Шпаргалка для бухгалтера: бухгалтерский и налоговый учет новогодних подарков

Вы узнаете:

• Как оформить вручение подарков к Новому году
• Как исчисляются подоходный налог и страховые взносы при вручении подарков работникам, в т.ч. бывшим, а также их детям
• Как в бухгалтерском и налоговом учете отражаются расходы, связанные с вручением подарков

Приближается Новый год. В преддверии праздника многие организации дарят работникам (в т.ч. бывшим) и их детям подарки. Возникающие при этом расходы необходимо правильно отразить в бухгалтерском учете и учесть при налогообложении.

ОФОРМЛЕНИЕ ДАРЕНИЯ

В качестве подарков организация может приобретать различные товарно-материальные ценности (далее – ТМЦ): наборы конфет, сувениры, игрушки, живые цветы, подарочные сертификаты и т.п.

Важно! Запрещено передавать в качестве призов (подарков) при проведении конкурсов, лотерей, игр, иных игровых, культурных мероприятий более 5 л алкогольных напитков независимо от количества таких призов (подарков) в ходе одного мероприятия.

Если стоимость подарка составляет менее 5 базовых величин (далее – БВ), то письменный договор дарения можно не заключать (часть первая п. 1 ст. 543, п. 1, часть первая п. 2 ст. 545 Гражданского кодекса Республики Беларусь).

Справочно: с 1 января 2020 г. размер БВ составляет 27 руб. (постановление Совета Министров Республики Беларусь от 13.12.2019 № 861).

5 БВ – это 135 руб. (5 × 27 руб.).

Основанием для выдачи подарков является приказ (распоряжение) руководителя организации.

Данный документ может содержать:

• распоряжение закупить определенные подарки на установленную сумму и выдать их работникам. До издания приказа отдел по работе с персоналом либо отдел кадров проводит подготовительную работу: оговаривает бюджет, находит подарки и их продавца, составляет список работников, которым они будут вручаться, и т.п.;
• указание на необходимость подготовить смету расходов по приобретению подарков. Составленную смету необходимо представить руководителю.

Пример приказа о выдаче новогодних подарков представлен далее.

Пример приказа о выдаче подарков к Новому году

Выдача подарка – это безвозмездная передача ТМЦ. Оформить ее можно по выбору организации:

• типовыми накладными. Их составляют в установленном порядке на каждого одаряемого работника;

• первичным учетным документом (далее – ПУД), разработанным организацией и утвержденным учетной политикой, например ведомостью выдачи подарков (абз. 3 части восьмой п. 1 Инструкции о порядке заполнения товарно-транспортной накладной и товарной накладной, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 30.06.2016 № 58 (в редакции от 10.08.2018); абз. 24 ст. 1, п. 1, часть первая п. 3 и часть вторая п. 4 ст. 10 Закона № 57-З*).

Ведомость должна содержать все обязательные для ПУД сведения. Также в ней целесообразно указать:

• реквизиты распорядительного документа (приказа) на вручение подарков;

• фамилию, инициалы и табельный номер работника, получающего подарок (информацию о детях);

• наименование подарка, единицу измерения и количество;

• стоимость вручаемого подарка без НДС (т.е. стоимость, по которой он числится в учете), сумму НДС и стоимость с НДС;

• иную информацию, которую организация считает важной (п. 2 ст. 10 Закона № 57-З).

При получении подарка работник ставит в ведомости свою подпись.

К сведению. Если перед вручением подарков работникам их со склада передают ответственному за это мероприятие специалисту, то факт передачи оформляют внутренней накладной, требованием либо иным используемым организацией для этих целей документом.

На основании оформленной ведомости составляется акт о списании подарков.

УПЛАТА НАЛОГОВ И СТРАХОВЫХ ВЗНОСОВ

Подоходный налог

Подарок признается доходом, полученным физическим лицом в натуральной форме, и соответственно объектом обложения подоходным налогом. Налоговая база при этом определяется как стоимость подарка с учетом НДС (п. 1 ст. 196, п. 1 ст. 199, п. 1 и подп. 2.1 ст. 200 Налогового кодекса Республики Беларусь; далее – НК).

