При совершении сделок (заключении договора) можно использовать факсимильную подпись с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровую подпись либо иной аналог собственноручной подписи в случаях и порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон (п. 2 ст. 161 Гражданского кодекса Республики Беларусь (далее – ГК)).
В описанной ситуации речь не идет об использовании факсимильной подписи при заключении договора. Охватывается более широкий круг случаев "совершения", который может включать и оформление отгрузки накладными и иными документами.
По мнению автора, допускается использование факсимиле подписи на документах, составляемых в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете и отчетности.
Если обратиться к предыдущей редакции Закона Республики Беларусь "О бухгалтерском учете и отчетности", то на первичных учетных документах требовалось наличие личной подписи. Действующая в настоящее время редакция* предусматривает только наличие подписи (п. 2 ст. 10 Закона).
______________
* Закон Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З "О бухгалтерском учете и отчетности" (далее – Закон).
Равным образом Инструкция № 192** оперирует понятием "подпись". Последняя, на наш взгляд, может включать как собственноручную подпись, так и факсимиле.
______________
** Инструкция по заполнению типовых форм первичных учетных документов ТТН-1 "Товарно-транспортная накладная" и ТН-2 "Товарная накладная", утвержденная постановлением Минфина Республики Беларусь от 18.12.2008 № 192 (далее – Инструкция № 192).
Какие правовые риски возникают у организации, использующей факсимиле подписи?
Как известно, для целей налогообложения факт совершения хозяйственной операции подтверждается первичным учетным документом, имеющим юридическую силу (подп. 1.10 п. 1 Указа № 488*). Первичный учетный документ обладает юридической силой только в случае действительности совершения отраженной в нем хозяйственной операции. Такой документ может быть признан контролирующим органом по результатам проверки не имеющим юридической силы при наличии и (или) представлении правоохранительными органами доказательств, опровергающих факт совершения отраженной в нем хозяйственной операции.
______________
* Указ Президента Республики Беларусь от 23.10.2012 № 488 "О некоторых мерах по предупреждению незаконной минимизации сумм налоговых обязательств" (далее – Указ № 488).
Другими словами, первичный учетный документ может быть лишен юридической силы по материальным, а не формальным критериям.
К материальным критериям можно отнести отсутствие хозяйственной операции, т.е. действий или событий, подлежащих отражению организацией в бухгалтерском учете и приводящих к изменению ее активов, обязательств, собственного капитала, доходов, расходов, а к формальным, например, отсутствие реквизитов.
Впрочем, сделка, оформленная таким первичным документом, может быть признана недействительной в суде. Однако:
1) при наличии долгосрочного договора поставки возможность оспорить отдельную отгрузку в его рамках выглядит крайне сомнительной;
2) основанием требования о признании сделки недействительной может быть несоблюдение простой письменной формы (ст. 163 ГК), а последствиями – двусторонняя реституция (ст. 168 ГК), т.е. возврат всего полученного по сделке.
Понятно, что контрагент по сделке не может быть лицом, заинтересованным в таком признании (для него это также может повлечь перерасчет налоговой базы, налоговые пени и т.п.). Если сторона не согласна использовать факсимиле, следует возразить в момент заключения сделки (подписания договора);
3) обнаружить и доказать факт использования факсимиле можно, как правило, лишь с использованием экспертизы.
Может ли заверение печатью организации факсимильной подписи руководителя свидетельствовать о подлинности данного документа?
Не нуждаются в дополнительном удостоверении копии документа, полученные путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи и предназначенные для рассылки или внутреннего пользования (п. 62 Инструкции № 4*).
_______________________
* Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.
Однако если такой способ заверения сторонами документов избран ими в договоре на основании части третьей п. 2 ст. 161 ГК, то необходимо руководствоваться условиями договора.
