Общие положения законодательства по командировкам
Рассмотрим общие нормы законодательства, касающиеся командировочных расходов:
1) служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (ст. 91 Трудового кодекса Республики Беларусь; далее – ТК). Как видим, уезжает в командировку работник «в другую местность» (это может быть и его постоянное место жительства), отличную от «места постоянной работы», а не отличную от постоянного места жительства;
2) при служебных командировках наниматель обязан выдать работнику аванс и возместить расходы:
– по проезду к месту служебной командировки и обратно;
– по найму жилого помещения;
– за проживание вне места жительства (суточные);
– иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы (ст. 95 ТК, п. 4 Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35; далее – Инструкция № 35).
Регистрация в месте пребывания и командировка
Чтобы правильно выплатить указанные выше расходы по командировке, обратим внимание на подп. 3.1 п. 3 Указа Президента Республики Беларусь от 07.09.2007 № 413 «О совершенствовании системы учета граждан по месту жительства и месту пребывания», которым установлено следующее.
Каждый гражданин обязан зарегистрироваться по месту жительства в пределах Республики Беларусь.
В случаях и порядке, предусмотренных Положением о регистрации граждан по месту жительства и месту пребывания, утвержденным данным Указом (далее – Положение), гражданин обязан либо вправе зарегистрироваться по месту пребывания в пределах Республики Беларусь. Так, в случае временного выезда из места жительства на срок более 1 месяца гражданин вправе зарегистрироваться по месту пребывания (п. 21 Положения).
Регистрация граждан по месту пребывания осуществляется на срок до 1 года, если иной срок не установлен Положением. По месту пребывания граждане регистрируются без снятия их с регистрационного учета по месту жительства.
Под местом пребывания понимается местонахождение (адрес) жилого помещения или помещения для временного проживания, право владения, распоряжения и (или) пользования которым возникло у гражданина по основаниям, установленным законодательными актами, и в котором он временно проживает (подп. 4.6 п. 4 Положения).
Регистрация граждан по месту пребывания подтверждается свидетельством о регистрации по месту пребывания (п. 25 Положения).
Следовательно, если работник зарегистрирован в месте пребывания (работы), то ему при направлении в командировку по месту жительства следует выдать аванс |*| и возместить расходы по проезду к месту командирования и обратно, по найму жилого помещения и суточные в порядке и размерах, установленных нормами Инструкции № 35 для работников, командированных в пределах Республики Беларусь.
* Информация, поясняющая, когда аванс на командировочные расходы может стать доходом работника
При отсутствии документов, подтверждающих регистрацию в месте пребывания (работы), работнику следует выдать аванс и возместить расходы только по проезду к месту командирования и обратно. Возмещение суточных и расходов по найму жилого помещения в этом случае будет противоречить законодательству.
Пример 1. Совпадение места командирования с местом постоянного жительства
Организация, в штате которой состоит работник (место его постоянной работы), находится в г. Минске. Работник прописан и проживает в г. Руденске. Наниматель направляет его в командировку в г. Руденск на 3 дня.
Порядок возмещения командированному работнику расходов определен в п. 4 Инструкции № 35. Однако, поскольку работник направляется для выполнения задания по месту его постоянного жительства, основания для возмещения ему некоторых командировочных расходов в соответствии с нормами Инструкции № 35 отсутствуют. Так, расходы по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов не выплачиваются, так как работник постоянно проживает в населенном пункте, куда он командирован. Выплата суточных также не производится, так как суточные предназначены для покрытия командированному работнику дополнительных личных расходов, связанных с проживанием вне постоянного места жительства (см. minfin.gov.by (Раздел «Аудиторская деятельность»/Вкладка «Вопрос-ответ»/«О возмещении расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь» /вопрос № 5)).
Вместе с тем, если работник зарегистрирован на постоянной основе в одном населенном пункте (по месту жительства), а временно проживает с регистрацией по месту пребывания в другом населенном пункте, при командировании его в место постоянной регистрации (прописки) суточные и другие командировочные расходы выплачиваются при подтверждении им регистрации по месту пребывания (см. вопрос № 10).
Пример 2. Пункт командирования совпадает с местом регистрации по месту жительства, но временно командированный проживает в другом месте
Работник организации (г. Минск) направлен в командировку в г. Брест. При этом г. Брест является постоянным местом жительства и регистрации данного работника, а в г. Минске у него оформлена временная регистрация по месту пребывания (работы).