Важно! Не признаются объектом налогообложения доходы в размере стоимости подаренных живых цветов (подп. 2.4 п. 2 ст. 196 НК). Если дарятся букеты из фруктов или сладостей, то объект налогообложения возникает.

Вместе с тем согласно п. 23 ст. 208 НК, приложению 9 к Указу № 503** стоимость подарков в совокупности с другими аналогичными доходами, не являющимися вознаграждениями за выполнение трудовых или иных обязанностей, освобождается от налогообложения для каждого источника в течение календарного 2020 года в размерах:

• 2 115 руб. – при их получении от субъектов хозяйствования, являющихся местом основной работы (в т.ч. пенсионерами, ранее работавшими у этих нанимателей);

• 140 руб. – при получении подарков иными лицами (совместителями и не работающими в организации физическими лицами, например, клиентами, деловыми партнерами, лицами, выполняющим работы (оказывающим услуги) по гражданско-правовым договорам).

Таким образом, применение данной льготы зависит от того, для кого предназначены подарки (работников организации, в т.ч. совместителей, их детей, бывших работников – пенсионеров, клиентов и деловых партнеров), поэтому необходимо правильно определить в приказе нанимателя получателя дохода. Если в нем указано, что подарки выдаются:

• работникам организации, имеющим детей в возрасте до 16 лет, – стоимость подарков считается доходом самого работника, к которому может быть применена льгота в размере 2 115 руб. для основных работников и 140 руб. для совместителей;

• детям работников организации – стоимость подарков является доходом ребенка работника, а размер льготы составляет 140 руб.

Подарки, выданные работникам – членам профсоюза с учетом других доходов социального характера освобождаются от обложения налогом в пределах 423 руб. в течение календарного года (п. 38 ст. 208 НК, приложение 9 к Указу № 503).

Если сумма льготы меньше стоимости подарка, при исчислении налога можно дополнительно применить стандартный налоговый вычет, предусмотренный подп. 1.1 п. 1 ст. 209 НК и приложением 10 к Указу № 503, в сумме 117 руб. (в том случае, когда доход не превышает 709 руб. в месяц).

Стандартный налоговый вычет может быть применен при вручении подарков не только работникам и их детям, но и неработающим пенсионерам (работавшим в данной организации – при превышении стоимостью подарков за год 2 115 руб., не работавшим – 140 руб.).

Если одаряемое лицо (например, деловой партнер) имеет место основной работы, то оно не может получить данный вычет.

Стандартный налоговый вычет предоставляется:

• детям в возрасте до 14 лет – на основании заявления родителя (их законного представителя);

• детям в возрасте от 14 до 18 лет и пенсионерам, не работающим на момент выдачи подарка, – по письменному заявлению данного физического лица при предъявлении трудовой книжки. При отсутствии трудовой книжки в заявлении указываются причины этого. Также в нем должен подтвердить свое согласие на вычет родитель ребенка (часть вторая ст. 73 Кодекса Республики Беларусь о браке и семье; часть вторая п. 2 ст. 209 НК).

Важно! Налоговые агенты, предоставившие плательщикам, у которых нет места основной работы (службы, учебы), стандартные налоговые вычеты, направляют в налоговый орган по месту своей постановки на учет информацию о предоставлении указанных вычетов.

Сведения представляются ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим календарным годом, в электронном виде в порядке и по форме, утвержденным МНС Республики Беларусь.

Сумма, превышающая размер льготы, установленной п. 23 ст. 208 НК и приложением 9 к Указу № 503, а также стандартного налогового вычета, облагается подоходным налогом (п. 3 ст. 199, подп. 1.2 п. 1 ст. 213 и ст. 200 НК).

Исчисленный налог удерживается из любых денежных средств, выплачиваемых работнику (например, заработной платы), и перечисляется в бюджет не позднее дня, следующего за днем удержания (часть вторая п. 4 и п. 6 ст. 216 НК).

