Подоходный налог: как правильно определить дату фактического получения дохода по командировочным расходам, ставшим доходом работника?

(Комментарий к подп. 1.3 п. 1 ст. 163 Налогового кодекса Республики Беларусь)

От подоходного налога освобождаются все виды предусмотренных законодательными актами, постановлениями Совета Министров Республики Беларусь компенсаций, возмещающих работникам расходы, связанные с выполнением ими служебных командировок (подп. 1.3 п. 1 ст. 163 Налогового кодекса Республики Беларусь; далее – НК).

К возмещаемым расходам законодательство относит расходы:

– на проезд к месту служебной командировки и обратно;

– наем жилого помещения;

– проживание вне места жительства (суточные);

– иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы (ст. 95 Трудового кодекса Республики Беларусь; далее – ТК).

Справочно: помимо перечисленных компенсаций:

– наниматель обязан выдать на командировочные расходы аванс;

– за работниками, направленными в служебную командировку, сохраняются:

    место работы (должность);

    заработная плата в течение всего срока служебной командировки (но не ниже среднего заработка за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы).

Наниматель вправе закрепить в локальных нормативных правовых актах (коллективном договоре, соглашении, положении о командировках и т.п.) дополнительную гарантию для работников наряду с предусмотренными законодательством, а именно возмещение командировочных расходов сверх размеров, установленных законодательством (часть третья ст. 7 ТК).

Однако освобождение от подоходного налога будет применяться только:

1) к суточным, выплачиваемым в пределах норм, установленных законодательством;

2) фактически произведенным и документально подтвержденным расходам по проезду (за исключением расходов по проезду на автомобилях-такси) к месту служебной командировки и обратно, по найму жилого помещения.

При непредставлении документов, подтверждающих оплату указанных расходов, суммы такой оплаты освобождаются от подоходного налога в пределах норм (размеров), установленных законодательством.

Внимание! В связи с ростом тарифа на перевозку пассажиров на региональных линиях экономкласса с 20 марта 2018 г. увеличился размер компенсации, выплачиваемой работнику, командированному в пределах Беларуси, в случае отсутствия у него подлинных проездных документов;

3) иным расходам на командировки, произведенным работником с разрешения или ведома нанимателя и оплачиваемым (возмещаемым) в соответствии с законодательством.

В других случаях оплата расходов на служебные командировки признается объектом обложения подоходным налогом.

Рассмотрим один из таких случаев на примере.

Пример. Работник не представил авансовый отчет по командировке

Работник организации с 15 по 16 января 2018 г. направлен в служебную командировку в г. Слуцк. Наниматель выдал командированному наличными аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда к месту служебной командировки и обратно, суточных, а также расходов по найму жилого помещения в размере 110 руб.

По возвращении из командировки работник не отчитался за полученный аванс и не возвратил его нанимателю. Наниматель не принял в установленный срок распоряжение об удержании у работника выданного аванса.

Является ли сумма аванса доходом работника и в каком месяце организации следует включить эту сумму в доходы?

Полученная командированным работником сумма аванса будет являться его доходом, облагаемым подоходным налогом. Организация должна включить данную сумму в доходы марта 2018 г.

Обоснуем наш вывод.

Работник, получивший наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязан был не позднее 3 рабочих дней (работники подразделений организации, расположенных в населенных пунктах вне места нахождения организации и представляющие отчет в ее бухгалтерскую службу, – не позднее 5 рабочих дней) со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия:

– представить в бухгалтерскую службу организации отчет об израсходованных суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы;

– возвратить неиспользованные денежные средства (при их наличии) (п. 8 Инструкции № 35*^, пп. 40, 41 Инструкции № 107**).

При непредставлении отчета работник обязан в эти же сроки вернуть организации все денежные средства, выданные ему в качестве аванса, как неиспользованные.

Последний срок представления отчета (возврата аванса) – 19 января 2018 г.

При невыполнении работником этих правил наниматель вправе был не позднее 1 месяца со дня окончания этого срока принять распоряжение об удержании из заработной платы работника своевременно не возвращенного аванса (ст. 107 ТК). То есть наниматель мог воспользоваться этим правом до 19 февраля 2018 г. включительно.

Так как этого не произошло, не возвращенная командированным работником сумма аванса является его доходом, облагаемым подоходным налогом.

С учетом нормы, предусмотренной подп. 1.12¹ п. 1 ст. 172 НК, организация должна включить данную сумму в доходы марта 2018 г.

Анна Павлова, экономист