* Правила применения факсимиле в гражданско-правовых отношениях доступны для подписчиков электронного "ГБ"
Использование факсимиле при оформлении первичных учетных документов
Если в соответствии с нормами законодательства требуется проставление личной подписи и нет специальной оговорки о возможности использовать воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования, то такое использование не имеет правовой основы.
Например, требование подписи содержат:
– п. 2 ст. 10 Закона РБ от 12.07.2013 № 57-З "О бухгалтерском учете и отчетности" (далее – Закон).
Из Закона следует, что каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом. К числу обязательных сведений, которые должны содержать первичные учетные документы, отнесены должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.
Как видим, Закон не предусматривает буквально возможность использования факсимильного воспроизведения подписи на первичных учетных документах;
Этот пункт инструкции содержит обязанность при заполнении реквизитов накладных ТТН-1 и ТН-2 указывать сведения о лицах, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, в т.ч. их должности, фамилии, инициалы и личные подписи.
Поэтому в случаях, когда законодательство требует заверения (удостоверения) документа подписью, а также указывает на обязательность проставления личной подписи, на документе должна проставляться оригинальная подпись лица.
Соответственно замена личной подписи ее факсимильным воспроизведением влечет нарушение порядка оформления первичного учетного документа |*|.
* Информация о порядке использования факсимиле в первичных учетных документах доступна для всех читателей GB.BY
Справочно: за данное нарушение контролирующие органы могут привлечь к ответственности по п. 1 ст. 12.1 Кодекса РБ об административных правонарушениях.
Так, нарушение должностным лицом юридического лица установленного порядка ведения бухгалтерского учета (учета доходов и расходов, применяемого при упрощенной системе налогообложения) и отчетности влечет предупреждение или наложение штрафа в размере от 4 до 20 базовых величин.
Рекомендации эксперта
В судебной практике Республики Беларусь нет единого мнения о последствиях принятия к учету документов с факсимильным воспроизведением подписи.
С одной стороны, поскольку за достоверность содержания первичного учетного документа отвечают лица, подписавшиеэтот документ, факсимильный документ не может быть принят к бухгалтерскому учету, так как проставление факсимиле не гарантирует действительности подписи, а также не определяет лицо, фактически составившее документ и несущее ответственность за его правильность.
С другой стороны, нарушение порядка оформления первичного учетного документа не влечет автоматического аннулирования хозяйственной операции и доначисления налогов |*|.
* Информация о налоговых последствиях, в т.ч. при указании в ТТН факсимильной подписи, для организаций, работающих с лжеструктурами, доступна для всех читателей GB.BY
В связи с этим данное нарушение суд должен оценивать всесторонне в совокупности с другими доказательствами по делу с точки зрения объективности совершения самой хозяйственной операции.
Использование факсимиле при оформлении внутренних документов организации
Организация может использовать факсимильную подпись во внутреннем документообороте, но с ограничениями (см. таблицу).
Относительно заверения печатью организации факсимиле подписи руководителя организации необходимо отметить следующее.
Подпись и печать являются реквизитами, придающими документу юридическую силу. При этом подпись является обязательным удостоверяющим реквизитом документа, а печать – дополнительным (п. 18 Инструкции № 4).
Организации могут изготавливать и использовать 3 вида печатей: печать организации, печать структурного подразделения, печать, указывающую на ее целевое назначение (часть третья п. 62 Инструкции № 4). Печати организаций, в свою очередь, подразделяются на гербовые (печати с изображением Государственного герба РБ) и простые.
Перечень документов, на которых проставляется печать, организация определяет на основании законодательства РБ.
Важно! Проставление печати необходимо на подлинниках документов и их копиях, в т.ч. факсимильных, удостоверяющих права, свободы и (или) законные интересы граждан, права и обязанности юридических лиц, санкционирующих расходование денежных средств и материальных ценностей (п. 62 Инструкции № 4).
Мнение эксперта
В Республике Беларусь отсутствует единый нормативный правовой акт, определяющий, в каких случаях документы должны удостоверяться печатью. Соответствующие нормы закреплены в ряде актов законодательства РБ, например:
– в п. 3 ст. 12 Закона РБ от 18.07.2011 № 300-З "Об обращениях граждан и юридических лиц".
Обращение юридических лиц должно содержать личную подпись руководителя или лица, уполномоченного в установленном порядке подписывать обращения, заверенную печатью юридического лица;
* Перечень документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь, доступен для всех читателей GB.BY
– п. 51 Методических указаний по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденных приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 16.09.2005 № 41.
Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения, перечень которых предусматривается нормативными правовыми актами: договорах, трудовых книжках, дипломах, финансовых документах и др., во всех случаях удостоверения прав физических и юридических лиц, а также на уставах (положениях) организаций, доверенностях, удостоверениях и др.
