* Применение поправочных коэффициентов при расчете отпускных
Из письма в редакцию:
«Наша организация применяет УСН и ведет учет в книге учета. В ноябре 2019 г. работник ушел в трудовой отпуск, дни которого приходятся на ноябрь и декабрь. Общая сумма отпускных за весь трудовой отпуск составила 1 000 руб., в т.ч. 600 руб. за дни отпуска в ноябре, 400 руб. – за дни отпуска в декабре.
Как отразить переходящие отпускные (сумму делить на 2 месяца или можно включить одним месяцем) в книге учета:
1) в разд. II, в котором отражаются выплаты физическим лицам в целях исчисления подоходного налога?
2) в разд. IV, который заполняется с целью исчисления и уплаты страховых взносов в ФСЗН?
В каком разделе книги учета отражают информацию с целью исчисления и уплаты страховых взносов в Белгосстрах?
Вероника Сергеевна, бухгалтер»
Заполнение разд. II книги учета
В книге учета суммы отпускных ноября и декабря отражают обособленно. Поясню подробнее.
В книге учета хозяйственные операции за отчетный период отражают в хронологической последовательности на основе первичных учетных документов, подтверждающих факт совершения хозяйственной операции, составленных в момент ее совершения или непосредственно после ее совершения и предназначенных для отражения результата хозяйственной деятельности (п. 2 Инструкции № 4/1/1/1 [1]).
В разд. II книги учета плательщики ведут учет, необходимый для исполнения обязанностей налоговых агентов, поскольку от грамотного заполнения этого раздела зависит правильное исчисление подоходного налога с доходов, выплачиваемых организацией в пользу физических лиц.
Так, в гр. 2 указывают сумму доходов, начисленных в пользу физического лица за месяц, в т.ч. (п. 7 Инструкции № 4/1/1/1):
– зарплату, начисленную по сдельным расценкам, а также тарифным ставкам (окладам), с учетом повышений, предусмотренных законодательством |*|;
* О соблюдении законодательства при начислении и выплате заработной платы
– суммы стимулирующих и компенсирующих выплат, включая компенсации по оплате труда в связи с повышением цен и индексацией зарплаты в соответствии с законодательством;
– выплаты, исчисленные исходя из систем премирования, иных условий оплаты труда в соответствии с применяемыми плательщиком формами и системами оплаты труда;
– суммы вознаграждений, начисленные по гражданско-правовому договору.
В гр. 2 указывают и отпускные, поскольку этот вид выплат также является доходом, начисленным в пользу физического лица. Чтобы определить, в каком порядке переходящие отпускные отражаются в гр. 2, обратимся к нормам НК [2]. Так, отпускные являются объектом обложения подоходным налогом (подп. 1.6 п. 1 ст. 197, часть первая п. 3 ст. 199, абз. 3 ст. 215 НК).
При определении даты фактического получения дохода в отношении отпускных учитываются следующие особенности: доходы за период нахождения плательщика в отпуске, начисленные в одном месяце, но приходящиеся на другие месяцы, в т.ч. предыдущего или следующего календарного года, включают в доходы месяца, за который они начислены (абз. 2 п. 4 ст. 213 НК).
На основании приведенных норм НК, несмотря на то что в Инструкции № 4/1/1/1 не определен порядок отражения отпускных в разд. II книги учета, необходимо руководствоваться правилами исчисления подоходного налога в отношении отпускных, определенными в абз. 2 п. 4 ст. 213 НК. Иными словами, если в ноябре организация отправляет в трудовой отпуск |*| своего работника и период отпуска выпадает на дни ноября и декабря, то в налогооблагаемую базу в целях исчисления подоходного налога сумма отпускных, приходящаяся на дни отпуска в ноябре, учитывается в доходах ноября, а сумма отпускных, приходящаяся на дни отпуска в декабре, – учитывается в доходах декабря.
* Изменения в Трудовом кодексе Республики Беларусь в части предоставления трудовых отпусков
Соответственно в книге учета суммы отпускных ноября отражают по строке, в которой в гр. 1 будет информация по ноябрю, а суммы отпускных декабря отражают по строке, в которой в гр. 1 будет информация по декабрю.
