо в суд.
Несоблюдение приведенных выше правил может привести к неблагоприятным последствиям.
Например, с точки зрения налогообложения прибыли списанные суммы не будут учтены в составе внереализационных расходов (подп. 3.14 п. 3 ст. 175 НК).
Нередко по результатам проверок (при наличии доказательств) такого рода списания материальных ценностей без осуществления действий по привлечению к материальной ответственности работников организации рассматриваются проверяющими как сокрытие фактов реализации продукции без соответствующего документального оформления либо сокрытие данного имущества от взыскания со стороны кредиторов. При определенном стечении обстоятельств такого рода операции могут быть квалифицированы в качестве признаков преднамеренной экономической несостоятельности (банкротства) либо препятствования возмещению убытков кредиторам (ст. 240, 241 Уголовного кодекса Республики Беларусь, абз. 6 п. 17 Инструкции № 107*) |*|.
_____________________
* Инструкция о порядке определения наличия (отсутствия) признаков ложной экономической несостоятельности (банкротства), преднамеренной экономической несостоятельности (банкротства), сокрытия экономической несостоятельности (банкротства) или препятствования возмещению убытков кредитору, а также подготовки экспертных заключений по этим вопросам, утвержденная постановлением Минэкономики Республики Беларусь от 04.12.2012 № 107.
* Вопрос о проведении инвентаризации кассы при отправлении кассира в отпуск
