_______________________
* Положение о порядке использования кассового оборудования, платежных терминалов, автоматических электронных аппаратов, торговых автоматов и приема наличных денежных средств, банковских платежных карточек при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг, осуществлении деятельности в сфере игорного бизнеса, лотерейной деятельности, проведении электронных интерактивных игр, утвержденного постановлением Совета Министров и Нацбанка Республики Беларусь от 06.07.2011 № 924/16 (далее – Положение № 924/16).
Книгу можно вести 2 способами – вручную или с помощью программно-технических средств
Книга кассира ведется по каждой единице кассового оборудования.
Это правило не применяется в отношении кассового оборудования:
– используемого в своей деятельности банками, индивидуальными предпринимателями – плательщиками единого налога с индивидуальных предпринимателей и иных физических лиц;
– встраиваемого в автоматические электронные аппараты, торговые автоматы, и специальных компьютерных систем;
– с установленным средством контроля налоговых органов.
Форма книги кассира приведена в приложении 2 к Положению № 924/16.
Организации, принимающие наличные денежные средства, должны обеспечить наличие книги в месте установки кассового оборудования |*|.
* Письмо Минтранса Республики Беларусь от 12.08.2014 № 01-27/6472 "О приеме наличных денежных средств" доступно для всех читателей GB.BY
Данное правило не распространяется на кассовое оборудование, используемое:
– в автобусах пригородных, междугородных, международных маршрутов в регулярном сообщении;
– автобусах с максимальной массой не более 5 000 кг экспрессных городских маршрутов;
– автомобилях-такси;
– при осуществлении торговли по образцам с доставкой товаров на дом или в иное оговоренное место.
Книга кассира ведется ежедневно в хронологическом порядке на основании показаний кассового оборудования и подтверждающих документов.
То есть при заполнении книги имеют значение показания кассового оборудования и документов, а не наличие или отсутствие продаж в течение дня.
Книгу кассира следует заполнять без помарок перьевой или шариковой ручкой.
Как следует из разъяснений специалистов МНС, кассиры кроме указанных разновидностей ручек вправе использовать и другие виды ручек. Ссылка в п. 14 Положения № 924/16 на перьевую или шариковую ручки всего лишь преследовала цель по предотвращению ситуаций, вследствие которых возникают вопросы и (или) сомнения о первоначальной записи (например, когда чернила со временем испаряются, выгорают и разобрать запись не представляется возможным либо используется ручка с чернилами, которые легко удаляются) |*|.
* Порядок заполнения книги кассира гелевой ручкой доступен для всех читателей GB.BY
Ведение книги вручную. В этом случае организация должна до начала использования книги прошнуровать ее, пронумеровать и скрепить подписями руководителя организации и лица, осуществляющего руководство бухгалтерским учетом, а также печатью организации.
Ведение книги с помощью программно-технических средств. Такой способ ведения книги допускается при условии обеспечения заполнения всех реквизитов, предусмотренных в форме книги кассира.
При этом листы книги кассира формируются в виде выходной формы "Вкладной лист книги кассира". В последней выходной форме "Вкладной лист книги кассира" за каждый месяц должно быть напечатано общее количество листов книги кассира за каждый месяц, а в последней такой форме за календарный год – общее количество листов книги кассира за год. Нумерация листов книги кассира в выходных формах осуществляется в порядке возрастания с начала года.
Выходные формы "Вкладной лист книги кассира" брошюруются в хронологическом порядке в течение года.
По окончании календарного года (или по мере необходимости) общее количество листов за год заверяется подписями руководителя юридического лица и лица, осуществляющего руководство бухгалтерским учетом, а также печатью юридического лица.
Важно! Выходная форма "Вкладной лист книги кассира" должна ежедневно выводиться на бумажный носитель и подписываться кассиром.
Порядок заполнения книги кассира в начале рабочего дня (смены)
Кассир, работающий на кассовом оборудовании, должен начать свой рабочий день (смену) с заполнения гр. 1–4 книги кассира (см. табл. 1).
Отметим, что порядок выдачи наличных денег кассиру перед началом рабочего дня определен Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107 (далее – Инструкция № 107).
Так, для обеспечения бесперебойной работы кассиров, уполномоченных лиц по выдаче сдачи при продаже товаров (выполнении работ, оказании услуг) с учетом необходимости сохранности и специфики работы организация самостоятельно определяет в письменной форме размер потребности в разменных наличных деньгах на каждое рабочее место кассира, уполномоченное лицо; время сдачи наличных денег кассирами главному (старшему по должности) кассиру и т.д.
