Зачем нужен дефектный акт и в каких нормативных правовых документахон упоминается
Строительно-монтажные работы по текущему ремонту выполняются на основании дефектного акта и сметы. Форма такого акта, а также порядок его применения и заполнения утверждает Минстройархитектуры (п. 4 ст. 51 Закона РБ от 05.07.2004 № 300-З "Об архитектурной, градостроительной и строительной деятельности в Республике Беларусь"). В настоящее время форма дефектного акта утверждена постановлением этого министерства от 29.04.2011 № 14 "Об установлении формы дефектного акта" (далее – постановление № 14).
Форму С-1 "Дефектный акт" (далее – дефектный акт) применяют организации независимо от организационно-правовой формы и формы собственности и индивидуальные предприниматели (п. 2 постановления № 14):
1) для обоснования принятия решения о проведении текущего ремонта;
2) составления сметы на проведение строительно-монтажных работ по текущему ремонту (он служит исходным документом).
В дефектном акте с учетом первичного осмотра объекта ремонта указывают примерный (укрупненный) перечень видов предполагаемых строительно-монтажных работ. В графе "Примечание" такого акта указывают необходимую заказчику дополнительную информацию.
Дефектный акт упоминается и в иных нормативных правовых актах, регулирующих деятельность в области строительства. Так, например, в п. 7 Инструкции* основанием для определения стоимости строительства объекта являются:
__________________________
* Инструкция о порядке определения сметной стоимости строительства и составления сметной документации на основании нормативов расхода ресурсов в натуральном выражении, утвержденная постановлением Минстройархитектуры РБ от 18.11.2011 № 51 (далее – Инструкция).
– задание на проектирование, выдаваемое заказчиком, застройщиком;
– проектная документация, дефектные акты на объекты текущего ремонта;
– решения, принятые заказчиком, застройщиком и предусмотренные в проектной документации.
При составлении локальных смет (локальных сметных расчетов) объемы работ определяют на основании проектной документации или дефектного акта и технической части сборников нормативов расхода ресурсов (п. 10 Инструкции).
Что касается выполнения работ по текущему ремонту за счет бюджетных средств, то основанием для перечисления денежных средств за выполненные работы согласно представляемому заказчиком в органы казначейства платежному поручению на перечисление средств являются:
– справка о стоимости выполненных работ и затратах;
– акт сдачи-приемки выполненных работ с указанием даты его подписания (для объектов, строящихся по договорным (контрактным) ценам);
– смета (дефектный акт);
– договор строительного подряда;
– график платежей;
– протокол согласования договорной (контрактной) цены (в случае выполнения работ по договорным (контрактным) ценам) (подп. 11.2 п. 11 Инструкции о порядке оплаты расходов по строительству и ремонтным работам за счет средств бюджета, утвержденной постановлением Минфина РБ от 17.12.2001 № 120).
Указание на необходимость составления дефектного акта либо его наличие содержится и в ряде иных нормативных правовых актах.
Таким образом, составлять дефектный акт в соответствии с требованиями законодательства необходимо. Однако при этом нужно определиться с правовым статусом такого акта для целей бухгалтерского учета и налогообложения.
Является ли дефектный акт первичным учетным документом?
Каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом (подп. 1.1 п. 1 Указа Президента РБ от 15.03.2011 № 114 "О некоторых вопросах применения первичных учетных документов"; далее – Указ № 114).
Первичный учетный документ – это документ, на основании которого хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета.
Хозяйственная операция – это действие или событие, которые организация отражает в бухгалтерском учете и которые приводят к изменению ее активов, обязательств, собственного капитала, доходов, расходов.
Эти определения содержатся в ст. 1 Закона РБ от 12.07.2013 № 57-З "О бухгалтерском учете и отчетности" (далее – Закон № 57-З). Составление дефектного акта не приводит к изменению активов, обязательств, собственного капитала, доходов, расходов, т.е. не подразумевает наличие совершенной хозяйственной операции, и, как следствие, не влечет необходимости отражения каких-либо хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.