Следовательно, можно сделать вывод, что при наличии соглашения сторон об использовании факсимиле печать организации, в т.ч. гербовая, может использоваться для удостоверения такого рода документов.
Использование факсимильного воспроизведения подписи на документах, представляемых в хозяйственный суд
Организации нередко участвуют в различных судебных процессах (например, экономических) в качестве истца или ответчика.
Правомерность своих действий они должны доказать суду путем представления ему письменных доказательств. В качестве таких доказательств могут быть акты, договоры, справки, товарно-транспортныенакладные, деловая корреспонденция, общедоступная информация, записанная буквами либо выполненная в форме цифровой, графической записи, размещенная в Интернете, полученная в порядке, установленном законодательством, иные документы и материалы, содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для дела, в т.ч. выполненные в форме цифровой, графической записи, полученные посредством факсимильной, электронной или другой связи либо иным способом, позволяющим установить достоверность документа.
Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или другой связи, в т.ч. с использованием Интернета, а также документы, подписанные электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств с соблюдением требований, установленных Хозяйственным процессуальным кодексом РБ (далее – ХПК), иными законодательными актами, договором к данному виду доказательств.
Документы, представляемые в хозяйственный суд в качестве подтверждения совершения юридически значимых действий, должны соответствовать требованиям, установленным для этого вида документов (ст. 84 ХПК).
Это означает, что:
– если в законодательстве предусмотрено требование о заверении (удостоверении) документа подписью или указано на обязательность проставления личной подписи, то на представляемом в хозяйственный суд документе должна быть проставлена оригинальная подпись лица;
– если на представляемом в качестве доказательства договоре стоит факсимильная подпись, то факт ее наличия должен быть письменно согласован сторонами договора (п. 1 ст. 159 и п. 2 ст. 161 Гражданского кодекса РБ).
Использование факсимиле в документах, представляемых банкам РБ
Рассмотрим возможность применения факсимиле в отношениях субъекта хозяйствования с обслуживающим банком.
Как правило, законодательство, регулирующее банковскую деятельность, требует присутствия на многих документах личной подписи клиента, например:
1) при открытии банковского счета.
Перечень документов, который необходим для открытия того или иного счета в банке, включает карточку с образцами подписей должностных лиц организации, имеющих право подписи документов для проведения расчетов, и оттиска печати;
2) проведении безналичных расчетов на основании платежных инструкций клиента, которые должны содержать подписи лиц, уполномоченных распоряжаться счетом, удостоверенные оттиском печати владельца счета.
Платежные инструкции клиента, содержащие такие подписи, удостоверенные печатью, и по иным признакам соответствующие требованиям законодательства РБ, считаются подлинными (ст. 232, 233 Банковского кодекса РБ).
Справочно: форму и содержание платежных инструкций устанавливает Нацбанк. К ним относятся платежные поручения, платежные требования, платежные ордера и другие документы |*|;
* Информация о новациях, произошедших в документообороте и заполнении банковских расчетных документов, доступна для подписчиков электронного "ГБ"
3) осуществлении банковского перевода.
Банки обязаны проверять расчетные и иные документы на предмет их подлинности, оформления и порядка заполнения обязательных реквизитов в соответствии с требованиями Инструкции о банковском переводе, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 29.03.2001 № 66 (далее – Инструкция № 66). Банки не вправе принимать от клиентов к исполнению (на инкассо) расчетные и иные документы в случаях:
– нарушения требований к их оформлению и порядку заполнения обязательных реквизитов, установленных Инструкцией № 66 и иными нормативными правовыми актами, регулирующими порядок осуществления безналичных расчетов;
– несоответствия подписей плательщика, бенефициара (взыскателя) и оттиска печати на расчетном или ином документе заявленным в банк образцам подписей и оттиска печати;
– отсутствия подписей либо печати (при ее наличии в заявленных в банк образцах подписей и оттиска печати) (п. 21 Инструкции № 66) |*|.
* Изменения, произошедшие с 22 января 2013 г.в Инструкции № 66, доступны для подписчиков электронного "ГБ"
Полагаем, что, поскольку проставление факсимиле на платежных инструкциях нельзя приравнять к наличию на этих документах подписей лиц, уполномоченных распоряжаться счетом, равно как использование факсимиле не позволяет осуществить процедуру проверки соответствия подписей заявленным образцам, банк не вправе принимать к исполнению платежные инструкции, оформленные таким образом. Следует отметить, что императивные нормы, касающиеся порядка оформления платежных документов, не могут быть изменены соглашением сторон.
Кроме того, некоторые постановления Нацбанка содержат прямой запрет на использование факсимильной подписи на документах, представляемых в Нацбанк. К ним относятся:
