Почтовые расходы – это…
К почтовым расходам относятся:
1) расходы, произведенные непосредственно в почтовом отделении при отправке корреспонденции, переводов, подписке и др.;
2) расходы по приобретению почтовых конвертов или марок для последующего использования.
Справочно: плата за услуги почтовой связи взимается при приеме почтовых отправлений по тарифам, действующим на дату приема: знаками почтовой оплаты; наличными деньгами; путем безналичных расчетов; международными ответными купонами (пп. 34, 35 Правил № 1111 [1]).
К знакам почтовой оплаты относится почтовая марка. Выпускаются и продаются почтовые марки национальными (и иными) почтовыми ведомствами. Они обладают номинальной стоимостью и служат для облегчения сборов за пересылку предметов (отправлений), осуществляемых почтой.
Проданные почтовые марки, маркированные конверты и маркированные почтовые карточки возврату и обмену не подлежат (п. 36 Правил № 1111).
Важные моменты бухгалтерского и налогового учета почтовых расходов
Момент 1. Отражение в учете почтовых расходов зависит от их характера.
1. Приобретенные маркированные конверты, марки следует учитывать на счете 10 «Материалы» по фактической стоимости на основании товарной накладной (п. 16 Инструкции № 50 [2]).
2. Если организация оплачивает какие-либо услуги почты, то их стоимость включается в состав общехозяйственных расходов или расходов на реализацию (счета 26 «Общехозяйственные затраты», 44 «Расходы на реализацию») (пп. 2, 10 Инструкции № 102 [3]). Такие расходы в полной сумме ежемесячно списывают в дебет счета 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности», субсчет 5 «Управленческие расходы», с кредита счетов 26, 44.
Для того чтобы почтовые расходы |*| организация учла при налогообложении прибыли, они должны быть документально подтверждены и экономически обоснованы (п. 1 ст. 169 НК [4]).
Момент 2. РУП «Белпочта» информирует о том, что предоставление почтовых услуг и реализация товарно-материальных ценностей в отделениях почтовой связи физическим лицам, действующим в интересах юридического лица, возможны только с использованием корпоративной или индивидуальной банковской платежной карточки. В таком случае оказание услуг осуществляется по предъявлению документов, подтверждающих полномочия физических лиц (доверенность на представление интересов юридического лица, копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица). При необходимости оформления электронного счета-фактуры (ЭСЧФ) для принятия к вычету НДС по вышеуказанным услугам необходимо заполнить заявление, на основании которого РУП «Белпочта» будет формировать ЭСЧФ на портале МНС в установленные законодательством сроки (www.belpost.by/info/s4et-factura).
Момент 3. Тарифы на услуги почтовой связи, оказываемые юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, утверждаются приказом РУП «Белпочта» (c 30 января 2020 г. – приказ от 24.01.2020 № 55). Также действуют фиксированные тарифы на услуги почтовой связи общего пользования, оказываемые юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, утвержденные постановлением № 12 [5].
Осуществляем безналичные расчеты с почтой
Прием денежных средств от юридических лиц, их обособленных подразделений по почтовым денежным переводам, почтовым денежным переводам с наложенным платежом и в оплату их пересылки, при оказании услуг почтовой связи, реализации ценностей производится в безналичном порядке |*|.
Услуги почтовой связи оказываются, ценности отпускаются юридическим лицам на основании:
– копии платежного поручения;
– предъявленной информации, указанной в платежном поручении, подтверждающей перечисление денежных средств в пользу организации почтовой связи;
– использования авансовых книжек (форма приведена в приложении 1 к Инструкции № 406 [6]).
При получении ценностей необходимо также предъявить доверенность. Предъявления доверенности не требуется при получении ценностей непосредственно руководителем юридического лица (п. 7 Инструкции № 406).
Перечисление денежных средств для зачисления (пополнения) на авансовую книжку необходимо осуществлять на расчетный счет РУП «Белпочта».
Владелец авансовой книжки обязан не реже 1 раза в месяц и при замене авансовой книжки проверять правильность расходов по услугам связи и остаток свободного аванса в корешке расчетной квитанции.
Важно! Корешок расчетной квитанции из авансовой книжки не служит основанием для списания расхода сумм за предоставленные услуги связи для клиента и организации почтовой связи. Факт приема отправлений почтовым отделением и оплаты оказанных услуг подтверждается выдачей квитанции специальной компьютерной системы.
