Шпаргалка для бухгалтера: 5 подводных камней при предоставлении отпуска и расчете отпускных

Ситуация 1. Перенос трудового отпуска

 Работница находилась в трудовом отпуске с 6 по 31 июля 2020 г. Во время отпуска ей был выдан больничный по уходу за больным членом семьи с 13 по 15 июля 2020 г. (3 календарных дня; далее – к.д.).

С 24 августа 2020 г. работнице выдан листок нетрудоспособности по беременности и родам. После окончания указанного отпуска она планирует оформить отпуск по уходу за ребенком до 3 лет.

31 августа работница представила больничный по уходу за больным ребенком во время трудового отпуска, в котором она находилась с 6 по 31 июля 2020 г. и обратилась к нанимателю с заявлением о переносе трудового отпуска на 3 дня, на которые пришлась временная нетрудоспособность на период с 1-го дня после выхода из отпуска по уходу за ребенком до достижения им 3 лет (далее – отпуск по уходу).

Обязан ли наниматель перенести отпуск работнице?

Согласно ст. 171 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК) трудовой отпуск может быть перенесен или продлен:

1) при временной нетрудоспособности работника;

2) при наступлении срока отпуска по беременности и родам;

3) в случае привлечения работника к выполнению государственных обязанностей с правом на освобождение от работы;

4) при совпадении трудового отпуска с отпуском в связи с получением образования (если работник оформил такой отпуск перед трудовым отпуском или во время последнего после получения вызова учреждения образования);

5) в случаях невыплаты работнику в установленный срок заработной платы за время отпуска;

6) с согласия сторон, а также в других случаях, предусмотренных законодательством или коллективным договором.

Из указанного перечня можно сделать вывод, что обязанность по продлению или переносу отпуска лежит на нанимателе, только если работник заболел сам.

Возможность переноса отпуска из-за нетрудоспособности по уходу за больным членом семьи во время отпуска возможен, только при условии достижения согласия между работником и нанимателем, а также если это предусмотрено коллективным договором.

Ситуация 2. На период социального отпуска приходится государственный праздник

 Работнику установлен скользящий график работы. Ему предоставлен трудовой отпуск на период с 18 по 29 июня, по семейным обстоятельствам ему был предоставлен отпуск без сохранения заработной платы с 30 июня на 10 к.д. 10 июля – для работника рабочий день согласно его графику.

Входит ли 3 июля – День Республики – в календарные дни социального отпуска? Когда работник должен выйти на работу?

Государственные праздники в Республике Беларусь установлены Указом Президента Республики Беларусь от 26.03.1998 № 157 «О государственных праздниках, праздничных днях и памятных датах в Республике Беларусь» (далее – Указ № 157).

Согласно Указу № 157 День Независимости Республики Беларусь (День Республики), отмечаемый 3 июля,  является государственным праздником.

По общему правилу государственные праздники, приходящиеся на период трудового отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются (ст. 151 ТК).

Как видим из трудового законодательства, эта норма касается только трудовых отпусков и не распространяется на социальные. Поэтому работник должен выйти на работу согласно установленному графику, т.е. 10 июля 2020 г.

Ситуация 3. Порядок применения поправочных коэффициентов

Работнику организации предоставлен трудовой отпуск на период с 27 июля по 20 августа 2020 г. (25 к.д.). Согласно трудовому контракту работнику установлен трудовой отпуск продолжительностью 28 к.д. За 3 дня отпуска работнику выплачивается компенсация. Средний заработок для расчета отпускных и компенсации составил 33,24 руб.

Отпускные и компенсация перечислены работнику на банковскую карту 22 июля 2020 г. – 930,72 руб. ((33,24 руб. × 25 к.д. отпуска) + (33,24 × 3 к.д. компенсации)).

Согласно приказу руководителя от 28.07.2020 в организации с 1 августа повышается тарифная ставка 1-го разряда.

Надо ли производить работнику перерасчет отпускных и компенсации?

Средний заработок исчисляется с применением поправочных коэффициентов, если в периоде, принятом для исчисления среднего заработка, или в периоде, за который производятся выплаты на основе среднего заработка, повышался размер тарифной ставки 1-го разряда – при условиях оплаты труда, установленных у нанимателя, с применением тарифной ставки 1-го разряда (подп. 26.3 п. 26 Инструкции о порядке исчисления среднего заработка, утвержденной постановлением Минтруда Республики Беларусь от 10.04.2000 № 47; далее – Инструкция № 47).

Когда повышается тарифная ставка 1-го разряда, то часть отпускных, приходящихся на время после соответствующего повышения, корректируется на рост тарифной ставки 1-го разряда со дня ее повышения (п. 31 Инструкции № 47).