При отсутствии денежных выплат работникам, в т.ч. пенсионерам, при выдаче подарков детям или деловым партнерам их получатели могут внести необходимую сумму налога в кассу или на расчетный счет организации для дальнейшего перечисления в бюджет (не позднее дня, следующего за днем фактического внесения). За детей исчисленную сумму налога могут внести их родители.

Справочно: если удержание исчисленного налога произвести невозможно из-за отсутствия денежных выплат или отказа работника внести причитающуюся сумму, организация обязана в 30-дневный срок с момента выплаты дохода направить физическому лицу – плательщику подоходного налога и в налоговый орган по месту постановки плательщика на учет сообщение о сумме задолженности по подоходному налогу.

Пример 1

Организация приобрела новогодние подарки, предназначенные:

а) для работников организации, в т.ч. совместителей;

б) их детей (в приказе они указаны в качестве получателей);

в) бывших работников – пенсионеров;

г) клиентов и деловых партнеров.

Стоимость каждого подарка равна 180 руб.

Сумма материальной помощи и стоимости подарков и призов, выданных в течение 2020 г., не превысила 1 935 руб. (2 115 – 180) для каждого работника. У совместителей доходов, не связанных с выполнением трудовых и иных обязанностей, в 2020 г. не было.

В рассматриваемом примере подоходный налог при вручении новогодних подарков будет исчисляться следующим образом:

а) с работников организации, для которых она является местом основной работы, подоходный налог не удерживается, поскольку сумма льготы, установленной п. 23 ст. 208 НК и приложением 9 к Указу № 503 (2 115 руб.), превышает совокупный размер материальной помощи, стоимости подарков и призов, полученных ими в течение 2020 г.

Для совместителей доход, подлежащий обложению подоходным налогом, составляет 40 руб. (180 – 140). Стандартный налоговый вычет им не предоставляется. Следовательно, сумма подоходного налога, подлежащего удержанию у каждого совместителя, равна 5,2 руб. (40 × 13 %);

б) для детей работников доход, подлежащий обложению подоходным налогом, составляет 40 руб. (180 – 140), т.е. не превышает 709 руб. Следовательно, при исчислении подоходного налога предоставляется стандартный налоговый вычет в размере 117 руб., а налоговая база составляет 0 руб.;

в) для бывших работников организации (пенсионеров) налоговая база также равна 0 руб., так как стоимость подарка не превышает 2 115 руб.;

г) для клиентов и деловых партнеров, имеющих место основной работы, сумма подоходного налога, подлежащего удержанию, составит 5,2 руб. ((180 – 140) × 13 %).

Страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах

Подарки, вручаемые к Новому году работникам и их детям, не включены в Перечень № 115***. Следовательно, их стоимость (с учетом НДС) является объектом для начисления страховых взносов в ФСЗН и Белгосстрах (абз. 2 ст. 2 Закона № 138-XIII****; часть первая п. 2 Положения № 1297*****).

Подарки для детей, врученные самим детям или их родителям, относятся к выплатам в пользу работника, которые включаются в объект для начисления страховых взносов в полном объеме.

На стоимость подарков не работающим в организации пенсионерам и деловым партнерам страховые взносы не начисляются, поскольку такие лица не относятся к застрахованным (абз. 2 ст. 2 Закона № 138-XIII; часть первая п. 2 Положения № 1297).

Важно! Взносы в Белгосстрах не начисляются на стоимость подарков, выданных работникам, находящимся в отпусках по беременности и родам, в связи с усыновлением (удочерением) ребенка в возрасте до 3 месяцев, по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет, кроме случаев, когда такие лица в период этих отпусков работают на условиях другого трудового договора (контракта), выполняют работу по гражданско-правовому договору (оказывают услуги, создают объекты интеллектуальной собственности) в организации.

Если источником финансирования являются средства профсоюза, а не нанимателя, то на стоимость такого подарка, выданного работнику, страховые взносы не начисляются.

