Документальное оформление представительских мероприятий
Правильному документальному оформлению расходов на представительские мероприятия следует уделять особое внимание, так как от этого напрямую зависит признание либо непризнание контролирующими органами понесенных организацией затрат в налоговом учете.
С точки зрения бухгалтерского и налогового учета при проведении представительского мероприятия организация должна иметь следующие документы:
– положение по приему представителей делегаций и (или) отдельных лиц и учету расходов на представительские мероприятия (см. образец 1 на с. 69). Данный документ может составляться, если прием делегаций носит систематический характер;
– приказ руководителя организации о приеме представителей делегации и (или) отдельных лиц (см. образец 2 на с. 70);
– программу пребывания представителей делегации и (или) отдельных лиц (см. образец 3 на с. 71);
– смету расходов на прием и обслуживание представителей делегации и (или) отдельных лиц (см. образец 4 на с. 72);
– отчет об использованных денежных средствах на прием представителей иностранной делегации и (или) отдельных лиц (см. образец 5 на с. 73).
Справочно: действующим законодательством не утверждены формы документов, которые должны быть составлены в отношении представительских расходов, поэтому они могут иметь произвольный вид, но содержать обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности», к таковым относят:
– наименование документа, дату его составления;
– наименование организации;
– содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях;
– должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.
Помимо обязательных сведений форма документа может содержать иные сведения;
– прочие документы, подтверждающие факт совершения хозяйственной операции.
Рассмотрим на практических примерах алгоритм формирования документов, подтверждающих обоснованность отражения представительских расходов |*|).
* Дополнительный материал о представительских расходах на прием иностранных и белорусских партнеров доступен для подписчиков электронного «ГБ»
Шаг 1. Формирование положения по приему представителей делегаций и (или) отдельных лиц и учету расходов на представительские мероприятия.
Шаг 2. Подготовка приказа руководителя по организации приема делегации.
Решение о целесообразности проведения приема представителей делегации и (или) отдельных лиц оформляется приказом руководителя организации.
Шаг 3. Составление программы и сметы расходов по приему делегации.
В программе приема представителей делегации и (или) отдельных лиц приводится расписание по датам и часам графика их пребывания в стране прибытия, с указанием проводимых мероприятий. Подготовленная программа представляется руководителю организации на рассмотрение и утверждение. После утверждения руководителем организации программа распечатывается на русском (белорусском) языке и на языке принимаемой стороны и вручается всем членам делегации в начале их визита.
Шаг 4. Подготовка отчета по приему делегации.
После окончания приема и обслуживания делегации ответственные лица, на которых были возложены обязанности по составлению отчета о проведенных мероприятиях, обязаны не позднее сроков, определенных в приказе, составить отчет об использовании средств на прием делегации. Предлагаемый вариант отчета может иметь следующий вид:
Рассмотрим на практическом примере отражение расходов на официальный прием и обслуживание представительского мероприятия.
Пример. Использование корпоративной карточки для приема делегации
С целью расчета за услуги гостиницы по бронированию и проживанию представителей иностранной делегации, приглашенных производственной организацией в представительских целях, работнику организации (лицу, ответственному за прием иностранной делегаций) выдана корпоративная дебетовая карта, на которую предварительно было зачислено с расчетного счета 13 000 000 руб.
Данным лицом произведена оплата услуг гостиницы на общую сумму с НДС 10 560 000, в т.ч. НДС (20 %) – 1 760 000 руб.
В учете должно быть отражено (см. табл. 1):
