Из письма в редакцию:
«Работник предприятия направляется в служебную командировку в Германию. На его личную карточку перечислен аванс на расходы для проживания вне места жительства (суточные) и расходы по найму жилого помещения исходя из норм расходов, установленных законодательством, в белорусских рублях по курсу Нацбанка на дату перечисления. В день отъезда работник снял со своей карточки наличные белорусские рубли и купил на них наличную валюту (евро). Кассовый чек банка о покупке валюты работник приложил к авансовому отчету после возвращения из командировки вместе с квитанцией о проживании в гостинице. Возникли следующие вопросы:
1. В какой валюте и по какому курсу в авансовом отчете отражают суточные и расходы по проживанию в гостинице?
2. Можно ли принять к учету кассовый чек банка о покупке валюты, если на нем нет подписи кассира и не проставлена печать банка?
Елена Сергеевна, бухгалтер»
По какому курсу в авансовом отчете отражают суточные и расходы по проживанию
Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс до выезда в командировку и возместить следующие расходы:
– по проезду к месту служебной командировки и обратно;
– по найму жилого помещения;
– по проживанию вне места жительства (суточные);
– иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя (п. 8 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Мин-труда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115; далее – Инструкция № 115).
Аванс можно выдать в иностранной валюте и (или) белорусских рублях.
Отчет об израсходованных суммах иностранной валюты составляют в валюте произведенных операций. Суммы расходов, произведенных в служебной загранкомандировке, пересчитывают в валюту выданного аванса либо в валюту счета клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка, за исключением сумм расходов по проживанию вне места жительства (суточные).
В отчете об израсходованных суммах иностранной валюты суточные указывают:
– или в иностранной валюте, в которой они были выданы наличными либо перечислены на счет клиента, к которому выдана личная дебетовая карточка;
– или в белорусских рублях по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленному Нацбанком на дату выдачи (перечисления) аванса, и не пересчитывают на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты (п. 30 Инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2013 № 185; далее – Инструкция № 185) |*|.
* Информация о том, как избежать ошибок в расчетах командировочных расходов по зарубежной командировке
Если работнику для оплаты расходов, связанных со служебной командировкой за границу, выдан аванс в наличных белорусских рублях, то наличная иностранная валюта, купленная работником в обменном пункте (кассе банка), не подлежит оприходованию в кассу юридического лица.
При составлении отчета об израсходованных суммах иностранной валюты, приобретенной за полученные белорусские рубли, работник должен приложить чек кассового суммирующего аппарата либо специальной компьютерной системы, полученный в обменном пункте (кассе банка) и свидетельствующий о покупке соответствующей суммы иностранной валюты. Израсходованные суммы иностранной валюты пересчитывают в белорусские рубли с использованием курса обменного пункта (кассы банка), в котором работником приобрел иностранную валюту за белорусские рубли.
Если на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты отсутствуют документы, подтверждающие покупку работником соответствующей суммы иностранной валюты, то для пересчета расходов используют официальный курс белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленный Нацбанком на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты (п. 34 Инструкции № 185).
Справочно: если приобретенная наличная иностранная валюта отличается от валюты страны командирования, то отчет об израсходованных суммах иностранной валюты составляют в порядке, предусмотренном в п. 32 Инструкции № 185.
Окончательный расчет между нанимателем и командированным работником проводят в иностранной валюте либо белорусских рублях по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленному Нацбанком на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты (часть третья п. 34 Инструкции № 185).
На первый взгляд норма части третьей п. 34 Инструкции № 185 применима только для той ситуации, когда работнику изначально был выдан аванс в наличных белорусских рублях (по расходному кассовому ордеру). Однако, по разъяснениям специалистов Нацбанка, данную норму применяют и к описанной в вопросе ситуации, т.е. когда сумму аванса перечисляют на карточку работника, а он в дальнейшем покупает валюту за наличные белорусские рубли.
Таким образом, при перечислении на личную карточку работника аванса в белорусских рублях, если он затем снимает с карточки наличные белорусские рубли и покупает в кассе банка наличную иностранную валюту, суточные и расходы по найму жилого помещения в отчете об израсходованных суммах иностранной валюты отражают в валюте произведенных операций (евро) и пересчитывают в валюту аванса (белорусские рубли) по курсу покупки евро в кассе банка.
Что должно быть указано в кассовом чеке банка о покупке валюты
Направляя работника в служебную командировку за границу, наниматель должен обеспечить его иностранной валютой.
При отсутствии или недостаточности средств в иностранной валюте, отсутствии валютного счета на момент командировки или средств на нем для выплаты командировочных расходов средства в иностранной валюте могут быть приобретены за белорусские рубли в обменных пунктах или в кассах банков республики в порядке, установленном Нацбанком (п. 49 Инструкции № 115).