Данную разбивку по месяцам необходимо также производить с целью правомерного предоставления стандартного налогового вычета, возможность применения которого зависит от величины налогооблагаемого дохода за календарный месяц.
Справочно: при определении размера налоговой базы плательщик вправе получить стандартный налоговый вычет в размере 110 руб. в месяц при получении дохода, подлежащего налогообложению, в сумме, не превышающей 665 руб. в месяц (подп. 1.1 п. 1 ст. 209 НК).
Заполнение разд. IV книги учета
Раздел IV книги учета заполняют с целью исчисления и уплаты страховых взносов в ФСЗН. Так, в гр. 2, 3 и 4 отражают выплаты:
– в денежном и (или) натуральном выражении, начисленные в пользу работника;
– на которые не начисляются страховые взносы;
– на которые начисляются страховые взносы.
Как видим, отражение информации в этих графах определено укрупненно словом «выплаты». Чтобы определить, в каком порядке в этом разделе отражаются отпускные, обратимся к нормативным документам и формам отчетности, которые используются плательщиками обязательных страховых взносов.
Форма ПУ-3 «Индивидуальные сведения» заполняется и представляется организациями, выплачивающими доход застрахованным лицам, на основании документов бухгалтерского учета и иных документов о начислении, уплате обязательных страховых взносов в периоде (периодах) занятости работников. Так, в разд. 1 «Сведения о сумме выплат (дохода), учитываемых при назначении пенсии, и страховых взносах» в графе «Сумма, рублей, выплат (дохода), на которые начисляются страховые взносы» отражают суммы выплат всех видов в денежном и (или) натуральном выражении, на которые согласно законодательству начислялись страховые взносы. Суммы заработной платы, в т.ч. за дни отпуска, указывают в месяце, за который они начислены, а доначисленные суммы заработной платы, в т.ч. за дни отпуска, указывают в месяцах, за которые они должны быть начислены (п. 16 Инструкции № 7 [3]).
Отчет по форме 4-фонд |*| представляют работодатели, являющиеся плательщиками обязательных страховых взносов в ФСЗН.
По стр. 04 разд. II отчета 4-фонд отражают общую сумму выплат в денежном и (или) натуральном выражении, начисленную работникам, включая вознаграждения по гражданско-правовым договорам, на которую начисляются страховые взносы в соответствии с законодательством.
По стр. 08 в гр. 2–4 отражают сумму начисленных обязательных страховых взносов – за месяцы отчетного квартала (пп. 8 и 12 Указаний № 83 [4]).
Иными словами, в отчете 4-фонд отпускные учитывают в составе показателей того месяца, в котором на них были начислены страховые взносы в ФСЗН. Как видим, в отчете 4-фонд возможна вариативность отражения этих данных (по разъяснениям специалистов органов ФСЗН, вариант следует закрепить в учетной политике).
В отчете 4-фонд плательщик вправе отразить данные следующим образом (см. таблицу):
Как видим из таблицы, в целях оптимизации получения информации из книги учета для единообразия отражения переходящих отпускных в отчете формы 4-фонд и форме ПУ-3 целесообразно отражать отпускные по строке того месяца, за который эти отпускные должны быть начислены. Таким образом, в книге учета суммы отпускных ноября разумно отражать по строке, в которой в гр. 1 будет информация по ноябрю, а суммы отпускных декабря отражать по строке, в которой в гр. 1 будет информация по декабрю.
Отражение информации с целью исчисления и уплаты страховых взносов в Белгосстрах
В форме книги учета нет раздела, предусматривающего ведение учета исчисления и уплаты страховых взносов в Белгосстрах |*|. Однако в книгу учета при необходимости детализации учета организации могут вводить дополнительные графы и строки (часть вторая п. 3 Инструкции № 4/1/1/1).
Таким образом, организации, применяющие УСН и ведущие учет в книге учета, ведут учет исчисленных и уплаченных страховых взносов в Белгосстрах в дополнительной ведомости, самостоятельно разработанной, и вправе ввести дополнительные графы непосредственно в книгу учета.
Надеюсь, мои разъяснения и рекомендации были Вам полезны.
Искренне Ваша, Ольга Павловна