Справочно: стоимость выданных работникам подарков не учитывается:

• при определении среднего заработка, сохраняемого в случаях, установленных законодательством (например, за время трудового отпуска, для выплаты выходного пособия);
• расчете заработка для исчисления пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам.

Пример 2

Исходные данные аналогичны приведенным в примере 1. В этом случае необходимо исчислить со стоимости каждого подарка работникам организации и их детям страховые взносы в ФСЗН в сумме 61,2 руб. (180 × 34 %) и удержать из заработной платы взносы на пенсионное страхование (1 %) в размере 1,8 руб. (180 × 1 %). Сумма взносов в Белгосстрах составит 1,08 руб. (180 × 0,6 %).

НДС

Операции по безвозмездной передаче подарков для целей исчисления НДС включаются в обороты по реализации (подп. 1.1.3 п. 1 ст. 115 НК). Согласно части первой п. 21 ст. 121 НК момент фактической реализации – это день передачи подарков их получателям. В отношении приобретенных подарков налоговая база определяется как стоимость их приобретения (без НДС), а в отношении подарков, произведенных организацией, – как их себестоимость (п. 14 ст. 120 НК).

При этом применяется та же ставка НДС, что и при реализации таких товаров. Если товары были приобретены в розничной торговле, а продавец предъявил НДС по расчетной ставке, то при их безвозмездной передаче НДС исчисляется по расчетной ставке, которую применял продавец.

Справочно: обязанность исчислять НДС по вручаемым подаркам существует независимо от того, предъявлял ли продавец данный налог при их приобретении (он не предъявляется, если тот применяет особый режим налогообложения без уплаты НДС, например УСН).

При безвозмездной передаче подарков физическим лицам организации необходимо создать один итоговый ЭСЧФ и направить на Портал ЭСЧФ (www.vat.gov.by) без выставления покупателям. ЭСЧФ составляется не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным периодом (кварталом или месяцем) (подп. 8.8 п. 8 ст. 131 и п. 2 ст. 127 НК; п. 39 Инструкции о порядке создания (в том числе заполнения), выставления (направления), получения, подписания и хранения электронного счета-фактуры, утвержденной постановлением МНС Республики Беларусь от 25.04.2016 № 15).

Сумма предъявленного при приобретении подарков НДС принимается к вычету в общеустановленном порядке на основании полученных ЭСЧФ, подписанных принимающей стороной (пп. 1, 3–6 ст. 132 НК).

У организаций, применяющих УСН и ведущих учет в книге учета доходов и расходов, и у индивидуальных предпринимателей вычету подлежат только фактически уплаченные суммы НДС после их отражения в книге учета на основании ЭСЧФ и иных документов, предусмотренных законодательством.

Пунктом 15 ст. 133 НК установлено, что суммы «входного» НДС, приходящиеся на обороты по безвозмездной передаче товаров (работ, услуг), принимаются организациями к вычету в порядке, установленном для вычета НДС по товарам, облагаемым по ставке 20 %, независимо от того, облагается ли НДС эта безвозмездная передача.

Таким образом, вычет осуществляется в пределах суммы НДС, исчисленной по реализации, без распределения по удельному весу на обороты, облагаемые по разным ставкам. В то же время суммы НДС, приходящиеся на обороты по безвозмездной передаче, определяются либо методом раздельного учета, либо методом распределения по удельному весу по выбору организации (п. 16 ст. 133 НК).

Организация имеет право относить суммы НДС, предъявленные при приобретении подарков, на увеличение их стоимости. При этом включенные в стоимость подарков суммы «входного» НДС вычету не подлежат, а отнесение «входного» НДС на нее не освобождает организацию от обязанности исчислить НДС по безвозмездной передаче подарков (п. 11 ст. 132 и подп. 24.3 п. 24 ст. 133 НК).

Законодательством определены случаи безвозмездной передачи, которые не признаются объектом обложения НДС. В частности, это приобретение (оплата) организацией работ (услуг) для своих работников, а также для пенсионеров, ранее в ней работавших. НДС, предъявленный при нем, включается в стоимость работ (услуг) и к вычету не принимается (подп. 2.15 п. 2 ст. 115, п. 11 ст. 132, подп. 24.8 п. 24 ст. 133 НК).