Установленный размер потребности в разменных наличных деньгах доводится каждому кассиру, уполномоченному лицу в письменной форме (п. 14 Инструкции № 107).
Необходимую для расходных операций сумму наличных денег перед началом рабочего дня выдает главный (старший по должности) кассир другим кассирам в предварительном порядке под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром наличных денег (далее – книга учета). Форма этой книги содержится в приложении 4 к Инструкции № 107.
Она должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью юридического лица, подразделения. Количество листов в книге учета принятых и выданных кассиром наличных денег заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера юридического лица, подразделения.
Книга применяется для учета:
– наличных денег, выданных главным (старшим по должности) кассиром из кассы юридического лица, подразделения другим кассирам;
– возврата наличных денег и кассовых документов по проведенным операциям главному (старшему по должности) кассиру. Книгу учета принятых и выданных кассиром наличных денег ведет главный (старший по должности) кассир.
Кассиры в конце рабочего дня отчитываются перед главным (старшим по должности) кассиром о полученном авансе и принятых наличных деньгах по произведенным операциям под расписку в книге учета (п. 60 Инструкции № 107).
Порядок заполнения книги кассира по окончании рабочего дня (смены)
По окончании рабочего дня (смены) кассир должен:
1) вывести в соответствии с эксплуатационной документацией на кассовое оборудование:
– контрольную ленту – для кассового оборудования с электронным журналом, когда контрольная лента формируется в едином рабочем цикле с чековой лентой при регистрации кассовой операции, но оформляется раздельно.
Требование о формировании контрольной ленты не распространяется на кассовое оборудование с установленным средством контроля налоговых органов;
– суточный (сменный) отчет (Z-отчет) (п. 18 Положения № 924/16);
2) заполнить на основании полученного Z-отчета и подтверждающих документов независимо от наличия или отсутствия продаж в течение дня гр. 5–14 книги кассира (п. 14 Положения № 924/16) (см. табл. 2).
Порядок исправления ошибок
Если при заполнении книги кассира допущена ошибка, то ее можно исправить. Для этого надо всего лишь зачеркнуть ошибочную запись и сверху написать правильную.
При этом каждое исправление должно быть заверено подписями лица, уполномоченного на это юридическим лицом. Если приказом по организации на данные действия уполномочен кассир, работающий на кассовом оборудовании, то внесение в книгу кассира исправлений осуществляет данный кассир |*|.
* Порядок исправления ошибки, допущенной торговой организацией в книге кассира, доступен для подписчиков электронного "ГБ"
Практика заполнения книги кассира
Ситуация 1. Заполнение книги кассира при отсутствии выручки в общепите
Организация имеет небольшое кафе, в котором не каждый день есть выручка.
Надо ли при отсутствии выручки заполнять книгу кассира?
Надо, если организация не осуществляет сезонную торговлю.
Кассовое оборудование должно включаться и книга кассира должна заполняться в начале рабочего дня (смены) в соответствии с режимом работы кафе.
Если деятельность при осуществлении услуг общепита носит нерегулярный (сезонный) характер, данный факт отражается в режиме работы кафе.
В дни, когда согласно режиму работы деятельность субъекта хозяйствования не осуществляется и соответственно не производится оказание услуг, кассовое оборудование не используется, а книга кассира не заполняется.
От редакции:
Режим работы объектов общественного питания должен соответствовать режиму работы, указанному в документе об установлении режима работы. Его форма содержится в приложении 22 к постановлению Минторга Республики Беларусь от 24.12.2014 № 41.
Продавец обязан довести до сведения посетителей на вывеске и (или) информационной табличке, расположенных на всех входных дверях или фасаде строения (здания, сооружения), временной конструкции, в которых расположен объект общественного питания, в ином доступном для посетителя месте:
– наименование, тип и класс объекта общественного питания;
– режим работы (пп. 4, 5, 12 Правил продажи отдельных видов товаров и осуществления общественного питания, утвержденных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 22.07.2014 № 703).
Ситуация 2. Заполнение книги кассира на кассовое оборудование, которое при отсутствии продаж в течение дня (смены) не формирует Z-отчет
Организация использует модель кассового оборудования, в котором невозможно снятие суточного отчета (Z-отчета) без продаж за текущие сутки.
Что в этом случае является основанием для записи в книге кассира по окончании рабочего дня при отсутствии выручки за рабочий день?
Z-отчет после проведения определенных операций с участием кассового оборудования.