Если направляемому за пределы республики работнику организации выдан аванс в наличных белорусских рублях для оплаты расходов, связанных со служебными командировками за границу (в т.ч. на обучение, на стажировку, семинар, конференцию и иные мероприятия, связанные с повышением квалификации работников субъекта валютных операций – резидента), то он вправе покупать иностранную валюту в обменных пунктах и кассах банков с соблюдением порядка совершения валютно-обменных операций с участием физических лиц, предусмотренного банковским законодательством (п. 41 Инструкции о порядке совершения валютно-обменных операций с участием юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 28.07.2005 № 112).
Данный порядок установлен Инструкцией о порядке осуществления валютно-обменных операций с участием физических лиц и организации работы обменных пунктов, касс при проведении таких операций, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 01.02.2011 № 35 (далее – Инструкция № 35).
Обязательное наличие подписи кассира и печати банка на кассовом чеке не предусмотрено (см. п. 13 Инструкции № 35).
Справочно: валютно-обменные операции с использованием кассовых суммирующих аппаратов и (или) специальных компьютерных систем, терминалов автоматического обмена валют, осуществляются с обязательной выдачей физическому лицу чека, который должен содержать следующую информацию:
– дату и время проведения операции;
– наименование банка;
– наименование и (или) номер филиала (отделения), если обменный пункт, касса, терминал автоматического обмена валюты открыты филиалом (отделением) банка;
– место проведения операции (обменный пункт, касса, терминал автоматического обмена валют);
– номер обменного пункта;
– заводской номер кассового суммирующего аппарата;
– номер чека;
– признак выполнения операции с использованием фискального регистратора (Ф – РБ);
– наименование и (или) код иностранной валюты либо наименование и (или) код платежных документов в иностранной валюте (под кодом платежного документа понимается код иностранной валюты, в которой номинирован данный платежный документ);
– сумму иностранной валюты, белорусских рублей либо платежных документов в иностранной валюте, принятую кассиром;
– сумму белорусских рублей, иностранной валюты либо платежных документов в иностранной валюте, подлежащую выдаче либо перечислению;
– обменный курс;
– сумму вознаграждения (платы) за услуги банка (если такое вознаграждение (плата) предусмотрено) (п. 13 Инструкции № 35).
Таким образом, организация должна принять к учету кассовый чек, свидетельствующий о приобретении валюты, без печати банка и подписи кассира, если в чеке присутствуют все обязательные реквизиты, предусмотренные законодательством |*|.
* Информация о приеме и выдаче наличных денежных средств
Теперь поясню ситуацию на примере.
Пример. Служебная командировка в Германию с выдачей аванса на командировочные расходы в белорусских рублях
Сотрудник предприятия направляется в служебную командировку в Германию на 3 дня. Гостиница забронирована на двое суток по 42,5 евро за сутки. Работнику на личную карточку перечислен аванс на командировочные расходы в белорусских рублях в сумме 452,00 руб. из расчета 205 евро по курсу Нацбанка на дату перечисления 2,2049 руб. (условно). Расчет в сумме 205 евро произведен так: расходы на проживание (2 суток × 42,5 евро) + суточные (3 суток × 40 евро).
Работник снял с карточки наличные белорусские рубли и приобрел на них в кассе банка 204 евро по курсу 2,2157 руб. (условно), что подтверждено кассовым чеком банка. Как видим, работник приобрел 204 евро. Это на 1 евро меньше, чем рассчитано при перечислении аванса.
Расходы на проживание в гостинице за двое суток составили 85 евро на основании представленных документов. Курс евро по курсу Нацбанка на дату составления авансового отчета – 2,2150 руб.
Окончательный расчет с работником совершен в белорусских рублях по официальному курсу белорусского рубля к евро, установленному Нацбанком на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты.
Нормы расходов, установленные для Германии, составляют:
– суточные – 40 евро;
– расходы по найму жилого помещения в сутки – до 100 евро (постановление Минфина Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу»).
Следовательно, в бухгалтерском учете отражают:
Д-т 71 – К-т 51 – 452,00 руб. ((3 суток × 40 евро + 2 суток × 42,5 евро) × 2,2049)
– перечислен на счет работника, открытый в белорусских рублях, к которому выдана личная дебетовая карточка, аванс на командировочные расходы;
Д-т 20, 25, 26, 44 и др. – К-т 71
– отражены в составе затрат:
а) суточные – 265,88 руб. (3 суток × 40 евро × 2,2157);
б) расходы по найму жилого помещения – 186,12 руб. (84 евро × 2,2157);
в) расходы по найму жилого помещения – 2,22 руб. (1 евро × 2,2150);
Д-т 71 – К-т 51 – 2,22 руб. (265,88 + 186,12 + 2,22 – 452,00)
– отражен окончательный расчет с командированным работником.
Надеюсь, мои разъяснения помогли Вам.
Искренне Ваша, Ольга Павловна
