Организация в соответствии с имеющимися лицензиями на международные перевозки выполняет коммерческие рейсы в страны СНГ.
1. Что является основанием для возмещения командировочных расходов?
2. Время нахождения в загранкомандировке считается с момента пересечения Государственной границы Республики Беларусь или с момента направления в командировку?
3. Что является основанием для выплаты суточных при командировках в Российскую Федерацию: отметка предприятия-заказчика или отметка таможенной службы о пересечении границы в установленном порядке?
1. Работники направляются в служебную командировку за границу на основании приказа (распоряжения) нанимателя. При направлении работников в командировку за границу руководитель организации устанавливает задание по командировке, в котором указывает цель командировки, время нахождения за границей и др. |*| Установленный в приказе (задании) срок командировки – основание для выплаты командированным работникам аванса на командировочные расходы.
Сумма аванса рассчитывается исходя из норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу, установленных законодательством Республики Беларусь, и с учетом расходов, предусмотренных Инструкцией № 115*. Если в процессе командировки задание меняется и срок командировки продлевается, то командировочные расходы возмещаются за фактический срок пребывания в командировке.
__________________________
* Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115).
Таким образом, время нахождения в загранкомандировке считается с момента направления в командировку в соответствии с приказом (распоряжением) нанимателя.
Суточные возмещаются в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку (часть первая п. 22 Инструкции № 115).
2. Для водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов и пассажиров, и лиц, командированных вместе с ними, днем отъезда (выбытия) из Республики Беларусь и днем прибытия в Республику Беларусь считаются дни пересечения Государственной границы Республики Беларусь. При пересечении границы до 24 ч включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0 ч и позднее – последующие сутки (ст. 93 Трудового кодекса Республики Беларусь; далее – ТК). При этом за время следования по территории Республики Беларусь до дня выбытия из Республики Беларусь либо после дня прибытия в Республику Беларусь суточные выплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством Республики Беларусь по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь.
3. Поскольку при командировании в Россию отметка в паспорте о пересечении границы не делается, то при командировании на автотранспорте нанимателя день пересечения границы может быть определен на основании отметок в путевом листе, сопроводительных документах (например, товарно-транспортной накладной, квитанции об оплате за проезд по платным дорогам и др.) о времени выбытия из места постоянной работы командированного работника и прибытия указанного транспорта к месту постоянной работы (п. 32 Инструкции № 115).
Если в сопроводительных документах время пересечения границы не указано – то на основании отметок в путевом листе о выезде и возвращении на предприятие. Время пересечения границы может быть определено расчетным путем с учетом маршрута и графика движения автотранспорта.
При служебных командировках за границу наниматель обязан выдать аванс в иностранной валюте и возместить работнику определенные расходы (п. 8 Инструкции № 115).
Вправе ли организация выдать аванс или компенсировать работнику после возвращения из командировки расходы по аренде автомобиля за границей или оплату такси для проезда между городами, если работник командирован в несколько городов и между ними отсутствует транспортное сообщение общего пользования?
Компенсировать работнику эту сумму можно, но не как командировочные.
При служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику расходы (ст. 95 ТК):
– по проезду к месту служебной командировки и обратно;
– по найму жилого помещения;
– за проживание вне места постоянного жительства (суточные);
– иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы |*|.
Согласно ТК командировочные расходы носят характер компенсаций, выплачиваемых непосредственно работнику на собственные нужды, связанные со служебной командировкой по распоряжению нанимателя. Командировочные расходы работнику, направленному в командировку за границу, возмещаются в соответствии с Инструкцией № 115 в пределах норм, установленных законодательством.
Нормами Инструкции № 115 определено, что транспортные расходы в пределах пункта командирования оплачиваются за счет суточных, а расходы по проезду на вокзал, в аэропорт, а также с вокзала, аэропорта возмещаются работнику в пределах стоимости проезда на внутренних линиях водного, воздушного, автомобильного пассажирского транспорта общего пользования либо в пассажирских поездах или вагонах во внутригосударственном сообщении. Возмещение работнику расходов по аренде автомобиля или на такси Инструкцией № 115 не предусмотрено.
