6 (455). Водители организации используют платные дороги Республики Беларусь для доставки товара. Для включения в затраты платы за них бухгалтер использует отчет о проведенных операциях, размещаемый на сайте организации BellToll в личном кабинете в виде электронного документа.
Рассмотрим возникшие вопросы.
6.1. Правомерны ли такие действия? Обязана ли организация получать в организации BellToll соответствующие подтверждающие документы на бумажном носителе?
Правомерны при соблюдении определенных условий.
Документ, представленный в виде электронного документа с соблюдением обязательных реквизитов, установленных ст. 10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З "О бухгалтерском учете и отчетности" (далее – Закон № 57-З), является основанием для отражения поименованных в нем расходов в составе затрат (расходов) в бухгалтерском и налоговом учете. При этом наличие копии электронного документа, составленного на бумажном носителе, не обязательно. Обоснуем такой вывод.
Каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом |*| (ст. 10 Закона № 57-З).
* Информация о порядке составления первичных учетных документов доступна для подписчиков электронного "ГБ"
Справочно: первичный учетный документ должен содержать следующие сведения:
– наименование документа, дату его составления;
– наименование организации, фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя, являющегося участником хозяйственной операции;
– содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях;
– должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.
Первичные учетные документы могут содержать иные сведения, не являющиеся обязательными.
Первичный учетный документ составляется при совершении хозяйственной операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее совершения.
Таким образом, для правомерного отражения операции в составе расходов (затрат) в бухгалтерском учете, а как следствие, в налоговом учете необходимо наличие оформленного надлежащим образом первичного учетного документа.
Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в форме электронного документа (п. 7 ст. 10 Закона № 57-З). Первичный учетный документ, составленный в форме электронного документа, должен соответствовать требованиям законодательства Республики Беларусь об электронных документах и электронной цифровой подписи.
В Законе Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З "Об электронном документе и электронной цифровой подписи" (далее – Закон № 113-З) установлено, что подлинный электронный документ приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу. Электронный документ, подписанный после отзыва открытого ключа, не имеет юридической силы. Оригинал электронного документа и его копия, соответствующая требованиям, установленным ст. 20 Закона № 113-З, имеют одинаковую юридическую силу.
Если в соответствии с законодательством Республики Беларусь требуется, чтобы документ был оформлен в письменной форме, то электронный документ и его копия считаются соответствующими этому требованию.
Копия электронного документа создается путем удостоверения в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе.
6.2. В каком порядке происходит удостоверение копии электронного документа?
Копия электронного документа |*| создается путем ее удостоверения. Удостоверение формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе осуществляется (ст. 20 Закона № 113-З):
* Информация о том, что с 2016 г. планируется ввести электронный счет-фактуру, доступна всем на портале GB.BY
– нотариусом или другим должностным лицом, имеющим право совершать нотариальные действия;
– организацией или индивидуальным предпринимателем, имеющими право на осуществление деятельности по удостоверению формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе на основании специального разрешения (лицензии), если его получение предусмотрено законодательством Республики Беларусь о лицензировании.
Согласно разъяснениям, представленным в письме МНС Республики Беларусь от 16.03.2012 № 8-2-9/568 "Об электронных документах", ст. 1 Закона № 113-З установлено, что электронный документ – документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность. Подлинность электронного документа – это его свойство, определяющее, что электронный документ подписан действительной электронной цифровой подписью. Подлинным электронным документом признается электронный документ, целостность и подлинность которого подтверждаются с применением сертифицированного средства электронной цифровой подписи, использующего при проверке открытые ключи лица (лиц), подписавшего (подписавших) электронный документ. Подлинный электронный документ приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу (ст. 22 Закона № 113-З). Если в соответствии с законодательством Республики Беларусь требуется оформление документа в письменной форме, то электронный документ и его копия, созданная в соответствии с нормами ст. 20 Закона № 113-З, считаются соответствующими этому требованию.
Учитывая изложенное, при оформлении акта приемки оказанных услуг (выполненных работ) в форме электронного документа отсутствует необходимость дополнительного составления этих документов на бумажном носителе при условии, что электронный документ будет соответствовать требованиям Закона № 113-З и содержать обязательные реквизиты, установленные ст. 10 Закона № 57-З.
Заметим, что если у организации существует необходимость представления электронного документа на бумажном носителе (например, по требованию контролирующих органов), то она должна удостоверить бумажную копию такого документа в порядке, установленном ст. 20 Закона № 113-З.
