Порядок ведения кассовых операций регулируется новой инструкцией
Напомним, что с 1 июня 2019 г. вступила в силу Инструкция № 117 [1].
Она устанавливает единые порядки:
– ведения кассовых операций наличными белорусскими рублями и (или) наличной иностранной валютой;
– расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях между юридическими лицами, их обособленными подразделениями и ИП на территории республики.
В Инструкции № 117 определены порядок и сроки сдачи, выдачи наличных белорусских рублей, особенности установления остатка наличных денежных средств в кассе для следующих организаций:
1) открывших счета в банке и имеющих ежедневные либо постоянные поступления наличных денег (более 5 дней в предыдущем календарном месяце);
2) получающих наличные белорусские рубли в банке и имеющих иные непостоянные поступления наличных денег (не более 5 дней в предыдущем месяце).
Рассмотрим особенности установления норм кассовой дисциплины для второй группы организаций.
Пять простых правил ведения кассовых операций, которые надо знать
1. Организации самостоятельно определяют остаток наличных белорусских рублей в кассе (часть третья п. 9 Инструкции № 117). Остаток наличной иностранной валюты организации определяют в случае ее получения со своих счетов в банке на командировочные расходы (п. 51 Инструкции № 117) |*|.
2. Организации самостоятельно определяют сроки сдачи и (или) сроки выдачи наличных белорусских рублей. Исключение – сроки выдачи денег на оплату труда, выплату стипендий, пенсий, пособий, дивидендов, алиментов (п. 9 Инструкции № 117).
3. Наличные белорусские рубли, наличная иностранная валюта, полученные в банке, расходуются на цели, указанные при получении (п. 5 Инструкции № 117). Наличные деньги, поступившие в кассу не из банка, можно использовать на любые незапрещенные цели при условии отсутствия ограничивающих факторов (картотеки, ареста счетов и т.д.). Юридические лица не вправе использовать наличные белорусские рубли, поступившие в кассу по внешнеторговым договорам, предусматривающим экспорт (импорт) (пп. 14, 15 Инструкции № 117).
4. Выдача наличных белорусских рублей под отчет для совершения текущих операций, за исключением расходов, связанных со служебными командировками, в т.ч. полученных при использовании личных и корпоративных дебетовых карточек, осуществляется на срок не более 10 рабочих дней, включая день выдачи (получения) (п. 74 Инструкции № 117).
5. Сроки представления отчета по использованным наличным денежным средствам, полученным для совершения текущих операций (за исключением командировочных расходов), и возврата неизрасходованных денежных средств в белорусских рублях – не позднее 15 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы (п. 89 Инструкции № 117). При выдаче средств на командировочные расходы срок представления отчета и возврата неизрасходованных денежных средств в белорусских рублях – не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия (п. 90 Инструкции № 117).
Что такое остаток наличных денег и почему его надо определять?
Остаток наличных белорусских рублей (наличной иностранной валюты) (ранее знакомый термин «лимит кассы») – максимально допустимая сумма, которая может находиться в кассе организации по состоянию на конец рабочего дня (п. 2 Инструкции № 117).
Необходимость определения остатка наличных денег касается организаций, получающих белорусские рубли в банке и имеющих иные непостоянные поступления наличных белорусских рублей (не более 5 дней в предыдущем календарном месяце).
Организации остаток наличных денег определяют самостоятельно в письменной форме (утверждается приказом руководителя). При его определении нужно учитывать необходимость обеспечения сохранности наличных средств, специфику и режим работы организации (часть третья п. 9; п. 20 Инструкции № 117).
Установив остаток наличных денег, организация приобретает право хранить наличные деньги в его пределах. В случае превышения этого предела необходимо наличные деньги сдать на следующий рабочий день в банк (п. 20 Инструкции № 117).
Важно! Превышение установленного остатка допускается в течение сроков выдачи наличных денег на оплату труда, выплату стипендий, пенсий, пособий, дивидендов, алиментов, включая день получения денег в банке либо день наступления указанных выплат (часть первая п. 20 Инструкции № 117). Выдавать наличные деньги на вышеуказанные цели допускается в течение 3 рабочих дней, включая день получения денег в банке, день наступления указанных выплат либо день поступления наличных в кассы. Для сельскохозяйственных организаций, поселковых и сельских Советов депутатов, поселковых и сельских исполнительных комитетов этот срок составляет 5 рабочих дней (часть вторая п. 19 Инструкции № 117).
Пример 1
Определение превышения остатка наличных денег
В организации с 01.01.2020 приказом руководителя определен остаток наличных белорусских рублей в кассе в размере 200 руб. Остаток и движение денег в кассе были следующие:
1) остаток на начало 13.01.2020 – 80 руб.