Пример 1
Организация приобретает авансовую книжку для расчетов с почтой
Организация перечислила Белпочте 300 руб. для получения и пополнения авансовой книжки. Стоимость услуг по выдаче книжки составила 5,28 руб. (в т.ч. НДС – 0,88 руб.). Она и списывается с самой авансовой книжки. Организация оплатила услугу по отправке почтовой корреспонденции на сумму 19,80 руб., в т.ч. НДС – 3,30 руб.
В бухгалтерском учете отражаются следующие записи:
Д-т 60-1 – К-т 51 – 300 руб.
– перечислен аванс почте для получения и пополнения авансовой книжки;
Д-т 60-2 – К-т 60-1 – 25,08 руб. (5,28 + 19,80)
– часть аванса зачтена в счет оплаты почтовых услуг, включая оплату за выдачу авансовой книжки;
Д-т 26 – К-т 60-2 – 20,90 руб. (5,28 – 0,88 + 19,80 – 3,30)
– списана на затраты стоимость почтовых услуг;
Д-т 18 – К-т 60-2 – 4,18 руб. (3,30 + 0,88)
– отражена сумма НДС по приобретенным почтовым услугам;
Д-т 68-2 – К-т 18 – 4,18 руб.
– сумма «входного» НДС принята к вычету при наличии подписанного ЭСЧФ (подп. 5.1 п. 5 ст. 132 НК);
Д-т 90-5 – К-т 26 – 20,90 руб.
– стоимость почтовых услуг списана в составе управленческих расходов.
Оплата почтовых услуг карточкой
Почтовые расходы могут быть оплачены работником организации посредством корпоративной дебетовой карточки |*|. В этом случае он обязан не позднее 15 рабочих дней со дня приобретения товаров (услуг), исключая день приобретения, представить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах с приложением подтверждающих документов (часть вторая п. 89 Инструкции № 117 [7]).
При выдаче работнику карточки для текущих расходов задолженность подотчетного лица по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» не показывают. Только по факту расчетов за почтовые услуги в бухгалтерском учете отражаются списание денежных средств со счета и возникновение дебиторской задолженности на счете 71.
Пример 2
При приобретении почтовых марок расчеты произведены корпоративной карточкой
Для приобретения почтовых марок работнику – держателю корпоративной карточки выдана доверенность от организации и оформлено заявление для выставления почтой в адрес организации ЭСЧФ. Работник в отделении Белпочты приобрел 60 почтовых марок по 20 коп. на сумму 12 руб. и 100 марок по 50 коп. на сумму 50 руб.
Работник составил авансовый отчет с приложением квитанции почтового отделения, карт-чека, подтверждающих оплату почтовых марок, и товарной накладной. ЭСЧФ организацией подписан.
Записи в бухгалтерском учете:
Д-т 71 – К-т 51 – 62 руб.
– посредством карточки оплачена стоимость приобретаемых почтовых марок;
Д-т 10 – К-т 71 – 51,67 руб.
– приняты к учету купленные марки;
Д-т 18 – К-т 71 – 10,33 руб. (62 × 20 / 120)
– отражен НДС по купленным маркам;
Д-т 68 – К-т 18 – 10,33 руб.
– принят к вычету НДС.
Пример 3
Расчеты за почтовые марки произведены личной дебетовой карточкой
Работник организации приобрел почтовые марки. Их стоимость – 5,00 руб. (10 шт.), в т.ч. НДС – 0,83 руб. Расчет с РУП «Белпочта» произведен личной дебетовой карточкой. Работник составил авансовый отчет. Марки приняты к учету. В течение месяца марки израсходованы для оплаты услуг по пересылке деловых писем. Организация ЭСЧФ от Белпочты не получала.
Организация составила следующие записи:
Д-т 10 – К-т 71 – 5,00 руб.
– приняты к учету приобретенные марки;
Д-т 26 (44) – К-т 10 – 5,00 руб.
– списана стоимость марок, использованных для отправки деловой корреспонденции;
Д-т 90-5 – К-т 26 (44) – 5,00 руб.
– списаны управленческие расходы;
Д-т 71 – К-т 51 (50) – 5,00 руб.
– возмещены работнику денежные средства, потраченные им на покупку почтовых марок.
Когда подотчетное лицо приобретает товары в интересах организации, организация вправе заявить продавцу в произвольной форме требование о выставлении в свой адрес ЭСЧФ, если с даты выдачи (выписки) соответствующих документов, в которых указаны сумма и ставка НДС, не истекло 30 календарных дней (часть вторая п. 6 ст. 131 НК).
Организация может и не принимать «входной» НДС к вычету, а по своему решению отнести его на увеличение стоимости приобретенных марок. В этом случае получать ЭСЧФ от РУП «Белпочта» нет необходимости (п. 11 ст. 132, подп. 24.3 п. 24 ст. 133 НК).