В регистрах бухгалтерского учета хозяйственные операции по текущему ремонту отражают в акте сдачи-приемки выполненных строительных и иных специальных монтажных работ. Такой акт составляется в соответствии с требованиями Указа № 114, постановления Совета Министров РБ от 24.03.2011 № 360 "Об утверждении перечня первичных учетных документов".
В настоящее время в зависимости от того, каким образом рассчитана сметная стоимость работ по текущему ремонту, в качестве первичного учетного документа нужно использовать:
– акт сдачи-приемки выполненных строительных и иных специальных монтажных работ формы С-2;
– акт сдачи-приемки выполненных строительных и иных специальных монтажных работ формы С-2А.
Формы вышеуказанных документов утверждены постановлением Минстройархитектуры РБ от 29.04.2011 № 13 "Об установлении форм первичных учетных документов в строительстве". Именно эти документы, а не дефектный акт, являются основанием для отражения в регистрах бухгалтерского и налогового учета произведенных затрат по текущему ремонту помещений.
Таким образом, дефектный акт не является первичным учетным документом. Он считается документом, подлежащим составлению в целях выполнения строительных норм и правил проведения строительных работ, и в первую очередь служит для управленческих целей (подтверждает решение о необходимости проведения текущего ремонта) и для составления сметной документации для выполнения работ по текущему ремонту.
Важно! Форму дефектного акта можно доработать с учетом потребностей вашей организации и конкретной ситуации. Главное, чтобы в нем, как и любом другом документе, были все сведения, которые необходимы организации для управленческих и иных целей.
Если организация не составила дефектный акт…
Если организация при осуществлении работ по текущему ремонту не составила дефектный акт, то можно говорить о том, что она не выполнила (нарушила порядок применения) строительные нормы и правила, а не требования законодательства в области бухгалтерского учета и налогообложения.
Следовательно, отсутствие дефектного акта при выполнении работ по текущему ремонту не является прямым основанием для исключения стоимости выполненных работ по текущему ремонту из себестоимости продукции (работ, услуг), и, как следствие, исключения из состава затрат, уменьшающих облагаемую налогом прибыль, если у организации будет в наличии оформленный в соответствии с требованиями законодательства РБ акт сдачи-приемки выполненных строительно-монтажных и иных специальных работ.
Однако несоставление дефектного акта при выполнении работ по ремонту помещений в определенных ситуациях может все-таки повлечь достаточно негативные последствия для организации. Рассмотрим их.
1. Дефектный акт позволяет подтвердить наличие, характер дефектов и степень износа отдельных элементов и конструкций помещения, и, как следствие, правильно классифицировать виды работ по ремонту, которые будут выполнены в помещении: разграничить их на работы по текущему либо капитальному ремонту, а также на работы по реконструкции.
Как известно, возведение, реконструкция, реставрация, капитальный ремонт, благоустройство объекта осуществляются на основе утвержденной проектной документации (утвержденной части проектной документации), в т.ч. сметы (сметной документации), определяющей стоимость возведения, реконструкции, реставрации, капитального ремонта, благоустройства объекта (проектно-сметной документации), разрабатываемой в соответствии с требованиями, установленными законодательством (ст. 51 Закона РБ от 05.07.2004 № 300-З "Об архитектурной, градостроительной и строительной деятельности в Республике Беларусь").
То есть при отсутствии дефектного акта организация рискует тем, что выполняемые работы могут быть квалифицированы контролирующими органами как работы по капитальному ремонту либо как работы по реконструкции, проведение которых требовало разработки проектно-сметной документации.