13.01.2020 со счета в банке получено 800 руб., в т.ч. 300 руб. на хозяйственные расходы и 500 руб. на выплату пособий.
13.01.2020 выдано 300 руб. на хозяйственные расходы и 150 руб. на выплату пособий;
2) остаток на начало 14.01.2020 – 430 руб. (80 + 800 – 300 – 150). Превышения остатка нет, так как в кассе числится сумма на выплату пособий 350 руб.
14.01.2020 выдано на выплату пособий 150 руб.;
3) остаток на начало 15.01.2020 – 280 руб. (430 – 150). Превышения остатка нет, так как в кассе числится сумма на выплату пособий 200 руб.
15.01.2020 выдано 200 руб. на выплату пособий.
15.01.2020 в кассу возвращен остаток подотчетной суммы 140 руб.;
4) остаток на начало 16.01.2020 – 220 руб. (280 – 200 + 140).
В связи с тем что по окончании 15.01.2020 в кассе было 220 руб., не менее 20 руб. (220 – 200) необходимо сдать в банк 16.01.2020, чтобы не превысить установленный остаток денежных средств в кассе.
Определяем сроки сдачи и (или) сроки выдачи наличных белорусских рублей
Организация самостоятельно устанавливает любые сроки сдачи и (или) сроки выдачи наличных белорусских рублей |*|.
* Изменения в работе с наличными денежными средствами при осуществлении кассовых операций
Если организация не устанавливает сроки выдачи наличных денег на текущие расходы, то:
1) выдает она их в течение 3 (5) рабочих дней (часть первая п. 18 Инструкции № 117);
2) сдает невыданные суммы на следующий рабочий день в банк после окончания указанных сроков, если в течение этого срока не был превышен установленный остаток (часть первая п. 19, часть первая п. 20 Инструкции № 117).
Пример 2
Определены сроки сдачи наличных денег в банк
В организации приказом руководителя определено, что наличные белорусские рубли сдаются в банк из кассы 2 раза в месяц (2-я и 4-я пятница месяца). Остаток денег в кассе установлен в сумме 200 руб. По состоянию на 30.01.2020 в кассе имеется 1 750 руб. На текущие расходы 31.01.2020 планируется выдать 300 руб. 31.01.2020 в банк следует сдать не менее 1 250 руб. (1 750 – 300 – 200).
Если в организации одновременно определены сроки сдачи наличных денег и остаток, то в случае превышения остатка их придется сдавать в банк помимо установленных сроков сдачи (часть первая п. 20 Инструкции № 117).
Пример 3
Соблюдение установленных сроков сдачи и остатка наличных белорусских рублей
В организации установлены сроки сдачи наличных денег – 2-я и 4-я пятница каждого месяца. Установленный остаток наличных денег в кассе – 200 руб.
В кассе на начало 20.01.2020 наличных денег не имелось. В этот день в кассу поступило 470 руб. в возмещение материального ущерба.
Учитывая, что срок сдачи наличных денег – 2-я и 4-я пятница месяца, т.е. 24 января, в банк необходимо 21.01.2020 сдать не менее 270 руб. (470 – 200).
Если в организации одновременно определены сроки выдачи наличных белорусских рублей и остаток денег в кассе, то в первоочередном порядке необходимо соблюдать установленный остаток денег в кассе (п. 20 Инструкции № 117).
Пример 4
Соблюдение установленных сроков выдачи и остатка наличных денег в кассе
Остаток денег в кассе, установленный в организации, – 200 руб. Срок выдачи наличных белорусских рублей на текущие расходы – 4 рабочих дня. На начало 13.01.2020 в кассе денег нет. 13.01.2020 получено в банке на командировочные расходы 800 руб. и выдано 500 руб. На конец 13.01.2020 в кассе имеется 300 руб., что больше установленного остатка на 100 руб. (300 – 200). 14.01.2020 необходимо 100 руб. сдать в банк.
Действия организации, получающей наличные белорусские рубли в банке и имеющей иные непостоянные поступления денег в кассу, с учетом установленных остатка наличия денег, сроков сдачи и выдачи представим в таблице.
Порядок выдачи наличных денег из кассы организации
С учетом изложенной информации порядок выдачи наличных денежных средств в белорусских рублях на заработную плату, пособия, алименты и др. из кассы представим на схеме 1.
Схема 1
Выдачу наличных белорусских рублей на текущие расходы (за исключением выдачи на оплату труда, пособий, алиментов и др.) из кассы представим на схеме 2.
Схема 2