При документальном подтверждении работником факта регистрации в месте пребывания (г. Минск) ему следует выдать аванс и возместить расходы по проезду к месту командировки и обратно, по найму жилого помещения и суточные в порядке и размерах, установленных нормами Инструкции № 35.
Возмещение расходов по проезду
Порядок возмещения расходов по проезду к месту командировки и обратно определен подп. 4.1 п. 4 Инструкции № 35:
– расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются по фактическим затратам на основании подлинных проездных документов, включая расходы на оплату услуг по оформлению проездных документов (бронирование и предварительная продажа билетов, комиссионные сборы), расходы за пользование постельными принадлежностями при наличии подтверждения их оплаты;
– при отсутствии подлинных проездных документов расходы по проезду, указанные выше, возмещаются на основании документов, подтверждающих факт проезда работника, либо в размере минимальной стоимости проезда независимо от используемого вида транспорта;
– не возмещаются расходы в случаях, когда командированный работник имеет право бесплатного проезда либо когда проезд обеспечивается транспортными средствами организации |*|.
* Информация о том, как избежать ошибок в командировочных расчетах
Отметим, что Инструкцией № 35 не предусмотрен особый (специальный) порядок возмещения расходов по проезду в случаях, когда работник едет в командировку:
– разными видами транспорта;
– с пересадкой;
– с выездом в командировку (возвращением из командировки) не из места работы (выходные дни проводит по месту постоянного жительства).
В связи с этим при компенсации работнику понесенных расходов нанимателю следует руководствоваться приведенными выше подходами, закрепленными в подп. 4.1 п. 4 Инструкции № 35.
Пример 3. Место выезда в командировку находится по пути следования с места работы
Работник организации (г. Минск) направлен в командировку в г. Брест на 3 дня. По возвращении из командировки он представил в бухгалтерию авансовый отчет и подлинные проездные документы на проезд в электричке по маршруту «Столбцы – Брест» и «Брест – Столбцы» (соответствующие датам командировки). Город Столбцы – место постоянного жительства работника.
В данном случае расходы по проезду следует возместить так:
1) в сумме фактических затрат на основании подлинных проездных документов по проезду по маршруту «Столбцы – Брест» и обратно;
2) в размере минимальной стоимости проезда по маршруту «Минск – Столбцы» и «Столбцы – Минск», которая рассчитывается в соответствии с абз. 4 подп. 4.1 п. 4 Инструкции № 35 и определяется с учетом рекомендуемых норм расстояний перевозок пассажиров и грузов между населенными пунктами Республики Беларусь, утвержденных приказом Минтранса Республики Беларусь от 12.04.2012 № 175-Ц, и тарифа за один километр проезда при перевозке пассажиров поездами на региональных линиях экономкласса, установленных в соответствии с законодательством (см. приложение 1 к постановлению МАРТ Республики Беларусь от 27.09.2016 № 29).
В ряде случаев, руководствуясь принципом осмотрительности, к авансовому отчету следует приложить объяснения работника, содержащие обоснование произведенной (служебной) необходимости выбора маршрута следования к месту служебной командировки и обратно.
Пример 4. Место выезда в командировку не находится по пути следования с места работы
По приказу нанимателя работник направляется в командировку из г. Минска в г. Гомель на 5 дней с понедельника 24 июля 2017 г. По возвращении из командировки работник представил подлинные билеты на проезд по маршруту «Слуцк – Гомель» и «Гомель – Слуцк».
При этом г. Слуцк является постоянным местом жительства и регистрации данного работника, в г. Минске у него оформлена временная регистрация по месту пребывания (работы). Работник представил объяснения причин отъезда из г. Слуцка.
В данном случае у нанимателя нет оснований отказать работнику в возмещении расходов по проезду на основании представленных проездных документов.
Пример 5. Работник использовал в командировке свои выходные дни
Работник организации (г. Гродно), направленный в командировку в г. Минск на период с 17 по 20 июля 2017 г., использовал в месте командировки свои выходные дни (т.е. 15 и 16 июля 2017 г.) до ее начала. Фактически работник выехал в командировку 15 июля, что подтверждается приложенным документом на проезд.
В случае использования командированным работником в личных целях государственных праздников, праздничных и выходных дней, установленных в соответствии с законодательством, в месте командировки до начала или после ее окончания оплата проезда работнику производится на общих основаниях, а суточные и расходы по найму жилого помещения за эти дни не возмещаются (п. 6 Инструкции № 35).
Таким образом, расходы по проезду работнику возмещаются на общих основаниях |*|.
