Составляем ПУД единолично и вносим сведения в систему электронного обмена данными

Совместное письмо НАН Беларуси, Минфина, МНС и Минсвязи разъясняет порядок внесения сведений в систему электронного обмена данными при единоличном составлении первичного учетного документа (ПУД).

Разъяснение содержит варианты действий участника хозяйственной операции при отсутствии и при необходимости внесения изменений и (или) дополнений в электронную накладную.

Разъяснение Национальной академии наук Беларуси, Министерства финансов Республики Беларусь, Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь и Министерства связи и информатизации Республики Беларусь от 18.09.2024 № 25-02/5942, 15-1-15/73, 8-2-13/02561, 05-09/5373 «О порядке внесения сведений в систему электронного обмена данными»

В связи с поступающими обращениями субъектов хозяйствования о механизме работы с товарно-транспортными и товарными накладными в виде электронных документов (далее – электронные накладные) Национальная академия наук Беларуси, Министерство финансов Республики Беларусь, Министерство по налогам и сборам Республики Беларусь и Министерство связи и информатизации Республики Беларусь разъясняют.

С учетом подпункта 2.2 пункта 2 Указа Президента Республики Беларусь от 31 октября 2019 г. № 411 «О налогообложении» требования к процессу создания, передачи, получения, а также к форматам электронных накладных определены в техническом нормативном правовом акте «Структура и формат электронных накладных и иных документов, подтверждающих перемещение товаров при осуществлении взаимной торговли с другими государствами», утвержденном постановлением Национальной академии наук Беларуси, Министерства финансов Республики Беларусь, Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь и Министерства связи и информатизации Республики Беларусь от 18.12.2023 № 9/75/35/26 (далее – ТНПА).

Учитывая, что в соответствии с абзацем девятым пункта 1 постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 12 февраля 2018 г. № 13 «О единоличном составлении первичных учетных документов» первичный учетный документ (далее – ПУД), подтверждающий совершение хозяйственной операции, может быть составлен участником хозяйственной операции единолично в случае отпуска товаров грузоотправителем (принятия товаров грузополучателем), являющимся участником электронного обмена данными (Electronic Data Interchange (EDI)), с последующим внесением сведений об этих хозяйственных операциях в систему электронного обмена данными (Electronic Data Interchange (EDI)) в порядке, установленном законодательством, полагаем возможным руководствоваться следующим порядком.

1. При отсутствии необходимости внесения изменений и (или) дополнений в электронную накладную.

В случае невозможности подписания электронной накладной материально ответственное лицо грузополучателя (далее – МОЛ) при принятии товаров составляет ПУД, подтверждающий совершение этой хозяйственной операции, единолично. В соответствии с установленным у субъекта хозяйствования графиком документооборота такой ПУД передается ответственному лицу грузополучателя, определенному локальным актом субъекта хозяйствования, для подписания электронной накладной в срок не позднее 10 рабочих дней с момента ее создания. При этом в сообщение «Ответ на электронную товарно-транспортную накладную» (BLRWBR) или в сообщение «Ответ на электронную товарную накладную» (BLRDNR) вносятся сведения:

• о МОЛ (должность, фамилия, инициалы) и ПУД, составленном им единолично при принятии товаров (наименование, дата и номер документа), – в поле «Принял грузополучатель»;
• об ответственном лице, обеспечивающем подписание электронной накладной (должность, фамилия, инициалы, подпись), – в дополнительное поле электронной накладной.

2. В случае необходимости внесения в электронную накладную изменений и (или) дополнений по результатам приемки товаров либо по иным причинам (несоответствие информации о средствах идентификации с фактически нанесенными на поступивший товар средствами идентификации, незаполнение грузоотправителем сведений о товарах, подлежащих прослеживаемости, и др.):

• МОЛ единолично составляет ПУД, подтверждающий совершение хозяйственной операции (принятие товаров грузополучателем);
• по результатам приемки товаров составляются документы, предусмотренные частью второй пункта 31 или частью второй пункта 47 ТНПА.

Составленные документы передаются ответственному лицу грузополучателя, определенному локальным актом субъекта хозяйствования, для инициирования внесения в электронную накладную изменений в порядке, установленном главой 6 или главами 12 и 13 ТНПА.

Внесение изменений в электронные накладные осуществляется одним из двух следующих способов:

• путем составления новой накладной и отмены первоначальной накладной в порядке, предусмотренном главой 6 ТНПА;
• путем создания электронного акта приемки в порядке, предусмотренном главами 12 и 13 ТНПА (данный способ не применяется в отношении товаров, подлежащих прослеживаемости).

Исходя из положений части третьей пункта 31 и части третьей пункта 47 ТНПА информация о документе, составленном при приемке товаров (наименование документа, дата составления документа, номер документа), а также сведения об ответственном лице, обеспечивающем внесение этой информации в электронную накладную (должность, фамилия, инициалы), вносятся грузополучателем в дополнительные поля электронной накладной (в случае составления этого документа до подписания грузополучателем электронной накладной, либо до создания грузоотправителем новой электронной накладной (при отмене электронной накладной) в соответствии с главой 6 ТНПА).

При этом в случае составления новой накладной и отмены первоначальной накладной в порядке, предусмотренном главой 6 ТНПА, в целях обеспечения взаимосвязи новой и отменяемой электронных накладных информация о номере отмененной электронной накладной указывается в подразделе «Дополнительные поля накладной» сообщений BLRWBL (ЭТТН), BLRDLN (ЭТН) (пункт 55 ТНПА).

Письмо Национальной академии наук, Министерства финансов Республики Беларусь, Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь и Министерства связи и информатизации от 29 марта 2022 г. № 25-02/2102, 15-1-20/17, 8-2-11/00702, 05-09/1409 «О порядке внесения сведений в систему электронного обмена данными» отменяется и применению не подлежит с даты подписания настоящего письма.

Разъяснение опубликовано на сайте МНС.