В соответствии со ст. 21.19 Кодекса РБ об административных правонарушениях (далее – КоАП) строительство, включая реконструкцию, ремонт, реставрацию, благоустройство объекта (очереди строительства, пускового комплекса), а также выполнение видов, этапов, комплексов строительно-монтажных работ без наличия проектно-сметной документации, разработанной в установленном порядке, если иное не предусмотрено законодательными актами, либо по проектно-сметной документации, не прошедшей обязательную государственную экспертизу, либо по проектно-сметной документации, не утвержденной в установленном порядке, влекут наложение штрафа в размере до 50 базовых величин (БВ), а на юридическое лицо – от 20 до 300 БВ.
При этом работы по реконструкции (модернизации, реставрации) основных средств, иные аналогичные работы относятся к видам работ, которые увеличивают первоначальную стоимость основных средств, т.е. не могут быть учтены организацией для целей бухгалтерского и налогового учета в качестве текущих затрат (п. 14 Инструкции по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденной постановлением Минфина РБ от 30.04.2012 № 26).
2. Деятельность лица по созданию или изменению недвижимого имущества путем строительства, реконструкции (пристройки, надстройки, перестройки) капитального строения (здания, сооружения), если она осуществлена без получения необходимых разрешений на строительство, реконструкцию либо без проектной документации в случаях, когда необходимость ее подготовки предусмотрена законодательством, либо с существенными нарушениями градостроительных и строительных норм и правил, если иное не установлено Президентом, является самовольным строительством (п. 1 ст. 223 Гражданского кодекса РБ; далее – ГК).
Следовательно, при отсутствии дефектного акта выполненные работы могут быть квалифицированы как работы по реконструкции помещений. При этом согласно ст. 21.12 КоАП самовольное строительство жилых домов, производственных, хозяйственных, культурно-бытовых или иных строений и сооружений влечет наложение штрафа в размере от 20 до 50 БВ, на индивидуального предпринимателя – от 20 до 100 БВ, а на юридическое лицо – до 500 БВ.
3. Зона риска находится в сфере арендных правоотношений.
Так, арендодатель обязан производить за свой счет капитальный ремонт переданного в аренду имущества, если иное не предусмотрено законодательством или договором аренды (п. 1 ст. 587 ГК). Арендатор обязан поддерживать имущество в исправном состоянии, производить за свой счет текущий ремонт и нести расходы на содержание имущества, если иное не установлено законодательством или договором аренды (п. 2 ст. 587 ГК). Значит, если по договору аренды расходы по капитальному ремонту несет арендодатель, а арендатор осуществил комплекс работ по ремонту и не составил при этом дефектный акт, то отсутствие такого акта может являться основанием для квалификации выполненных работ как работ по "капитальному" ремонту, которые должны быть перепредъявлены арендодателю либо которые должен был нести непосредственно арендодатель.
Данная ситуация возможна, когда одни и те же виды работ в зависимости от степени износа отдельных элементов и конструкций помещения (окон, дверных проемов и т.п.) в соответствии с требованиями Технического кодекса установившейся практики "Ремонт, реконструкция и реставрация жилых и общественных зданий и сооружений. Основные требования по проектированию" (ТКП 45-1.04-206-2010), утвержденного приказом Минстройархитектуры РБ от 15.07.2010 № 267, могут быть отнесены либо к текущему, либо к капитальному ремонту. Следовательно, в подобной ситуации включение в состав затрат у арендатора выполненных работ по ремонту арендованного помещения будет являться неправомерным.
Таким образом, в вышеуказанных и в некоторых иных ситуациях отсутствие дефектного акта при выполнении работ по ремонту помещений влечет или может повлечь для организации и налоговые последствия в виде исключения стоимости выполненных работ по ремонту помещений из состава затрат, уменьшающих облагаемую налогом прибыль.
Подводя итог вышесказанному, рекомендуем организациям, в т.ч. для правомерности отражения хозяйственных операций по ремонту помещений в бухгалтерском и налоговом учете, выполнять требования законодательства РБ и оформлять дефектный акт.