Следует учитывать то, что в некоторых случаях применяется освобождение от НДС, например при вручении изделий народных промыслов признанного художественного достоинства по установленному перечню. Основанием для применения освобождения служит заключение об отнесении продукции к таким изделиям (для производителей) или его копия (для организаций, реализующих товары) (подп. 1.15 п. 1 ст. 118 НК).

Справочно: перечень изделий народных художественных ремесел признанного художественного достоинства, обороты по реализации которых на территории Республики Беларусь освобождаются от обложения налогом на добавленную стоимость, утвержден Указом Президента Республики Беларусь от 07.02.2006 № 81 (в редакции от 14.03.2017).

Если подарком являются подарочные сертификаты, то согласно письму МНС Республики Беларусь от 30.09.2011 № 2-1-10/10544 «Ответы на актуальные вопросы, связанные с исчислением налога на добавленную стоимость» (вопрос 5) в этом случае имеет место передача имущественных прав, подтвержденная сертификатом. Безвозмездная передача имущественных прав признается объектом обложения НДС.

Вместе с тем налоговая база НДС равна нулю, поскольку при передаче сертификата работнику он не получает доход от передачи имущественных прав (подп. 16.1 п. 16 ст. 120 НК).

Не подлежат вычету суммы НДС, предъявленные покупателю при приобретении либо уплаченные им при ввозе имущественных прав, налоговая база при передаче которых определяется как положительная разница между стоимостью, по которой передаются имущественные права с учетом НДС, и расходами на их приобретение с учетом НДС (абз. 3 подп. 24.16 п. 24 ст. 133 НК).

Следовательно, сумма «входного» НДС по подарочным сертификатам вычету не подлежит.

Важно! При передаче работникам подарочных сертификатов соответствующий оборот не нужно включать в итоговый ЭСЧФ, создаваемый по итогам отчетного периода (месяца или квартала) при осуществлении операций с физическими лицами.

Передача подарков, приобретенных за счет отчислений, получаемых профсоюзной организацией от нанимателя в соответствии с коллективным договором, работникам – членам профсоюза не признается объектом обложения НДС. В этом случае «входной» НДС относится на увеличение стоимости подарков. Вместе с тем обязанность по исчислению НДС возникает и сохраняется право на вычет сумм «входного» НДС в тех случаях, когда подарки вручаются работникам, не являющимся членами профсоюза (подп. 2.8.2 п. 2 ст. 115, подп. 3.8 п. 3 ст. 131, п. 12 ст. 132, подп. 24.9 п. 24 ст. 133 НК).

При передаче в качестве подарков билетов (в кино, театр, филармонию, на концерт, хоккей, спартакиаду и т.п.) НДС не исчисляется, так как отсутствует объект обложения этим налогом. «Входной» НДС относится на увеличение стоимости таких подарков (подп. 2.15 п. 2 ст. 115, абз. 3 подп. 24.9 п. 24 ст. 133 НК).

Налог на прибыль

Стоимость подарков, включая затраты на их безвозмездную передачу, для целей налогообложения прибыли не включается в выручку. Стоимость приобретения передаваемых подарков, затраты на их безвозмездную передачу, а также НДС, исчисленный по безвозмездной передаче, также не учитываются в составе затрат (часть вторая п. 1 ст. 168, подп. 1.19 и 1.20 п. 1 ст. 173 НК).

Страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах, начисляемые на стоимость подарков, включаются в состав внереализационных расходов (подп. 3.34 п. 3 ст. 175 и подп. 2.5 п. 2 ст. 170 НК).

Бухгалтерский учет

Подарки относятся в состав запасов по фактической себестоимости (в сумме затрат на приобретение) и в большинстве случаев учитываются на счете 10 «Материалы», к которому можно открыть отдельный субсчет. Списание ТМЦ производится в момент вручения подарка (пп. 60 и 61 Инструкции № 133******).

