Действия кассира
Кассир, работающий на кассовом оборудовании, должен:
1) заполнять книгу кассира, оформленную на это оборудование.
Записи в книге кассира осуществляют:
– ежедневно в хронологическом порядке перьевой или шариковой ручкой, без помарок;
– на основании показаний кассового оборудования и подтверждающих документов.
В ней следует указать:
– в начале смены (рабочего дня) – дату (день, месяц, год), показания нарастающего оборота кассового оборудования на начало рабочего дня (смены), сумму наличных денежных средств, полученных кассиром перед началом работы для расходных операций;
– по окончании смены (рабочего дня) – остальные реквизиты, предусмотренные в форме книги кассира (п. 14 Положения № 924/16*).
_____________________
* Положение о порядке использования кассового оборудования, платежных терминалов, автоматических электронных аппаратов, торговых автоматов и приема наличных денежных средств, банковских платежных карточек при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг, осуществлении деятельности в сфере игорного бизнеса, лотерейной деятельности, проведении электронных интерактивных игр, утвержденное постановлением Совета Министров и Нацбанка Республики Беларусь от 06.07.2011 № 924/16 (далее – Положение № 924/16).
Справочно: организации, использующие кассовое оборудование со встроенным СКНО**, не обязаны оформлять книгу кассира (п. 14 Положения № 924/16);
_____________________
** Средство контроля налоговых органов (далее – СКНО).
2) по окончании рабочего дня (смены) или по требованию проверяющих на момент проверки вывести в соответствии с эксплуатационной документацией на кассовое оборудование:
– контрольную ленту – для кассового оборудования с электронным журналом, когда контрольная лента формируется в едином рабочем цикле с чековой лентой при регистрации кассовой операции, но оформляется раздельно;
– суточный (сменный) отчет (Z-отчет), сменный отчет без гашения (Х-отчет), которые содержат в т.ч. дату и время открытия смены, дату и время формирования (печати) отчета, сумму продаж по каждому виду платежного средства, итог сменных продаж, количество платежных документов (п. 18 Положения № 924/16).
Что делать, если кассир допустил ошибки при заполнении чека или книги кассира?
Чек. Кассиру, допустившему ошибку при вводе суммы денежных средств в сформированном платежном документе, запрещено использовать (погашать) его в течение рабочего дня (смены).
В таких случаях кассир в конце рабочего дня (смены) должен:
1) составить реестр ошибочно сформированных платежных документов кассового оборудования по форме, указанной в приложении 3 к Положению № 924/16, и приложить к нему все ошибочно сформированные в течение рабочего дня (смены) платежные документы (п. 20 Положения № 924/16);
2) отразить ошибочные суммы в гр. 11 «Сумма ошибочно сформированных платежных документов согласно реестру, рублей» книги кассира.
Справочно: на кассовом оборудовании с установленным СКНО выполняется операция по регистрации аннулирования ошибочно сформированного платежного документа (п. 20 Положения № 924/16). Поэтому правило п. 2 не действует в отношении такого оборудования.
Книга кассира. Если при заполнении книги кассира допущена ошибка, то ее можно исправить путем зачеркивания ошибочной записи и написания сверху правильной.
Каждое исправление заверяется подписью лица, уполномоченного на это организацией приказом.
Какую информацию должны содержать чек и контрольная лента кассового оборудования?
Требования к кассовому оборудованию устанавливаются в соответствии с государственными стандартами Республики Беларусь серии СТБ 1364. На чеке и контрольной ленте в обязательном порядке печатается в т.ч. следующая информация:
– дата и время оформления (печати) чека продажи;
– сумма по каждой продаже (услуге);
– общая сумма продаж (услуг);
– идентификатор кассира;
– вид платежного средства.
Условные обозначения для идентификации кассовых операций в контрольной ленте приводятся в эксплуатационной документации на кассовое оборудование.
Срок и условия хранения контрольных лент и Z-отчетов, формируемых кассовым оборудованием
Срок хранения контрольных лент, суточных (сменных) отчетов (Z-отчетов) составляет 12 месяцев со дня их формирования (п. 21 Положения № 924/16).
Нормами Положения № 924/16 не установлены требования относительно мест и иных условий хранения суточных (сменных) отчетов (Z-отчетов) и контрольных лент. В связи с этим организация вправе самостоятельно определить условия сохранности документов в течение предусмотренного законодательством срока.
Заполненная книга кассира должна храниться 1 год после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства и при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля (при его наличии) (п. 179 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140) |*|.
* Информация о том, как правильно заполнять книгу кассира
Уничтожение, утрата документов
После истечения срока хранения указанные документы организация вправе уничтожить. Порядок их уничтожения определен гл. 16 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4).
Уничтожение и утрата документов оформляются актом о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
Справочно: форма акта содержится в приложении 17 к Инструкции № 4.
Акт должен содержать информацию о месте и дате составления документа (наименование, количество, срок хранения и т.д.), причине его уничтожения, утраты, ФИО должностного лица, оформляющего этот акт.
Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются организациям – заготовителям вторичного сырья. Сдача документов оформляется приемо-сдаточной накладной. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте.
За уничтожение до истечения установленных сроков хранения, а также за необеспечение сохранности, повлекшее утрату данных документов, предусмотрен штраф в размере:
– от 10 до 100 базовых величин – за уничтожение должностным лицом организации (индивидуальным предпринимателем) бухгалтерских документов (документов предпринимательской деятельности, документов учета доходов и расходов, применяемого при УСН) и (или) иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, до истечения установленных сроков их хранения либо их сокрытие (часть вторая ст. 12.1 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее – КоАП));
– от 4 до 35 базовых величин – за необеспечение сохранности должностным лицом юридического лица (индивидуальным предпринимателем) бухгалтерских документов (документов предпринимательской деятельности, документов учета доходов и расходов, применяемого при УСН) и (или) иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, повлекшее их утрату (часть третья ст. 12.1 КоАП).