Законодательством не предусмотрено расширение данного в Инструкции № 115 перечня иных командировочных расходов. С учетом норм ТК и Инструкции № 115 расходы по аренде автомобиля и на такси, произведенные работником в месте командирования, не относятся к командировочным расходам, а являются расходами коммерческой организации.
От редакции:
Понесенные работником расходы на аренду автомобиля относятся к производственной деятельности организации. Тот факт, что они не относятся к командировочным расходам, не исключает необходимости оплаты таких расходов. Эти затраты следует рассматривать как хозяйственные расходы и отражать следующей записью:
Д-т 26 (90-10) – К-т 76.
Некоторые авиакомпании не включают в стоимость авиа-билета провоз личного багажа командированного, он оплачивается отдельно.
Как производить расчет с работниками, командированными за границу, в подобной ситуации?
Расходы возмещаются по решению нанимателя.
Командированному работнику возмещаются расходы по провозу багажа (в случае выполнения служебного поручения по его провозу) свыше норм провоза багажа, разрешенного провозить бесплатно по билету того вида транспорта, которым следует работник, при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале (счета, квитанции, проездные билеты) (подп. 11.3 п. 11 Инструкции № 115).
Таким образом, возмещение стоимости провоза личного багажа командированного работника сверх норм провоза багажа, предусмотренных авиабилетом, нормами Инструкции № 115 не предусмотрено.
Следовательно, если работник оплачивает провоз личного багажа сверх норм, предусмотренных авиабилетом, то данные расходы ему могут возмещаться по решению нанимателя и относиться на затраты, неучитываемые при налогообложении прибыли, с учетом подп. 1.6 п. 1 ст. 131 Налогового кодекса Республики Беларусь |*|.
Работник направлен в командировку за границу. Для быстрого оформления визы он обратился в визовый центр.
Относится ли визовый сбор (плата за срочность, фотографии и т.д.) к расходам на получение визы в соответствии с п. 30 Инструкции № 115?
Возмещение посреднических услуг нормами Инструкции № 115 не предусмотрено.
Работнику, командированному за границу, возмещаются расходы по получению виз без наличия подтверждающих документов, т.е. расходы, которые работник производит при непосредственном обращении за визой в консульство (посольство) иностранного государства (п. 30 Инструкции № 115). Это расходы на уплату консульских (визовых) сборов в размерах, установленных иностранными посольствами (консульствами).
При обращении в визовый центр с работником заключается посреднический договор, согласно которому уплачивается сервисный сбор, как вознаграждение за посреднические услуги, а также оплачиваются иные услуги (за срочность рассмотрения, за фотографии и т.д.). Возмещение таких услуг нормами Инструкции № 115 не предусмотрено.
В то же время с учетом того, что срочность оформления визы необходима для выполнения работником служебного задания нанимателя, то данные расходы за оказание посреднических услуг являются расходами организации.
От редакции:
В таком случае расходы, возмещаемые работнику, следует рассматривать как общехозяйственные затраты. В соответствии с учетной политикой и на основании подтверждающего документа организация может отразить их в бухгалтерском учете записью:
Д-т 26 (90-10) – К-т 76.
Работник по возвращении из загранкомандировки представил счет из гостиницы, на котором отсутствуют печать организации и подпись ответственного лица, а также отсутствует кассовый чек.
Принимается ли к возмещению указанный счет?
Принимается, если он соответствует требованиям Закона № 57-З*.
__________________________
* Закон Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон № 57-З).
Расходы по найму жилого помещения возмещаются в размерах предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки, установленных законодательством Республики Беларусь, при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале (п. 14 Инструкции № 115).
Инструкцией № 115 не определена обязательность наличия кассового чека.
Законом № 57-З предусмотрено, что первичные учетные документы, если иное не установлено Президентом Республики Беларусь, должны содержать следующие сведения:
– наименование документа, дату его составления;
– наименование организации, фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя, являющегося участником хозяйственной операции;
– содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях;
– должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.
Первичные учетные документы могут содержать иные сведения, не являющиеся обязательными.
Если представленный работником для оплаты документ из гостиницы содержит все вышеперечисленные сведения, то работнику возмещаются произведенные расходы по найму жилого помещения в пределах норм, установленных Минфином, даже без наличия кассового чека.