Порядок отражения подарков на счетах бухгалтерского учета зависит от их вида (см. табл. 1):

Таблица 1

НДС, предъявленный при приобретении подарков, отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 18 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам, работам, услугам» или по желанию организации увеличивает стоимость подарков и учитывается на счете 10 «Материалы».

Стоимость подарков, переданных работникам (иным лицам), а также расходы, связанные с их передачей, включаются в состав прочих расходов по текущей деятельности и отражаются на счете 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности» (субсчет 90-10 «Прочие расходы по текущей деятельности») (п. 70 Инструкции № 50; п. 13 Инструкции № 102********).

Начисление страховых взносов в ФСЗН и Белгосстрах отражается по дебету того же счета, что и списание стоимости подарков (в составе прочих расходов по текущей деятельности) (часть вторая п. 54, часть шестая п. 59 Инструкции № 50; абз. 20 п. 13 Инструкции № 102).

Пример 3

В качестве подарков организация приобрела ТМЦ (наборы конфет, сувениры, игрушки и т. д.) общей стоимостью 2 400 руб. (в т.ч. НДС (20 %) – 400 руб.).

Стоимость подарков, выданных работникам, не превысила размер установленной законодательством льготы (п. 23 ст. 208 НК и приложение 9 к Указу № 503), поэтому подоходный налог не удерживался.

На стоимость подарков начислены страховые взносы в ФСЗН в сумме 816 руб. (2 400 × 34 %). Также из заработной платы работников удержаны взносы на пенсионное страхование (1 %) – 24 руб. (2 400 × 1 %). Сумма взносов в Белгосстрах составила 14,4 руб. (2 400 × 0,6 %).

В бухгалтерском учете организации производятся следующие записи (см. табл. 2):

Таблица 2

^* В бухгалтерском учете эта сумма включается в расходы, но не учитывается при расчете налога на прибыль. Как следствие, возникают постоянная разница и соответствующее ей налоговое обязательство. Они никак не отражаются в учете, а указываются в примечаниях к бухгалтерской отчетности (пп. 3–5 Инструкции по бухгалтерскому учету отложенных налоговых активов и обязательств, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 31.10.2011 № 113; подп. 52.12 п. 52 Национального стандарта бухгалтерского учета и отчетности «Индивидуальная бухгалтерская отчетность», утвержденного постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.12.2016 № 104 (в редакции от 22.12.2018)).

** Для целей налогообложения включаются во внереализационные расходы.

Особенности учета и налогообложения расходов на вручение подарков можно представить в обобщенном виде следующим образом (см. табл. 3):

Таблица 3

Документы:

*Закон Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (в редакции от 17.07.2017; далее – Закон № 57-З).

**Указ Президента Республики Беларусь от 31.12.2019 № 503 «О налогообложении» (в редакции от 07.08.2020; далее – Указ № 503).

***Перечень выплат, на которые не начисляются взносы по государственному социальному страхованию, в том числе по профессиональному пенсионному страхованию, в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь и по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие «Белгосстрах», утвержденный постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.01.1999 № 115 (в редакции от 29.08.2019; далее – Перечень № 115).

****Закон Республики Беларусь от 29.02.1996 № 138-XIII «Об обязательных страховых взносах в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь» (в редакции от 09.01.2017; далее – Закон № 138-XIII).

*****Положение о порядке уплаты страховщику страховых взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 10.10.2003 № 1297 (в редакции от 29.08.2019; далее – Положение № 1297).

******Инструкция по бухгалтерскому учету запасов, утвержденная постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.11.2010 № 133 (в редакции от 30.04.2012; далее – Инструкция № 133).

*******Инструкция о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденная постановлением Минфина Республики Беларусь от 29.06.2011 № 50 (в редакции от 13.12.2019; далее – Инструкция № 50).

********Инструкция по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утвержденная постановлением Минфина Республики Беларусь от 30.09.2011 № 102 (в редакции от 22.12.2018; далее – Инструкция № 102).

Елена Горошко, налоговый консультант, аудитор