Заполняем сведения о доходах физлиц за 2023 год, исправляем ошибки

МНС разъясняет правила заполнения сведений о доходах физических лиц при отсутствии данных об идентификационном номере физлица, а также порядок обработки сведений о доходах после их отправки налоговым агентом на портал МНС.

Письмо МНС Республики Беларусь от 15.03.2024 № 3-2-11/00794 «О принятии сведений о доходах физических лиц»

Министерство по налогам и сборам (далее – МНС) с учетом поступающих вопросов от налоговых агентов по работе с ошибками, возникающими при представлении ими сведений о доходах физических лиц (далее – сведения), сообщает следующее.

Вопрос 1. Порядок заполнения сведений при отсутствии данных об идентификационном номере физического лица.

Для граждан Республики Беларусь, иностранных граждан (подданных) и лиц без гражданства (подданства), имеющих разрешение на постоянное проживание в Республике Беларусь, личность которых удостоверяется паспортом гражданина Республики Беларусь, свидетельством о рождении или видом на жительство, заполнение в сведениях о доходах физических лиц идентификационного номера является обязательным.

При отсутствии идентификационного номера у детей в возрасте до 14 лет, не имеющих паспорта гражданина Республики Беларусь, в свидетельстве о рождении которых также отсутствует идентификационный номер, сведения не представляются.

Справочно. У детей, родившихся и зарегистрированных в период с 2009 года по 25.07.2013, не достигших 14-летнего возраста и не имеющих паспорта, отсутствует идентификационный номер.

Идентификационный номер появился в форме свидетельства о рождении с 26.07.2013 (с момента начала работы Регистра населения и внесения изменений в форму свидетельства о рождении ребенка (постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.01.2011 № 14, вступившее в силу с 26.07.2013)).

Идентификационный номер (при его отсутствии) также присваивается ребенку при получении паспорта (выдача паспорта производится при достижении ребенком возраста четырнадцати лет или несовершеннолетнему, не достигшему четырнадцатилетнего возраста, по заявлению одного из его законных представителей (Указ Президента Республики Беларусь от 03.06.2008 № 294)). Следовательно, часть детей, не достигших четырнадцатилетнего возраста, не имеющих паспортов, могут не иметь идентификационного номера.

Отсутствие у налогового агента сведений об идентификационном номере также может быть по причине отсутствия у такого налогового агента актуальных паспортных данных физического лица. Например, при наличии только данных паспорта гражданина СССР образца 1974 года или паспорта гражданина Республики Беларусь образца 1993 года.

Обращаем внимание, что согласно пункту 1 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 29 октября 2022 г. № 1492 «Об ограничении срока действия паспорта гражданина СССР образца 1974 года и паспорта гражданина Республики Беларусь образца 1993 года» имеющиеся у граждан Республики Беларусь паспорта граждан СССР образца 1974 года и паспорта граждан Республики Беларусь образца 1993 года являлись действительными до 1 июля 2004 г. в качестве документов, удостоверяющих личность владельца паспорта.

С 1 июля 2004 г. паспорта гражданина СССР образца 1974 года или паспорта гражданина Республики Беларусь образца 1993 года являются недействительными.

Следовательно, для представления сведений о доходах таких лиц налоговому агенту необходимо актуализировать их паспортные данные.

Вопрос 2. Порядок и статус отработки сведений.

После отправки налоговым агентом сведений на портал МНС отправленному файлу присваивается статус «Отправлен», и данный файл становится в очередь на обработку.

Справочно. В связи с большим количеством подаваемых сведений файл в статусе «Отправлен» может находиться несколько дней.

Когда подходит очередь и файл принимается в обработку, его статус меняется на «Принято в обработку».

Справочно. Если в файле есть сведения о физических лицах, которые умерли, или в отношении правильно указанного идентификационного номера физического лица в Регистре населения отсутствует адрес регистрации физического лица, то данные файлы остаются в статусе «Принято в обработку».

При этом записям, которые прошли обработку и приписаны в карточки физических лиц, присваивается статус 400, а необработанным записям присваивается иной статус (в зависимости от ошибки обработки).

При возникновении у налогового агента вопросов о таком статусе файла («Принято в обработку») налоговому агенту сообщается, что сведения им представлены, корректные записи загружены в учетную систему налоговых органов, а оставшиеся сведения будут окончательно обработаны после доработки программного обеспечения (ориентировочно после 01.04.2024).

Конкретный алгоритм действий в отношении необработанных записей будет доведен дополнительно.

Если по результатам обработки файл не содержит ошибок, то его статус меняется на «Принято порталом без ошибок».

Если по результатам обработки файла устанавливаются ошибки, то его статус меняется на «Принято порталом с ошибками».

При выявлении ошибок информационной системой формируется протокол ошибок, который загружается в Личный кабинет плательщика (при представлении сведений через Личный кабинет плательщика), в АРМ Плательщика (при представлении сведений через АРМ Плательщик), в АИС УДФЛ (при представлении сведений на USB-флеш накопителе).

Обращаем внимание, что в протоколе ошибок кратко описывается, в отношении какого физического лица допущена ошибка, с указанием фамилии, имени, отчества, идентификационного номера, а также с кратким описанием сути ошибки с указанием конкретной строки сведений, в которых имеет место ошибка.

Например. При неправильном отражении идентификационного номера в Личном кабинете плательщика или АРМ Плательщика стоит запрет на сохранение такой записи с указанием наличия ошибки в идентификационном номере.

При отправке сведений с несуществующим идентификационным номером (файл прошел контроль на правильность отражения идентификационного номера) в протоколе ошибок будет отражена ошибка «20152 Введен неправильный идентификационный номер (411122078А029РВ5 (идентификационный номер), Иванов Иван Иванович (ФИО), 411122078А029РВ5 (идентификационный номер)).

При этом статус пачки, в которой имеются ошибки, принимает значение «Принято порталом с ошибками».

В связи с вопросами налоговых агентов в части понимания сути ошибок, отраженных в сформированном протоколе ошибок, направляем в ваш адрес перечень и описание ошибок, для организации работы подведомственных инспекций по разъяснению налоговым агентам сути данных ошибок и порядка их исправления.

Обращаем внимание, что контакт-центр налоговых органов не дает разъяснения по ошибкам, содержащимся в протоколе ошибок. Такие разъяснения представляют налоговым агентам должностные лица, занимающиеся приемом сведений, в том числе по телефонам, размещенным на сайте МНС в разделе: Представление налоговым агентом сведений о доходах физических лиц за 2023 год / Контакты по обращениям плательщиков по вопросам представления сведений / Телефоны инспекций МНС по месту постановки на учет налогового агента.

Указанную информацию и поручение довести до сведения подведомственных инспекций в кратчайшие сроки.

Заместитель Министра                                                                                  И.В.Скринников