Кассир обязан по окончании рабочего дня (смены) заполнить книгу кассира на основании показаний кассового оборудования и подтверждающих документов независимо от наличия или отсутствия продаж в течение дня (п. 14 Положения № 924/16).
В связи с этим он должен по окончании рабочего дня (смены) вывести в соответствии с эксплуатационной документацией на кассовое оборудование суточный (сменный) отчет (Z-отчет) (п. 18 Положения № 924/16).
Отдельные модели кассовых суммирующих аппаратов, включенные в Государственный реестр моделей (модификаций) кассовых суммирующих аппаратов и специальных компьютерных систем, используемых на территории Республики Беларусь, при отсутствии продаж в течение дня (смены) не формируют отчет закрытия смены (Z-отчет). Организациям в таких случаях необходимо пользоваться рекомендациями производителей этих кассовых суммирующих аппаратов.
Из них следует, что в целях обеспечения возможности формирования суточного (сменного) отчета (Z-отчета) надо произвести служебное внесение денег (административная кассовая операция регистрации внесения наличных денег в денежный ящик) и служебную выдачу денег (административная кассовая операция регистрации изъятия наличных денег из денежного ящика). После этих действий возможно выполнение операции по формированию суточного (сменного) отчета (Z-отчета).
Учитывая вышеизложенное, кассир организации должен по окончании рабочего дня (смены) заполнить соответствующие реквизиты, предусмотренные формой книги кассира, в т.ч. номер суточного (сменного) отчета (Z-отчета). При отсутствии в течение рабочего дня продаж в соответствующих графах книги кассира (7–9) проставляются прочерки.
Ситуация 3. Оформление книги кассира при реализации подарочных сертификатов
Розничные торговые сети и объекты оказания услуг населению (парикмахерские, салоны красоты, развлекательные центры) предлагают потребителям подарочные сертификаты, различающиеся по номиналу, срокам действия, свободе передачи и т.д.
Каков порядок оформления книги кассира при реализации подарочных сертификатов?
Кассир обязан проводить суммы принятых наличных денежных средств и (или) денежных средств при осуществлении расчетов в безналичной форме с использованием банковских платежных карточек (в т.ч. при внесении авансовых платежей, предварительной оплаты, задатка и денежных средств, принимаемых в качестве залога) через кассовое оборудование |*|.
* Порядок использования кассового оборудования при приеме наличных денег доступен для подписчиков электронного "ГБ"
В подтверждение принятия указанных сумм он обязан:
– выдать покупателю (потребителю) платежный документ, подтверждающий оплату товара, выполнение работы, оказание услуги;
– поместить полученные от покупателя наличные денежные средства в ящик для денег кассового оборудования (при его наличии) или иное место аналогичного назначения (п. 17 Положения № 924/16) |**|.
** Прием наличных денег в магазинах беспошлинной торговли типа 1 доступен для подписчиков электронного "ГБ"
Таким образом, операции по продаже подарочных сертификатов должны проводиться через кассовое оборудование и соответственно отражаться в книге кассира.
В книге кассира должна быть отражена сумма выручки, которая в этот рабочий день (смену) проведена через кассовое оборудование, в т.ч. и от продажи подарочных сертификатов. Основание – данные выведенного по окончании рабочего дня (смены) на кассовом оборудовании суточного (сменного) отчета (Z-отчета).
Напомним, что информация о принятых наличных деньгах указывается в гр. 8 книги кассира, о безналичных – в гр. 9.
Ситуация 4. Оформление книги кассира при поломке кассового оборудования
Торговая организация планирует открыть магазин, в котором будет установлено 23 кассовых аппарата.
Что следует указывать в книге кассира при поломке аппарата в процессе работы?
При обнаружении неисправности кассового оборудования или повреждения средства контроля, установленного на нем, кассир обязан:
1) прекратить прием наличных денежных средств и (или) банковских платежных карточек с его использованием;
2) снять суточный (сменный) отчет (Z-отчет) и на основании его информации оформить окончание работы в порядке, указанном выше.
При невозможности снятия суточного (сменного) отчета (Z-отчета) в книге кассира следует произвести запись о неисправности кассового оборудования и сумме денежных средств, принятых с применением этого кассового оборудования за данный рабочий день (смену) до обнаружения его неисправности.
Срок хранения заполненной книги кассира
Заполненная книга кассира должна храниться 1 год после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства и при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля (при его наличии) (п. 179 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).
По истечении указанного срока книгу кассира можно уничтожить. При уничтожении следует оформить акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
Справочно: форма акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, содержится в приложении 17 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.