Обратите внимание, что не подлежит корректировке компенсация за дни неиспользованного трудового отпуска, выплата которой произведена до даты повышения базового оклада, тарифной ставки (оклада) или тарифной ставки 1-го разряда (п. 31 Инструкции № 47).

Таким образом, средний заработок, сохраняемый за период отпуска с 1 по 20 августа, подлежит корректировке на поправочный коэффициент, так как эта сумма пришлась на период после повышения тарифной ставки 1-го разряда.

При этом сумма компенсации не корректируется, потому что была выплачена 22 июля, т.е. до повышения.

Рассчитаем сумму к доначислению.

Предположим, что поправочный коэффициент составил 1,091.

Отпускные за период с 1 по 20 августа – 725,20 руб. (33,24 × 1,091 × 20 к.д.).

К доначислению – 87,40 руб. (33,24 × 5 к.д. отпуска в июле + 752,20 + 33,24 × 3 к.д компенсации – 930,72).

Ситуация 4. Отзыв работника из отпуска

Работник организации находится в трудовом отпуске с 3 по 31 августа 2020 г. В связи с производственной необходимостью 17 августа 2020 г. он был отозван из отпуска. По договоренности между нанимателем и работником неиспользованные дни предоставляются ему с 1 по 15 декабря 2020 г.

Как поступить с уже выплаченными отпускными?

Законодательством не запрещен отзыв работника из отпуска, за исключением случаев, указанных в части пятой ст. 174 ТК. Конкретный перечень причин, по которым это можно сделать, не установлен, поэтому каждая организация вправе предусмотреть их самостоятельно и закрепить, например, в коллективном договоре.

Отозвать работника из отпуска можно только по предложению нанимателя и с согласия работника.

Выплаченный средний заработок, за 15 к.д. неиспользованного отпуска засчитывается в счет начисленной заработной платы за выполненную работу или отработанное время (п. 8 Инструкции № 47).

В указанной ситуации работнику будет начисляться заработная плата за рабочие дни в период с 17 по 31 августа, поэтому средний заработок зачитывается в счет начисленной заработной платы.

Так как оставшаяся неиспользованная часть отпуска перенесена на декабрь, то средний заработок надо будет рассчитать по-новому, в расчет принимается период с декабря 2019 по ноябрь 2020 г.

Оставшаяся часть отпуска предоставляется работнику с 1 декабря, как правило, заработная плата к этому числу еще не начислена, в таком случае расчетный период следует сдвинуть на один месяц, т.е. в расчет принимается ноябрь 2019 г. – октябрь 2020 г. В дальнейшем отпускные пересчитывать не надо (п. 11 Инструкции № 47).

Ситуация 5. Работнику неверно начислены отпускные

Работнику предоставлен трудовой отпуск с 10 по 31 августа 2020 г. (22 к.д.).

Данные о начислениях за расчетный период с августа 2019 г. по июль 2020 г. приведены в таблице.

Бухгалтер произвела расчет отпускных в следующем порядке:

– среднедневной заработок – 27,10 руб. (9 145,00 + 512) / 12 / 29,7);

– отпускные – 596,20 руб. (27,10 × 22).

При расчете отпускных бухгалтер допустила ошибку. Рассмотрим подробнее какую.

В расчетном периоде имеются 2 месяца, когда работник освобождался от работы в связи с нетрудоспособностью. По общему правилу эти месяцы исключаются из расчета. Исключение составляет ситуация, когда начисленная заработная плата в неполном месяце была не ниже заработной платы, начисленной в полных месяцах.

Как видно из таблицы, заработная плата в августе 2019 г. и в январе 2020 г. заработная плата ниже, чем начисленная за полные месяцы.

Произведем правильный расчет отпускных:

– среднедневной заработок – 26,90 руб. (9 145,00 – 531,00 – 624,00) / 10 / 29,7);

– отпускные – 591,80 руб. (26,90 × 22).

Излишне начисленные отпускные – 4,40 руб. (596,2 – 591,8).

Можно ли удержать с работника сумму излишне выплаченных отпускных?

В указанной ситуации отпускные начислены и выплачены излишне вследствие неправильного применения законодательства. Заработная плата, излишне выплаченная работнику нанимателем, в т.ч. при неправильном применении закона, не может быть с него взыскана, за исключением случаев счетной ошибки (ст. 107 ТК).

Следует отметить, что понятие счетной ошибки законодательством о труде, а также другими нормативными правовыми актами не предусмотрено.

В любом случае излишне начисленные отпускные в такой ситуации не могут быть признаны счетной ошибкой, поэтому наниматель не может их удержать с работника.

Ольга Пичковская, экономист